教学秘书在高校教学运行管理中的作用

李连洁

(淮北师范大学 教务处，安徽 淮北 235000)

教学秘书在高校教学运行管理中的作用

李连洁

(淮北师范大学 教务处，安徽 淮北 235000)

教学管理是高校管理工作的一项重要组成部分，是保证教学秩序，提高教学质量的前提。教学秘书作为高校教学管理的基层工作人员，参与组织和管理日常教学活动，收集、反馈教学信息，协助和配合本单位的有关领导对教学活动进行合理的安排，保证教学活动的顺利进行，对于协调教学部门与师生、教师与教师、教师和学生之间的关系起着不可替代的沟通和促进作用。

高校;教学秘书;运行管理

高校工作的中心是教学工作，教学管理是高校管理中一个极其重要的方面，而运行管理则是教学管理的一项重要内容，其职能是根据学校已经确定的教学计划和教学管理规章制度，对教学活动进行科学合理地组织、指挥和协调，以保证学校教学工作的正常运转。教学秘书作为高校最基层的教学管理人员，既是高校基层教学活动最直接的组织者和管理者，又是面向全校师生的服务者，其工作活动贯穿于教学运行的整个过程，在教学管理中起着不可替代的桥梁和纽带作用，因此，教学秘书在教学运行管理中对保证正常教学秩序，保证教学任务的完成有着非常重要的作用。

一、日常教学活动的组织和管理

高校不管是以教学为主，还是教学和科研并重，培养高层次的人才都是高校的根本任务，教学秘书作为高校教学管理最基层的管理人员，是联系院系领导和师生、院系与学校之间的桥梁，处在信息的中心地位，起着不可替代的纽带作用。

1．日常教学活动的管理和组织作用

日常教学管理工作作为高校教学工作的最基本环节，对于维持正常的教学秩序，保证教学活动有条不紊地按教学计划进行有着重要作用，而教学秘书则是日常教学活动的直接管理者和组织者，其工作范围包括学生学籍管理、课程表的安排、学生选课、教材征订、各类教学任务及通知的下达等等，其涉及范围广、事务杂、工作量大、时效性强，这使得教学秘书的工作不同于一般的管理工作，其在日常教学活动中发挥的上传下达、执行和反馈作用不可替代。

2．日常教学活动的监督控制作用

教学秘书作为基层教务工作的具体执行者和实施者，各项教学活动的组织者和安排者，其工作范围主要包括教师教学工作质量管理、学生学习质量管理和教务质量工作管理三个方面中的教学计划的制订、运行过程的监督、运行质量的检测评估、运行结果的总结及提高等，其涉及到教师教学工作的进度，课堂教学的考勤及质量监控、学生的学习情况、考试后的教学质量分析等，这都是教学秘书必须熟练掌握的，其在保证教学质量方面发挥着重要作用。

二、教学信息的收集和反馈

教学信息是领导对教学工作指导、决策的重要依据，信息的及时、客观、全面直接关系到高校教学运行管理的工作效率。对于同样的信息源，教学秘书收集、整理、反馈信息能力的强弱，直接影响所获得的信息数量、信息质量及信息的利用效果。教学秘书作为教学活动中各种教学信息的最直接收集者，是各种教学信息汇总和整理的最直接汇集点。若教学秘书能将整理和提炼过的信息及时准确地传递给有关部门，则可保证各部门对教学过程中出现的各种问题能做出迅速及时的反应。

1．教师教学信息的收集和反馈

教学秘书通过对教师的教学情况进行教学质量检查(其中包括教学基本要求的落实、教学进度的执行情况、教师教学质量的检查及考评、学生评教、教师之间的互评等等)，对于在检查中发现的教学问题及时地反馈给教师，督促教师进行处理和解决，经过查漏补缺，修正改过，使教学质量得以提高。同时，教师教学信息汇总了每位教师的教学情况以及各种反馈记录和检查记录，为学校对教师的业务考核提供客观依据。

2．学生学习信息的收集和反馈

教学秘书是学生接触最多的教学管理人员，也是教学秘书收集教学活动信息最大来源。教学秘书虽然不一定具有专职教师那样渊博的专业知识，但是却在工作中与学生有广泛的联系，其沟通能力和收集信息能力的强弱，影响收集到的学生各种信息的准确率。通过学生信息的收集(如学生信息员定时或不定时的反馈、学生课堂评价、座谈会、出勤率、成绩的分析等等)，了解学生学习过程中的问题及心理动态，对收集的信息及时地整理和分析，把相关信息及时反馈给相关人员及有关领导，以便对发现的问题及时予以解决和处理。同时，教学秘书可以通过与学生的日常联系，有意识给学生予以帮助和指导，通过非正规的渠道把一些规章制度传达给学生，使学生更容易接受。

3．其他教学信息的收集和反馈

教学秘书作为高校基层管理的中心，也可以说是高校实际教学活动在基层的总调度，他们处在基层管理最直接、最具体、也是最活跃的中心环节。教学秘书除了对教师“教”和学生“学”的信息的收集和反馈外，也是其他各种教学信息的直接收集者和反馈者，通过对教学过程中其他教学信息(如教学的必备品是否齐全、教室的设备是否正常、教师或学生是否迟到早退、教材质量内容是否适合、教师的教学态度等等)的收集，了解教学运行过程中出现的问题，及时向有关领导及部门反映，并协助和督促相关部门及时解决和处理问题，避免因教学场地及设施缺损等原因而影响教学活动，从而促进教学运行管理的规范化，以保证教学活动的正常进行，提高教育教学质量。

三、配合领导协调和处理日常事务

高校教学秘书是高校教学管理工作不可缺少的组成部分，是高校基层教学管理的中心，他们不仅直接参与教学活动的组织管理，协助和配合本单位的有关领导对教学活动进行合理的安排，保证教学活动的顺利进行，而且对于协调教学部门与师生、教师与教师、教师和学生之间的关系起着不可替代的沟通和促进作用。

1．协调教学管理部门与教学单位之间的关系

教学秘书是教学管理部门和教学单位之间传递教学信息的枢纽，既上令下达，下情上奏。一方面将教务部门有关教学和管理方面的文件、通知及时准确地传达给教师和学生，并督促教师和学生执行教务部门的指令;另一方面通过收集、整理、分析有关通知和文件在执行过程中出现的信息，把教师对教学改革的建议、学生对教学活动的反映和要求及时上报教学管理部门。教学秘书这种教学信息的传递，既及时协调和解决教学过程中潜在的种种隐患，也为教学管理部门后面的决策提供了准确的依据，促进了教学活动的顺利进行。

2．协调教师之间的关系

高校教师是高学历高职称的特殊群体，在对待人际关系及学术研究有着自己独特的见解和处理方法，教学秘书在工作中要做好解释说服工作，让管理过程成为教学秘书与教师互相交流、沟通的过程，避免因简单的命令、生硬的管理引起教师的反感，从而影响教学效果。高校教师不仅要承担一定的教学任务，也要进行一些科学研究，教学秘书在对他们进行教学安排过程中，要考虑教师的感受和需求，协助领导合理安排教学任务及老教师或骨干教师与青年教师之间的帮带作用，使教师保证正常教学的同时开展自己的科研工作，也使青年教师尽快地获得教学经验，承担起教学任务。同时，教学秘书配合领导合理安排各教研室的工作，使各教研室之间互相配合、互相联系，协调安排教师的课程，避免出现偏差，从而影响教学质量。

3．协调师生之间的关系

高校师生之间已不再像中小学时联系紧密，更多的是简单的听与讲，这可能使师生之间因缺少交流沟通，影响师生之间的信息传递，而教学秘书则正好弥补这一空缺。他们成为联系师生的桥梁和纽带，是教学信息的汇集点，几乎所有教学信息都汇集到教学秘书手中，再由教学秘书经过整理和提炼后传达给有关部门和人员。教学秘书在安排课程或其他活动时，根据获得的师生教与学的信息，协调师生间的一些要求和意见，即尽量考虑教师的合理要求及学生的学习效率，在突出学生学习主体地位的同时，要考虑教师的主导地位及实际情况，做好解释说服工作，避免师生间因简单的单向要求、命令、生硬的反对引起师生之间反感情绪。比如:教学秘书通过召开学生座谈会、学生评教、信息员监督等，收集学生对任课教师教学的合理建议，并及时反馈给教师，督促教师改进教学方法、手段、态度等;通过抽查学生作业、出勤率、教师评价等收集学生学习信息并通报给有关学生及学生辅导员，有目的地引导学生掌握正确的学习方法、端正学习态度等，让教学过程成为师生互相交流、互相促进的过程。

4．配合领导处理日常事务，保证教学活动顺利运行

高校教学管理工作是连续的、繁琐的，日常教学活动作为高校最基本的工作，事务繁多，工作量大，时间要求严格，稍有疏忽就会直接影响到教学活动的效果，甚至教学活动顺利进行。教学秘书作为基层单位领导的参谋和助手，在协助领导搞好日常教学组织管理、督促学校有关文件的贯彻执行、指导和监督教学活动顺利进行等方面起着重要作用。一方面要协助和配合本单位领导制定具体的教学计划以及教学工作安排，这不仅要求教学秘书具有较强的专业知识能力和良好的职业道德，也要求其了解和掌握师生教学动态，从而有针对性地提取领导决策所需的各种信息。另一方面配合领导督促教学规章制度执行，在执行过程中，通过与师生的交流沟通来收集师生的意见建议，并反馈给上级部门，为领导采取有效的措施和相应的决策提供准确依据，促使制度最大程度的完善和合理。同时，在课程表的编排、课程大纲的落实、考试的作弊及缺缓考处理、教材的征订、试卷的制定、考试安排等方面不断总结经验，保证日常教学工作中收集的教学信息的普遍性、真实性、时效性，并将经过整理的信息提供给单位领导，配合领导制订方案。

总之，教学秘书作为高校教学运行管理工作的中心和枢纽，是高校教学管理的最基层管理人员，是高校教学运行管理工作的重要组成部分，是一个处在教师与学生之间、院系之间及院系与教师之间的中介者，发挥着上令下达、下情上传的桥梁和纽带作用。教学秘书在教学运行管理中的重要作用决定了其在教学管理工作中的重要地位，这就要求教学秘书做到以下几点:(1)不断提高自身的业务素质，加强自身的理论修养;(2)树立认真负责的责任意识、全心全意的服务意识;(3)加强专业基础知识、科技知识的学习;(4)提高协调和沟通能力、信息处理和创新能力。尽管教学秘书的工作十分繁杂，但是只要在管理过程中不断提高自己的业务素质，加强理论学习，总结经验，不断分析新情况、解决新问题，就能当好领导的参谋与助手，保证教学运行管理的正常运转，促进教学管理的顺利进行，为深化高校改革、培养出适应现代社会发展的高素质人才尽心尽力尽责。

责任编校 刘正花

G647

A

1003-2134(2010)06-0159-03

2010-11-07

淮北煤炭师范学院2009年度教学研究项目“高校教学管理中的育人机制研究”(jyo9241)

李连洁(1973-)，女，甘肃西峰市人，淮北师范大学教务处讲师。