唐山区域范围内企业人力资源管理信息化现状及营建策略

何小凤,张雪莲,董焕新

(1.河北理工大学图书馆,河北唐山 063009;2.唐山学院图书馆,河北唐山 063009)

唐山区域范围内企业人力资源管理信息化现状及营建策略

何小凤1,张雪莲2,董焕新1

(1.河北理工大学图书馆,河北唐山 063009;2.唐山学院图书馆,河北唐山 063009)

人力资源管理;信息化;策略

人力资源管理信息化是企业提高管理水平的有利途径,文章论述了唐山区域范围内企业人力资源管理信息化的现状及问题,并提出企业实施人力资源管理信息化的策略。

要全面建设小康社会,就要走科技含量高、经济效益好、资源消耗低、环境污染小、人力资源得到充分发挥的新型工业化道路。新型工业化道路本质上就是充分运用最新科学技术,特别是信息技术,充分发挥我国人力资源优势的可持续发展的工业化之路。新型工业化要求有一批高素质专业技术人才,要求提高人力资源利用效率,要求经济发展驱动力量由物力资源转向人力资源,要求经济发展走“以人为本”的可持续发展道路。唐山作为由资源性向科技创新型的工业化城市以及大曹妃甸工业园区的崛起,信息技术在飞速发展,人力资本在企业发展中占有越来越重要的地位和价值,人力资源管理的手段和内涵在不断更新,人力资源管理信息化备受关注,将是企业提高管理水平的有利途径。

一 人力资源管理信息化与人力资源管理之间的关系

人力资源管理信息化系统的功能模块主要包括:人事信息管理、人力资源规划、薪酬管理、考勤管理、培训管理、招聘管理、绩效管理、报表中心、员工自助门户、系统管理等,是企业全面实现人力资源管理的支撑平台。人力资源管理信息化与人力资源管理之间相互制约、相互补充、相互促进。总体而言,我们可以从四个方面来辨析人力资源管理信息化与人力资源管理之间的有机联系。一是人力资源管理信息化为人力资源管理提供了展示自身价值的空间。人力资源管理信息化作为人力资源管理的有效工具,可以帮助企业规范化人力资源管理的相关政策和流程,改善信息的沟通环境。二是人力资源管理信息化给人力资源管理从业人员和管理模式带来新的挑战。三是人力资源管理信息化应该服务于企业的人力资源管理需求。人力资源管理信息化是企业人力资源信息管理的有效工具,而人力资源管理的具体分析和规划制定、执行等才是人力资源管理的主体。技术应该服务于需要,服务于人力资源管理需求,而不应成为人力资源管理的主人。四是企业要变革自己,顺应人力资源管理信息化系统。

二 唐山区域范围内企业人力资源管理信息化的现状及问题

现阶段,在唐山区域范围内的唐山市冀东物贸集团有限责任公司、大唐集团、唐山钢铁股份有限公司、唐山三友集团等部分大型集团型企业,已经借助不同的人力资源管理信息系统实现了局部人力资源管理信息化,运转了某些功能模块。而中小型企业大部分没有一个完整的与外界相连的内部局域网,他们的企业里面仅仅只有几台电脑连接上了因特网。一小部分中小企业通过内部互联网提供部分人力资源服务或传输有关信息。纵观唐山区域范围内企业的人力资源管理信息化程度,主要存在如下问题。

1 对人力资源信息化建设必要性认识不足,缺乏资金投入

目前很多企业的生产销售网络已经相当完善,但是人力资源管理信息化的进程却仍然处于滞后的状态,其主要原因是领导者依然保持着传统的管理观念,没有认识到人力资源信息化建设的紧迫性和必要性。领导者往往只关注营销、财务等直接经济效益,而忽视人力资源的间接经济效益。而不论是自行开发还是购买软件产品,都是一项重大投资。企业领导者的不重视,再加之有些企业本身规模较小、效益较差,很难将巨额资金用于投资人力资源管理信息化的建设。

2 人力资源信息化建设基础相对薄弱

一个企业要想人力资源管理信息化实施成功,必须具备三个条件:畅通的网络、基础的夯实、流程的规范。一些企业的电脑普及率很低,而且有的即使有电脑但服务器性能和网络状况并不是很完善,给实施带来困难。另外,很多企业的人力资源管理基础不扎实,信息化以后人力资源部门更显得力不从心。在实施过程中,一些企业还是遵循旧的管理观念,并不能严格按照流程规范地进行,信息化的失败也就在所难免。

3 来自人力资源部门内部的阻力

有些人力资源管理人员对新技术患有恐惧症,不了解也不愿意学习新技术。当一个企业人力资源管理信息化实施成功以后,他们将会承担更多的创造性工作。同时,也会使所有的信息都会暴露在企业领导层和相关部门的人员面前,从而会对人力资源管理部门产生压力。因此,能力的缺失和利己的私心使得有些人力资源管理人员消极地寻找各种借口不愿推动企业的人力资源管理信息化发展。

4 人力资源管理信息化的内容缺乏深度

目前企业使用功能最多的是事务处理层面的功能,比如人事信息管理、薪资、报表、考勤和人才招聘等,涉及业务流程层面和战略管理层面的较少,而实际上,人员招聘进来以后,如何倡导人力资源管理的深入性,员工的职业生涯规划基础如何,企业的人力资源架构是否能够满足企业的战略发展,员工素质与岗位资格认证的关联程度如何等急需企业关注。

5 企业目前缺乏复合型人才

实施人力资源管理信息化,对人力资源管理人员的能力,特别是应用信息技术的能力提出了更高的要求。而唐山区域范围内大多数企业的人力资源管理人员只掌握了办公软件的操作能力和上网获取信息的能力。尤其是在未实施人力资源管理系统的企业中,人力资源管理者的信息技术应用能力更是普遍低下。这些都会阻碍企业人力资源管理信息化的进程,影响人力资源管理系统的实施。

6 数据、隐私安全存在风险

虽然人力资源管理信息化可以提高人力资源管理效率,但是它的信息安全隐患又成为其广泛推广的障碍。由于一些自动信息转换的职能已经从人力资源部门转移到员工和经理手中,文件和信息可以通过电子邮件和即时信息在不同部门之间流动,信息安全就成为不可忽视的问题。

7 极少衡量人力资源技术的投资回报率

投资回报率指标是软性的,很难用数据来衡量。大多数企业没有评估他们在人力资源技术方面的投资回报和效果。

8 对后期的持续发展重视不够

人力资源管理信息化的任务是永无止境的,其主要原因是企业所需人力资源的类型结构等在横向和纵向始终发生变化,企业不断改变对人力资源信息的需求,进而要求不断改进其人力资源信息化策略。但是很多企业由于片面的认识而导致了人力资源管理信息化不能在不断的应用中持续改进,从而不能产生持久的效应。

三 唐山区域范围内企业实施人力资源管理信息化的营建策略

实施信息化建设要结合本企业人力资源管理的实际需求,采取统一规划、分步实施、滚动发展的原则,使人力资源管理信息化建设与本企业信息化建设同步推进。人力资源管理信息化软件的导入及应用给企业带来了前所未有的改变,但是管理毕竟是出自实践的,如果仅仅依靠一套人为制造的软件,却忽视传统的管理方法,那效果也不理想。如何将软件和传统的管理有机地结合起来,使企业充分发挥其功能,在这一过程中以下措施是值得注意的。

1 企业人力资源管理信息化的配套支持

人力资源管理信息化建设离不开一定的环境和条件,这里所指环境是有关企业内外部各种因素的综合,这些因素对信息化建设有着相当大的影响,在一定程度上甚至决定着信息化建设的成败,因此在进行系统规划和实施时除了要认真分析系统本身的内在特性外,还需对一些系统相关因素加以综合考察,为系统提供完善的配套支持。

(1)决策层的支持和重视

建立企业人力资源管理信息化系统需要耗费企业巨大的资源,并给企业带来一场深刻变革,若决策层对项目没有充分的信心和支持,项目是不可能成功的。作为企业的领导者,一方面必须彻底更新观念,树立现代观念和超前意识,充分认识人力资源管理信息化发展的新趋势,不能认为信息服务仅仅是预算中的一项开支而舍不得对其进行人力、物力和财力的投资。另一方面,作为企业的高层领导者,要积极参与人力资源管理信息化的设计、规划和实施过程,使人力资源管理信息化的实施能顺利进行。

(2)保证信息化建设的资金来源

人力资源管理信息化是一个系统庞大、周期长、投资高的工程,足够的资金投入是企业顺利实施信息化建设的前提条件,企业应根据自身的经济实力,积极拓宽融资渠道,有计划分步骤地进行信息化建设。

(3)规范的基础管理

人力资源管理信息化的实现需要具备两方面的条件:一是企业自身的人力资源管理水平;二是企业人力资源管理信息化手段的实现程度。只有管理水平达到一定程度后,信息化的手段才能真正与之结合,从而进入通过信息化的手段提高企业绩效的阶段。企业管理水平的提高,有赖于作好规范的基础管理工作,规范的基础管理是企业人力资源管理信息化的必备条件。规范的基础管理主要包括:一是基础数据管理。二是基本业务流程设计及业务事务处理管理。三是内部控制及其实施过程管理。四是工作人员和员工的行为规范管理等方面。

(4)有效调整组织结构和规范人力资源管理部门的业务流程

随着信息时代的到来,信息传递效率的提高,推动着人们价值观念的改变,同时也带来了工作环境、工作流程和制度的相应变革,公司的管理层次大大减少,扁平式、矩阵式的组织结构将成为多数公司的组织形式,扁平式的组织结构有利于员工沟通,能适应社会进步和科技的发展趋势。作为信息时代的人力资源管理,必须调整组织结构,以适应新的时代和新的价值体系。人力资源管理信息化项目的实施不可避免地会使原有业务流程发生变化,同时也会影响到人员岗位和职责的变化,甚至引起部分组织结构的调整。有效控制变更管理,成为企业实施人力资源管理信息化过程中的一项重要措施。

(5)培养复合型的信息化管理人才

推动人力资源管理信息化,人才是重中之重,企业要把加强员工培训作为推进企业管理信息化的一项基础工作摆上日程,有针对性地设计培训方案,在培训内容上作到管理理念与技术应用并重,增强培训的实效性,造就一支具有较高水平的信息技术应用能力和现代化管理能力的人才队伍。

2 注意企业人力资源管理信息化项目的各个环节,规避各种风险

(1)规划—选型—实施

在确定系统目标、做好需求分析、明确系统要求的规划基础上,选择适合自己企业的软件系统供应商并与之合作,人力资源管理信息化实施过程应有步骤、分阶段进行:实施前与供应商配合进行的需求分析与系统设计阶段、系统实施与客户化改造阶段以及系统应用培训阶段。实施前与供应商配合进行的需求分析与流程设计阶段往往会占据整个项目实施周期一半以上的时间,这个阶段,对人力资源管理者来讲,是一个难得的整理与完善人力资源管理运作体系的过程,有利于将以往离散的工作规范化、系统化,对供应商来讲,事先将客户的需求理顺,对整个项目的顺利实施也起着决定性作用。因此,用户与供应商都应认真对待这一阶段的工作,而不应急于马上就要看到系统运行的效果。

(2)应用—评估

系统的应用及评估是构建人力资源管理信息化系统的后期工作,也是最为关键的环节,它将直接决定项目最后的成败。系统的应用及评估是企业最应重视,而实际却是最容易忽视的环节,所以企业应在应用培训、系统维护、数据、信息安全保障建设、效果评估、系统改进和优化等方面加大力度,使系统发挥最大的功效。

3 人力资源管理信息化系统应用有待向深层次发展

企业目前对人力资源信息化管理系统功能需求最多的是“事务处理层面”的功能,其次是“业务流程层面”的功能。较高层次的战略性功能如人力资源规划、个人职业发展规划、继任计划、绩效管理及核心能力管理较少被使用,满足个人需要的员工自助服务更是极少使用。随着企业人力资源管理水平的进一步提高和企业相应硬件设施的进一步完备,人力资源信息化管理系统战略管理层面功能的应用将有待进一步加强。

4 实现人力资源管理与主流管理系统的有效衔接

信息化人力资源管理是企业整体信息化建设系统的组成部分,相对于当前主流信息管理系统,如企业资源计划系统(ERP)、管理信息系统 (M IS)而言,它更多地是提供信息支持,同时,也可以通过与上述系统的衔接,获得参考数据。企业在经营过程中发生的信息流,通过与经营有关的信息系统进行记录,与人力资源相关的工作信息通过信息化人力资源管理与其衔接获得准确的记录,支持了人力资源管理工作;反过来信息化人力资源管理对现有数据的统计分析又可以为现有经营中工作的合理安排提出相关依据,指导生产安排和工作流程的设计。这种相互的信息交换,促进了企业整体信息系统的完善,推动了企业管理依据的精细化;同样,人力资源管理系统自身也获得了基础依据。

5 注重长期规划和后期的持续发展

很多企业在导入人力资源管理信息化后就认为已经成功,忽视了后期规划和发展。在外部环境和内部组织不断变迁的情况下,企业所需的人力资源管理策略的类型结构也在不断变化,由此导致企业对人力资源信息的需求也不断改变,进而要求不断改进其人力资源信息化策略。因此,人力资源管理信息化系统的成功实施并不意味着人力资源管理信息化建设的成功终结,人力资源管理信息化还需要在不断的应用中持续改进,以不断适应人力资源管理策略不断优化升级的需要。其实成功的人力资源管理信息化建设是需要长期给予关注和规划的。只有不断地规划和改进它的工作,才有可能将它对企业潜移默化的影响转变成巨大的经济效益。所以企业不仅在导入期要重视人力资源管理信息化,它的后续工作也是不容忽视的。

四 结语

唐山区域范围内企业人力资源信息化管理尚处于不完善阶段,难以为企业人力资源管理提供决策支持。随着信息技术的发展,完善人力资源管理体系,紧密结合信息技术,充分吸取国外先进的理念,同时充分考虑我国的经济发展模式、管理文化、风俗习惯、价值取向等因素,从提供人力资源管理整体解决方案的高度出发,为人力资源管理提供决策支持,是唐山乃至我国现代企业人力资源管理信息化建设研究的当务之急。

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Key words:human resourcesmanagement;infor matization;strategy

Abstract:Infor matization of human resourcesmanagement is a favorable way to improve enterprises’management level,the article discussed status and problems of informatization,furthermore,some strategies are proposed.

The Status of Informatization about Human ResourcesManagement in Tangshan Region-wide and Construction Strategy

HE Xiao-feng,ZHANG Xue-lian,DONG Huan-xin
(Hebei Polytechnic University Library,Tangshan University Library,Tangshan Hebei 063009,China)

F 270.7

A

1673-2804(2010)05-0038-03

2010-01-19