细论用 PDCA实施方针管理

刘宗祥,杨志刚

(1.唐山爱信齿轮有限责任公司,河北唐山 063033;2.河北理工大学计算机与自动控制学院,河北唐山 063009)

细论用 PDCA实施方针管理

刘宗祥,杨志刚

(1.唐山爱信齿轮有限责任公司,河北唐山 063033;2.河北理工大学计算机与自动控制学院,河北唐山 063009)

PDCA;方针管理

方针是一个组织指导事业向前发展的纲领,是引导事业前进的方向。方针的制定与管理,是直接影响组织长久经营的关键。所以,方针及方针的管理是组织的大事。

无论一个组织的规模大小,发展的早晚,都会有方针的存在。只是你清楚和重视的程度问题。方针是指导组织的事业发展和前进的纲领和方向;是为了完成经营目标,不断地取得经营成果的必做之事。有了方针和管理,这个组织就会不断的进行挑战和改善,进而健全组织体制,朝着既定的方向、目标永续地经营和发展,走向成功。反之,就会朝三暮四,一事无成。

一 方针

1 什么是方针

方针,是指导事业向前发展的纲领,是引导事业前进的方向和目标,是组织的高层管理者对管理的期望,是执行过程的总体指导思想,是蕴涵在管理流程中的思想精髓。

2 方针管理的意义

方针管理是组织司为实现以质量为核心,长期和年度的经营方针,目标及为实现这些方针目标而实施的活动。通过方针目标的建立,来进一步

明确重点 (公司经营活动的主要意图)。以下均称“公司”,并按部、科、系、班、员工的设置论述。

明确高层以下全员的各自立场 (整个团队朝着一个方向形成合力)。

明确目标和对策 (制定不同级别的目标的对策)。

在实施过程中进行确认和跟踪 (现地、现物、现认的实施过程管控)。

有效实施PDCA循环。

取得成果、强化企业体制 (不断实施 PDCA循环,进行标准化)。

3 方针的体系

公司根据中长期远景规划,制定公司方针,公司下属各部门根据公司方针来制定各部门的方针,同理,各部下属各科根据各部门方针来制定各科方针,各系根据科方针来制定自己的系方针,最后一层是个人根据系方针和目标来设定个人的挑战课题。各阶层的方针都是依据上一级方针的对策和目标来制定,上级方针是本级方针的目标,本级方针是上级方针的对策手段及下级方针的目标,上下级方针是目的和手段的关系,基层方针的贯彻决定着公司方针和经营目标的实现,方针管理中,不仅仅是目标 (结果)重要,为达到结果而实施的过程也非常重要。

4 方针的内容和方针管理的目的

公司经营就是要通过进一步的改革来产生更大的成效,要打破业务管理的现状,方针针对的是课题的解决。

二 方针的制定与管理

1 使用PDCA

为了高效率的达成目标,制定解决问题的对策和行动计划并付诸实施,进而对其实施的结果进行确认和跟踪等一系列 PDCA活动,称之为管理。PDCA管理循环是指 Plan (制定对策和行动方案),Do(实施),Check(对结果进行确认、评价),Action(采取必要的措施)。

2 方针的制定和实施 (即 PDCA中 P和D阶段)

1)方针制定的要求

(1)企业的方针是由总方针、目标和措施构成的有机整体。总方针是指公司的导向性要求和目的性方针,是公司各类重点目标的归总和概括;目标是指带有激励性的定量化目标值;措施是指对应于目标的具体对策。所以公司制定的方针应包括总方针、目标和措施三个方面,并使其有机统一起来。

(2)公司方针目标内容可以包括:质量品种、利润效益、成本消耗、产量产值、技术进步、安全环保、职工福利、管理改善等项目。应根据实际情况选择重点、关键项目作为目标。

(3)目标和目标值应有挑战性,即应略高于现有水平,至少不低于现有水平。

(4)在指导思想上要体现以下原则:长远目标和当前目标并重,社会效益和企业效益并重,发展生产和提高职工福利并重。

2)方针制定的考虑因素

(1)上一级方针

·为实现公司的远景规划、经营目标而设定重点实施事项

(2)职场使命 (含顾客需求)

·为了谁,如何提供有价值的服务

(3)环境变化和未来预测 (含调查比较的信息)

· [Benchmark](调查比较),为了创造比对手更高的价值,顺应环境的变化,寻找能实现价值的途径

· (4)职场上的规划 (含职场的中长期课题·计划)

·Benchmark信息、按照自身职场的竞争力的现状(环境变化和将来的预测),以及对 (职场上的 规划)进行再确认,把握整合性的课题

(5)按照职场管理的反思进行课题改善

·把握上年度遗留的课题、问题的根源,然后对课题(推进体制、方针制定、过程等等)进行整理。

3)方针制订的程序

(1)宣传教育 (2)搜集资料、提出报告 (3)确定问题点 (4)起草建议草案 (5)组织评议 (6)审议通过 (7)三个阶段

三个阶段具体表现为:

◆第一阶段

发现过去的不足,产生改善意识的阶段。

◆第二阶段

设定 6个月至 1年的短期目标,进而付诸实施的阶段。

为完成半年＊年度销售收入和利润目标,确定进行品质、成本、交货期、人材培养等重点实施项目。

◆第三阶段

该阶段明确远景规划 (5年以上),并针对性的实施改善活动。

对新产品开发、生产体制改善、长期人材培育等企业体制进行根本性改善活动。

4)方针的设定

按考虑因素抽出课题后一定要明确优先顺序,有重点的投入资源,可以有效的解决课题。所谓的重要度,不仅仅是效果的大小或取得的效率,也包括对新业务的适应性和涉足领域的广泛性等,管理才能方面的课题。

设定方针的视点一定要本着

(1)为了什么 (目的)

(2)做什么 (对象)

(3)怎么做 (手段)

为了高效率的完成目标,不仅仅是单一的制定和实施对策,有必要对其结果进行跟踪和确认,完成良好的管理循环。为此,有必要按照方针能涉及到的各项目,设定相应的目标值,明确每个课题解决之后会产生什么变化。

5)方针管理的目标内容

(1)什么 (评价尺度、测量指数)。

(2)到什么形态 (目标值)。这里需要注意的是明确客观的进行评价,达成量化衡量。很难做到量化衡量的情况下,设想 (解决该课题后会产生什么变化),从而确定衡量指数。目标的设定要向比竞争对手或行业最高水平更高的水准挑战。

(3)到什么时候 (完成期限)。设定完成期限时不能单一的只确定开始和结束时间,应该按照方针项目设定完成期限,对直接影响最终的结果的各个过程设定界限。

6)方针的共有

上述内容都确定后,可以着手制作方针书,各级方针书都包括封页,公司的经营理念,去年的回顾和今年形势展望,今年的公司方针,今年的重点活动以及今年的重点目标指标分解情况等,方针书不是用来控制部下的工具,让所有成员能够理解并接受其内容,让它成为大家用以自律的自我管理的工具。

制定方针书后一定要做到方针在公司周知共有,为了有效地贯彻并实施方针,使本职场的成员以及公司的相关组织成员都共有并理解方针,应该明确每个人的担当业务跟方针的关联关系。对于本职场上的成员,每个人都设定为实现目标的具体行动计划,因此,不仅仅是方针的内容,也应该就方针的背景、由来以及制定者的想法等向大家作充分说明。方针所涉及的项目,有的是初次实践、有的涉足范围很广,往往需要借助相关组织的配合才能解决课题。因此,公司的相关组织也应该共同理解方针,创造共同行动的局面是很重要的。

7)方针的分解及联锁

公司方针制定完成后,为达成公司目标,分解和连锁工作尤其重要,分解的结果是各阶层的方针根据对策和目标形成紧密的联锁关系,而分解过程中,各阶层之间进行充分的链接,使彼此形成共同的问题意识,汲取现场 (成员)的信息、智慧、要求和期待。

3 方针的点检即动态管理 (PDCA中 C阶段)

方针管理中一定要切实实施 C(CHECK)和A(ACT ION),避免遭到 (只是一味的D(DO),造成 PDCA循环不正常。为了切实执行相互关联的各阶层方针,提高企业整体的业绩,各级管理人员有要采取迅速的行动,对方针的展开状况进行相应的点检。

点检的目的是确认目前的目标达成状况,保障 PDCA管理循环。及时修订各课题的执行计划并设定新的行动计划。把握包含制定方针和展开方针的方法在内的管理上的改善课题。

点检要注意的不仅是结果,也对产生结果的过程进行点检。不仅是对各课题进行过程点检也对职场上的管理过程进行点检。

方针点检目的是尽快让 PDCA管理循环转起来,加速进程确认的循环过程 (每日、每周),如果把握住计划和实际,计划推迟的情况下可以及时采取对策。

4 方针的处置阶段 (标准化和防止再发,即 PDCA中A阶段)

方针管理中处置的着眼点主要是针对已有的成果进行标准化和进行防止再发的问题改善。标准化可以持续提供品质高的产品和良好的服务,可以将个人的技术诀窍成为集体的财富,成为进一步改善业务的基础 (明确工作现状才能探索出更好的工作方式),在方针点检处置阶段,将分析的结果反映到下一期的课题、目标以及推进体制的设定过程中是重要的工作。

(1)方针管理的考核

1)侧重点在于通过对上一时段的成果和部门、员工做出贡献进行考核核定,供以激励职工,为完成下一时段的目标而奋进。考核的对象包括公司的基础单位、职能部门、班组和个人。

2)方针管理的评价

方针管理的评价是通过对本年度 (或半年)完成的成果、审核、评定企业、基础单位、部门和个人为实现方针管理所做的工作,借以激励职工,为进一步推进方针目标管理和实现方针目标而努力。

方针管理的考核和评价区别:考核是在执行中进行的,评价是把全过程的综合情况与结果联系起来进行综合评价。

3)方针管理的诊断:

方针管理的诊断是对企业方针的制订、实施、检查及处置四个阶段的全部或部分工作的指导思想、工作方法和效果进行诊察,提出改进建议和忠告,并在一定条件下帮助实施,使公司的方针管理更加科学、有效。

诊断的要点:

⑴是否实事求是的表述事实

⑵是否用数据做铺垫

⑶不单纯只是追求业绩,也对过程 (工作的方法、体系能力)进行改善

⑷多次快速实施 PDCA循环

⑸以新的视点融会新的创意了么吗

⑹其结果是否跟组织能力及个人能力的提高相挂钩

⑺反思切中点和遗留问题是否理顺

三 管理者在方针管理中的作用

1 管理者的作用

无论是方针管理还是其他,管理者的作用都是无法比拟的。在我们这,还要再加一个“更”字。尤其是方针和方针管理,是公司经久不衰的大事。“一把手”要亲自挂帅,责成相关部门进行推进。

2 成功进行方针管理的 7个条件

(1)实施者要认真·有干劲·有勇气·有毅力 (创造这样的环境)

(2)思想·体系·培训·手法(3)同相关部门的协调、合作

(4)补充不足的能力、排除障碍、汇集智慧和资源

(5)通过 PDCA快速运转积累更多的改善

(6)适当的诊断、指导支援

(7)方针管理体系的维护和改善

[1] 门田安弘 .新丰田生产方式 [M].保定:河北大学出版社,2001.

[2] 彼得·德鲁克 .管理的实践 [M].北京:机械工业出版社,2006.

Key words:PDCA;approach to the management

Abstract:Policy is a guiding principle which puts for ward an organization’s development.The formulation and management of policy,directly affect the organization,and it is the key for long-ter m business.Therefore,guiding principle and it’smanagement are very important for organization.

Delve Into the Deta ilsW ith the PDCA Approach to theManagement to I mplement

L IU Zong-xiang,YANG Zhi-gang
(Hebei Polytechnic University,Tangshan Hebei 063009,China)

F 270.7

A

1673-2804(2010)05-0044-03

2010-03-16