浅论电算化会计系统的内部控制

谈 琳，刘茹英

（淮南东方医院集团广济医院，安徽 淮南 232001）

浅论电算化会计系统的内部控制

谈 琳，刘茹英

（淮南东方医院集团广济医院，安徽 淮南 232001）

阐述了会计电算化的深层含义，分析了会计电算化系统中内部控制的特点，并阅读大量参考文献，探讨了会计电算化内部控制制度建设；提出了在会计电算化下如何加强和完善会计内部控制制度问题，以确保单位实行会计电算化后，系统能够正常、安全、有效地运行，充分发挥电算化会计系统的准确性和高效性，从而实现企业价值最大化的目标。

会计电算化；内部控制；措施

DO I：10.3969/j.issn.1671-4733.2010.01.17

会计电算化是电子计算机在会计工作中应用的简称，就是把以电子计算机为代表的现代化数据处理工具和以信息论、系统论、控制论、数据库以及计算机网络等新兴理论和技术应用于会计核算和财务管理工作中，以提高财会管理水平和经济效益，进而实现会计工作的现代化。内部控制是单位为提高会计信息质量，保护资产的安全和完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序，包括内部管理控制和内部会计控制。会计电算化的内部控制则是内部会计控制的特殊形式。财政部颁布的《内部会计控制规范——基本规范（试行）》中指出：“电子信息技术控制要求运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统，减少和消除人为操纵因素，确保内部会计控制的有效实施”。

随着电子计算机技术的普及，实行会计电算化管理的企业越来越多。因此，如何充分发挥会计电算化的便捷高效，使企业内部控制在新的环境下不落后于形势，确保企业资产的安全，为企业经营决策提供正确的信息，创造更高的效益，建立一整套适合电算化会计系统的内部控制制度就显得很重要。

1 会计电算化下的内部控制的特点

1.1 会计岗位发生变化，会计业务缺乏有效牵制

由于会计电算化的工作自动化、控制的程序化，与此相适应，会计工作的分工、岗位职责、权限也发生了变化，使传统职权分割的控制作用近于消失，信息载体的改变及其共享程度的提高，又使手工系统以记账规则为核心的控制体系失效，如不及时调整将形成内部控制隐患。

1.2 会计资料存储方式发生变化

会计电算化将各种信息转化为数字形式存储在磁（光）介质上，极易被篡改而不留痕迹，伪造、变造业务，导致会计资料失真，账、实不符，给一些不法之徒提供了可乘机会。另外，数据集中在磁（光）介质中，一旦发生火灾、被盗、感染病毒等，容易造成数据丢失。

1.3 会计电算化下的内部控制将有赖于电算化程序的质量

如电算化程序本身的漏洞，就会降低系统的安全性。现有的会计人员对自己的口令并不十分重视，安全意识淡薄，操作口令管理不严，容易泄密或被人窃取，带来巨大隐患。

1.4 会计电算化中的反记账或记账清除功能的使用，对会计账薄的严肃性有一定的影响

从本质上讲，反记账功能是对错误的一种更正行为。而用手工方式记账后是不允许重新记账的，对于账本上的错误，应采用画线更正法、补充登记法或红字冲销法来更正，更正错误的过程被留下痕迹，这样才能确保会计信息的质量和可信度。会计电算化后，会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上，使会计核算无纸化，修改数据不留痕迹。

手工条件下行之有效的内部牵制制度，在会计电算化条件下已难以发挥其作用，因此必须加强和完善会计电算化条件下的内控制度。

2 如何加强和完善会计电算化条件下的内控制度

2.1 电算化下会计处理操作程序的具体控制

为了保证信息处理质量，减少产生差错和事故的概率，应制定严格的操作规程。操作规程主要指计算机业务处理过程的具体操作步骤和具体要求，包括各种操作命令、各种设备的使用说明以及非常情况的处理等。其内容主要包括：

各种录入的数据均需经过严格的审批并具有完整、真实的原始凭证；

数据录入员对输入数据有疑问，应及时核对，不能擅自修改；

发生输入内容有误的，需按系统提供的功能加以改正，如编制补充登记或负数冲正的凭证加以改正；

开机后，操作人员不能擅自离开工作现场；

要做好日备份数据，同时还要有周备份、月备份。

当然，这些制度还必须随着企业经营的变化而不断修改完善。只有通过完备详尽的制度才能减少错误的发生，从源头上确保会计信息的真实性和可靠性。

2.2 操作人员职能控制

由于会计电算化知识与功能的相对集中，企业必须制定相应的组织和管理制度，明确职责分工，加强组织控制。所谓职责分工是将电算化部门与用户部门的职责相分离。用户部门指产生原始数据的部门或人员。在这两者之间进行职责分工的目的，是尽可能保持不相容职能（如业务授权、执行、保管和记录）的分离，以及在电算化部门内部的职责分离。通过进行内部职责分工，以补救不相容职能集中化的不足。而组织控制，就是将系统中不相容的职责进行分离，即在系统中的各类人员之间进行分工，并以相应的管理规章与之配套。

2.3 系统安全与网络安全的控制

加强系统安全控制主要应从防止未经授权的人员擅自动用系统各种资源、减少因外界因素导致计算机故障等方面入手。主要的控制措施包括：订立内部操作制度，禁止非电算化会计人员操作财务专用电脑；设置操作权限；操作人员身份的密码控制；数据存储和处理相隔离；机房的工作环境保护。网络安全指标包括数据保密、访问控制、身份识别等。针对这些方面，可采用一些安全技术，主要包括：数据加密技术，访问控制技术，认证技术等。网络传输介质、接入口的安全性也是应该引起注意的问题，尽量使用光纤传输，接入口应保密。通过上述技术可基本确保财务信息在内部网络及外部网络传输中的安全性。

2.4 内部审计控制

内部审计既是企业内部控制系统的重要组成部分，也是强化内部会计监督的制度。企业应设立独立部门，在审计委员会或高层决策机构领导下工作。在会计电算化中，由于是“人机”对话的特殊形态，因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。内部审计必须包括以下几个方面：

对会计资料定期进行审计，电算化会计帐务处理是否正确，是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定，审核费用签字是否符合企业内控制度，凭证附件是否规范完整；

审查机内数据与书面资料的一致性，如查看帐册内容，做到帐表相符，对不妥或错误的帐表处理应及时调整；

监督数据保存方式的安全、合法性，防止发生非法修改历史数据的现象；

对系统运行各环节进行审查，防止存在漏洞。

2.5 会计电算化系统档案管理

会计电算化系统档案主要是指打印输出的各种账簿、报表、凭证、存储会计数据和程序的软盘及其他存储介质。电算化会计档案是电算化会计活动的产物，又是电算化会计活动的客观表现，在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理，是电算化会计工作连续进行的保证；是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证；是电算化会计信息系统正常运行的保证。因此，会计电算化系统在处理业务时所产生的各种账簿、报表、凭证均应由专人管理，并制定相应的管理制度。磁性介质必须及时进行备份，并做好防止计算机病毒侵袭的工作。所有财务档案均应做好防火、防潮、防尘、防盗等工作，并定期进行整理，磁性介质还要进行防磁工作。

2.6 操作人员的职业道德建设

会计电算化系统的实施主体是“人”，但无论软件质量如何优良，规章制度如何完善，作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用，有制度而不去执行，甚至恶意的修改软件程序，修改数据库中的数据，非法取得口令，最终还是达不到内部控制的目的。因此，道德规范、行为准则、能力素质的建设应直接纳入内部控制制度的内容。企业管理者应当重视对财务人员的选用与培养，努力增强财务人员的职业道德水准和业务水平，达到会计电算化系统的主体诚信。

随着会计电算化在我国企业的普及，在给会计人员带来方便快捷高效的工作方式的同时，无疑也增加了信息的安全隐患。但是，任何事物都不是完美无缺的，会计电算化系统替代传统的手工会计系统是社会发展的必然趋势。随着电子计算机技术的不断应用和发展，将使会计电算化系统不断更新和完善。企业对由计算机产生的各种数据、报表等会计信息的依赖度也会越来越大，这些会计信息的产生只有在严格的控制下，才能保证其可靠性和准确性。同时也只有在严格的控制下，才能预防和减少计算机犯罪的可能性。这样才能充分发挥电算化会计系统的准确性和高效性，才能为企业的管理层提供准确及时的决策信息，从而实现企业价值最大化的目标。因此加强和完善会计电算化系统的内部控制，将成为各个企业在财务工作中以及在整个企业经营管理工作中必须考虑的一个问题，并且内部控制的好坏将直接影响到企业的管理水平和经济效益。

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On the Internal Control of Accounting Computerization System

TAN Lin，L IU Ru-ying
（Guangji Hospital，Eastern Hospital Group，Huainan Anhui232000）

This paper analyzes the deep meaning of accounting computerization system，and the characteristics of internal controls，and from a large number of references，the paper explores the internal control of the accounting computerization system.Accounting computerization presented how to enhance and improve the internal control system of accounting issues，in order to ensure that units are implementing accounting computerization，the system can operate normally，safely and effectively，and give fullplay to the accuracy of accounting computerization systems，thus achieving the goal of maximizing corporate value.

accounting computerization；internal control；measure

F232：TP273

A

1671-4733（2010）01-0060-03

2010-02-23

谈琳（1975-），女，安徽淮南人，会计师，从事会计工作，电话：0554-5726271。