现代企业档案管理制度论略

王 巍

摘要:建立社会主义市场经济体制,必须建立起现代企业制度。现代企业制度的建立会对企业档案工作带来什么影响,企业档案工作如何确立与现代企业制度相适应的管理体制、组织原则和工作方法,本文对这些问题略陈己见。

关键词:现代企业;企业档案工作;档案管理制度

中图分类号:G271文献标识码:A

文章编号:1673-2111(2008)08-178-03

所谓现代企业档案管理制度是一种多元、高效、灵活的档案管理方式,是企业档案工作为适应企业制度变革的需要在管理制度上的一种变革。这一制度目前虽尚未完全成形,但通过广大档案工作者多年的理论探讨和实践已初见端倪。随着企业改革的不断深化,档案界一直在探讨现代企业档案工作的管理模式,应建立现代企业档案管理制度。本文谈谈个人粗浅的认识。

一、现代企业档案管理制度的提出

在我国,政府管理企业档案工作始于20世纪50年代中后期。1954年国家档案局成立,统管全国档案事务;1959年实行党政档案工作统一管理,一个中国特色的档案事业管理体系确立起来。从1956年起,科技档案工作(其中包括企业技术档案工作)开始受到国家的重视,“一五”期间全国921个大中型重点建设项目大都建立了该项目的中央档案室;1959年召开大连现场会,开始确立科技档案工作管理体制;1962年国家对下马企业的档案管理提出了要求。“文革,十年,国家档案局被撤销,不再从国家的角度对企业档案工作实行管理。1979年国家档案局重新恢复工作,1980年12月,国家经委、国家建委、国家科委、国家档案局联合发布《科学技术档案工作条例》;1981年9月,国家经委和国家档案局联合发出《关于在企业整顿中要注意整顿科技档案工作的通知》:1987年,国家档案局、国家经委、国家计委联合发出《国营企业档案管理暂行规定》,这是我国第一个关于企业档案工作的法规性文件,其中第一次提出了“企业档案”、“企业档案工作”的概念,并对“企业文件材料的形成和归档”、“档案管理”、“档案信息开发利用”、“档案管理体制”等作出了明确规定。随着有关理论与实践的不断发展,政府对企业档案工作的管理逐渐走向成熟。其主要标志是:

第一,政府管理企业档案工作的体制明确。企业档案工作在档案行政管理部门的宏观管理下,依靠企业的主管部门,形成档案行政管理部门与企业管理部门配合,分级管理与属地管理相结合的管理体制。也可以说,全国企业档案工作在国家档案行政管理部门的“统筹规划,组织协调,统一制度,监督和指导”下,实行分级管理和属地管理相结合的原则,按其所属中央、省、地市、县各级,分别接受上级档案行政管理部门和所属地档案行政管理部门的宏观管理、监督和指导,同时接受上级主管部门的监督和指导。

第二,政府管理企业档案工作的内容明确。政府对企业档案工作的管理是全方位的,对企业档案的形成和归档、档案管理方法、档案工作管理体制、企业档案标准、企业档案人员的培训等等都提出了非常具体的要求,确定了严格的标准。

党的十五届四中全会确定了国企改革的方向,国企改革最重要的是国有企业建立现代企业制度。江泽民同志指出,现代企业制度是实现公有制与社会主义市场经济相结合的有效途径,是整个经济体制的关键环节。所谓现代企业制度,是特指以产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学为特征,以法人治理结构为核心,形成出资者与经营者之间相互制衡关系的现代公司制度。国家在宏观经济管理体系方面,也是按照政企分开的现代企业制度特征要求和精简、统一、效能的原则,加快进行政府机构改革,切实转变政府职能,通过理顺产权关系,建立有效的国有资产监督和运营体系,实现出资者所有权职能与经济管理者职能相分离,变直接管理为间接管理。

在现代市场经济中,各类企业都是独立自主的市场主体,它们为追求自己的经济效益按照市场经济的客观规律进行生产经营活动,国家和政府则只能通过强有力的宏观调控手段调节市场。政府必须转换职能,把企业生产经营管理的权力切实交给企业,而把本来不应由企业所管的社会事情真正办好。就政府管理企业档案工作而言,国企改革要求政府减少行政干预,将本应由企业办的事交给企业。而就企业档案而言,它是企业活动的真实记录,是企业进行生产、经营、质量管理、技术管理、财务等工作的必要条件。管理这些档案而产生的一系列工作应是企业内部事务,不宜由政府职能部门来管。现代企业制度的建立并不排斥档案工作,它对企业档案工作的冲击实际上是对传统国有企业档案管理模式的扬弃,为维护自身利益的需要,要求在企业档案管理制度、管理方式、管理手段与运行机制上做相应的变革,即要求建立与现代企业制度相适应的现代企业档案管理制度。

二、现代企业档案管理制度的特征

现代企业档案管理制度作为一种管理制度,属制度的范畴,具有制度的共性。具有以下三个基本特征。

1.档案权属多元化。在企业改制前,国有企业一统天下,其形成的档案理所当然的是国有档案,并由国家对其实行统一管理。随着企业投资主体多元化和民营企业的涌现,出现了国有企业档案、中外合资企业档案、民营企业档案等不同档案所有制共存的局面。企业产权决定了档案的所有权,在市场经济体制下,企业档案权属多元化的含义指:(1)国有或国有控股企业形成的档案应归国家所有;(2)中外合资企业形成的档案归合资双方所有;(3)民营企业形成的档案归民营企业所有:(4)外商独资企业形成的档案所有权归外商,但归属权属中国;(5)非国有档案中对国家和社会有保存价值者国家拥有控制权,所有者不得私自买卖和销毁。谁拥有所有权,谁就有了档案管理的控制权与自主权,档案权属的变化必将深刻影响到档案的管理制度与管理方式。

2.管理科学。管理科学要求按档案管理规律建立一套符合本企业需要的科学的档案组织管理制度:(1)按档案工作一般规律要建立健全文件归档制度、档案整理制度、档案鉴定制度、档案保管制度、档案利用制度等,用制度规范企业档案管理工作;(2)各企业在建立各种档案管理制度时要符合本企业的实际。由于各企业规模、经营、技术、管理形态的不同,不仅档案工作的机构设置、运行机制不同,而且在档案管理的形态、方式、手段上也会有所区别,企业在确定档案管理制度时应注意符合本企业的特征。

3.企业自律。企业自律也是现代企业档案管理制度区别于传统企业档案管理制度的一个特征。企业对档案管理自律含自主、自理之意,在国家有关档案工作法律的框架内,企业有权自主决定档案的管理形式与管理对象,企业的建档工作应属企业行为。企业自律原则突出了企业在建档工作中的主体地位,其理论基础是企业法人财产权。我们相信,只要企业认识到档案的价值所在,一定能自己管理好档案。企业有能力搞好生产经营管理,还没

能力管理好档案吗?

现代企业档案管理制度既是一种管理理念,又是一种管理体系,其实质是要建立一种多元、灵活、高效的档案管理制度。

三、现代企业档案管理制度的建立

现代企业档案管理制度的建立与运行是一个长期的、动态的过程,它不仅与现代企业有一个磨合期,而且还会随着现代企业的发展而发展。在建立现代企业档案管理制度中应着重注意以下几个问题:

1.建立现代企业档案管理制度要保持连续性。

现代企业档案管理制度与传统企业档案管理制度有一定的共性,尤其是在具体档案管理制度上。鉴于两类型企业都具有生产与管理的职能,在制定现代企业档案规范化管理制度时不需要白手起家,传统企业档案工作史上的不少理论与实践均值得借鉴,例如档案集中统一管理理论、档案保管与整理理论、科技文件“三纳入”理论、科技档案成套性理论、档案利用理论等。这些具体的档案管理理论既可以服务于传统企业,也可以服务于现代企业。充分借鉴传统企业档案规范化管理制度可以大大缩短建立现代企业档案管理制度的进程。以集中统一管理理论为例,对档案是否要实行集中统一管理与企业所有制形式没有必然的联系,集中统一管理应是档案工作一般规律的要求,不同的只是集中统一管理的范围、内容的差别,现代企业可以对全部档案实行集中统一管理,也可以按需对部分档案实行集中统一管理。例如大型企业集团下属单位多且分散,集团公司对整个集团公司的档案实行集中统一管理既无可能又无必要,只需集团公司下属各个企业按集中统一管理理论对全部档案实行集中统一管理。

2.建立现代企业档案管理制度的运行机制。

企业档案工作运行机制主要是动力机制、控制机制。构成动力机制的要素主要有:企业档案工作宏观与微观管理体制、企业内部档案管理模式、企业信息化建设、企业质量与环保认证管理活动、有效满足企业信息需求、企业档案工作“三纳入”制度、企业对档案部门或人员的激励制度等。构成控制机制的要素主要有:国家有关法规中对企业档案工作的规定、企业档案管理制度的规定、企业档案信息资源建设质量要求的规定、国家或企业对档案工作考评的规定等。在建立企业档案工作运行机制中,行业主管部门、档案行政管理部门、企业主管领导、企业档案部门、行业协会都负有责任。行业主管部门的作用主要体现在国有或国有控股企业上及有关专业领域内。在这些行业或领域行业主管部门的业务监督、指导与规范化管理仍起着重要作用,对所属行业或系统的企业建立正常的档案工作运行机制起到不可替代的作用。档案行政管理部门的职责是宏观监督、指导服务,面向企业档案工作提供法规、标准、信息、培训等服务,为企业档案工作建立控制机制提供法规依据、企业档案质量标准依据、建档制度依据。行业协会的指导、协调作用在某一行业内,尤其是对民营企业档案工作的运行可以起到推动、控制的作用。企业主管领导的具体领导、协调作用,对企业档案工作运行机制的建立与运行往往起着决定性作用,没有他们的支持,企业档案工作运行机制既难以建立,建立后也难以持久。企业档案部门或人员则是企业档案工作运行机制的运作者、维护者、协调者,在其它条件既定情况下,企业档案人员的事业心、业务素质对企业档案工作运行机制的建立、运行起着关键性作用。

3.档案行政管理部门要加强引导。

在计划经济体制下,企业专业主管部门与档案行政管理部门对企业档案工作具有领导、指导、监督、检查的职责,多以管理者的形象出现在企业面前。在建立社会主义市场经济体制中,档案行政管理部门的职能也在发生转变,由偏重微观管理转向宏观调控;随着企业改制出现了企业多元化所有制的局面,由此决定在建立现代企业档案管理制度中需要重新定位档案行政管理部门与企业的关系。档案行政管理部门应采取分类指导的方针,例如对国有企业档案管理实行宏观管理、监督为主,对民营企业实行服务、指导为主。以民营企业档案工作为例,一个普遍的规律是民营企业在创业初期无暇顾及档案工作,但发展到一定阶段时便会自发要求建档。但由于信息不灵、档案人员业务基础差等原因,他们的自发建档工作往往要经过较长时间的摸索。实际上民营企业所摸索的内容在有关档案工作文件中早已有之。由此说明档案行政管理部门在推进建立现代企业档案管理制度中完全可以有所作为,通过提供信息服务、培训服务、法规服务、中介服务等加快现代企业档案管理制度的建立。

我国企业档案工作发展的历程已经证明,企业的发展需要档案工作,在现代企业制度下两者的关系将更加紧密。现代企业档案管理制度是档案管理与现代企业的有机结合,是按现代企业制度需要建立的档案权属明确、管理科学、企业自律的一种档案管理方式,是一种多元、灵活、高效的档案管理制度。

参考文献:

1.郑云等:《关于企业档案工作改革的几点认识》,《档案学通讯》,2000年第2期。

2.黄世喆:《现代企业制度下企业档案管理研究》,《档案学通讯》,2006年第3期。