关于高等学校项目任务督办工作的思考

郑全婷,李 锦

（大连教育学院 纪检监察室,辽宁 大连 116021）

关于高等学校项目任务督办工作的思考

郑全婷,李 锦＊

（大连教育学院 纪检监察室,辽宁 大连 116021）

高等学校行政管理引入项目任务督办机制有助于提高管理效率。项目任务督办管理是政策性、实践性较强的工作,需要构建行之有效的项目任务督办管理办法和工作程序,不断创新督办工作管理形式,真正把项目任务工作落到实处。

高等学校;行政管理;项目任务管理;督办工作

高等学校行政管理引入项目任务督办工作机制,是确保政令畅通、决策落实的重要手段。当前,督办工作在高校行政管理实践中发挥着越来越重要的作用,显示出越来越强大的生命力。但督办工作毕竟是伴随着高校管理改革出现的新事物,在具体实践过程中还存在着一些不完善之处,因此,有必要对如何进一步做好新形势下的高校行政管理督办工作进行探讨。

一、引入项目任务督办管理机制的必要性

在高校项目任务管理体系中引入项目任务督办管理机制是十分必要的,如同在工程管理体系中质量和过程的监督管理是不可忽视的重要环节一样。督办,顾名思义就是督促、办理之意。“督促”即监督、催促、推动,是领导者决策部署下达后适时对承办机关和承办人员进行询问、催促,使决策、部署及时得到贯彻,主要起“推动”的作用;“办理”即落实、检验、察看,就是对决策、部署“办没办”“办得怎样”进行检验、考核,主要起“验证”的作用。行政管理督办工作是一项事关整体决策、重要部署和各级领导交办事项能否落到实处的重要工作。从根本上说,行政管理督办工作是对高校各部门工作作风的监督和检查,是决策和部署得以落实的重要推动力,是落实工作不可缺少的辅助力量,也是一项政策性和实践性都很强的工作。[1]

二、高校项目任务督办管理工作的制度构建

1.项目任务督办管理基本原则

围绕中心。紧紧围绕学校工作重点,根据学校一个时期的中心任务,确定督查工作的重点,服务于学校中心工作。

有令必行。凡学校决策和领导批示、交办事项,按照下级服从上级的组织原则,有交必办,每督必果。

客观公正。做到实事求是、公道正派,全面、准确了解情况,讲真话、报实情,发现和反映工作落实中带有全局性、倾向性和苗头性的问题。

注重实效。把务求实效贯穿于督查工作全过程,讲效率、求质量,克服形式主义,使督查事项落到实处。

分工负责。督办工作由督办办公室总负责,各成员单位分工负责,项目相关部门共同参与。各部门要认真履行督查工作职责,做到分工协作,齐抓共管,认真完成督查任务。

2.项目任务督办管理程序

建立项目任务督办管理机制,首先必须规范项目任务督办管理办法,明确督办工作基本原则与范围,建立督办工作管理机构,形成合理的督办工作程序。

立项拟办。对上级领导指示、批示交办的事项,由督查办公室负责提出拟办意见,报校领导审定,由督查办公室负责登记、编号,印发督查工作计划及《督办通知单》,及时交办。

实施督查。督查部门通过深入项目组,察看工作状况,了解掌握项目进展情况;以走访、座谈、问卷等形式了解掌握工作对象的意见和建议;每月召开联席会议了解项目任务整体完成情况;承办部门在办理督办事项时应确定经办人员,明确办理要求,对重大督查事项第一责任人要亲自过问,并负总责。

结果反馈。督查办公室应不定期向校主管及分管领导汇报督查情况;每月召开一次督查工作负责人会议,汇总月督查信息,形成月项目任务督查综述报告,主管领导通过后向中层干部通报。

3.项目任务督办管理实施方式

催办督查。对需要落实的事项,采取下发督查通知单、电话告知等形式,督促承办部门按时办理。

跟踪督查。对全年性工作项目,在阶段性督查基础上进行动态跟踪督查,掌握项目全过程的进展情况。

专项督查。上级和校领导指示、批示交办事项,分类立项,确定承办部门,提出办理要求,督促有关部门按规定时限落实。

实地督查。重要督查事项由督查人员直接配合承办部门进行实地督查,或采取暗访形式进行督查。

抽检督查。对规章制度落实情况进行定期抽查,检查落实情况。

4.院校项目任务督办管理流程

项目任务督办管理流程包含一系列与项目任务督办相关的有规律的活动,主要包括制定计划、实施督办、信息反馈、总结归纳等几个环节。具体流程如下：每月初由项目任务承办部门依据工作进度填报计划表;督办办公室依据项目计划制定督办工作计划,经督办领导小组审定实施督办;项目任务承办部门在实施项目工作中及时填报项目完成情况自我评价表;督办工作人员深入项目组了解项目进展情况,结合项目承办者自我评价形成督办综述报告;督办领导小组审核督办综述报告并向主管及分管领导汇报,月底在中层干部会上进行月督办综述通报;在年终或学期末依据每月督办情况形成量化统计表,并作为评价依据纳入部门绩效考核中。

三、高校项目任务督办管理的策略

1.强化督办工作整体协调意识

督办工作不是督办室或某个部门的事,它需要多个部门的协调配合和共同努力。缺乏督办主体意识,对督办工作职责理解不到位,对督办工作被动接受,不愿意主动“出击”,是做不好督办工作的。因此,有必要强化督办整体协调意识,形成领导重视、督办工作者认真负责、各部门积极主动参与,群策群力做督办工作的“大督办”氛围。

2.建立信息化督办工作平台,加强督办过程

管理

充分利用校园网建立信息化督办工作管理平台,由各个部门将工作分解成项目,按项目管理方法建立、完善各项目任务督办反馈机制,反馈内容包括项目目标和达成情况以及自我评价等。

创新督办工作方式,强化过程督办。通过现场督办、跟踪督办、调研督办等弥补仅靠文字信息督办的不足,使督办不仅督结果更督过程,在过程中发现问题、解决问题,在督办中服务,在服务中督办。

形成群策群力实施督办的工作机制。在各个责任部门建立督办工作站,设立督办员,定期培训,明确督办工作职责,规范督办工作流程,发挥合力,构建“大督办”格局。

3.通过多种形式扩大督办工作影响

在各部门聘请督办员协助做好督办的自我评价工作;充分利用网络,在校园网督办网页上设立“督办反馈”“督办工作”等栏目,扩大督办工作影响力,推动项目任务的落实,增强督办工作的执行力。

4.创新督办工作通报形式,提高督办综述通报效果

督办综述通报形式要不断创新：将文字平铺直叙通报方式与PPT等形式相结合;链接督办过程中拍摄的照片、相关图片等丰富通报内容,增强通报效果;及时反馈督办过程中发现的问题和典型事例,在每月督办综述中以“督办感言”形式进行通报。

5.建立健全督办工作评估问责激励机制

督办工作必须建立健全必要的评估问责机制。除了定期在督办综述通报中褒奖先进批评落后之外,还要把督办情况及督办结果形成量化统计数据纳入部门绩效考核中。

[1]冯志诚,朱景达,黄吴明.公安院校行政管理督办工作设计研究[J].上海公安高等专科学校学报,2009,19（3）：11-23.

On Project Supervision in Collegesand Un iversities

ZHENG Quan-ting,L I Jin（DisciplineInspectionandSupervisionOffice,DalianEducationUniversity,Dalian116021,China）

Introducing p roject supervision mechanism is an importantmeans to imp rove administrative management efficiency in co llege and universities.Project supervision is characteristic of policy and p ractice and it needs to construct effective management rules and fo rmalities and renovatemanaging form s and imp lement supervision thoroughly.

colleges and universities;administrativemanagement;p roject management;supervision

G647 < class="emphasis_bold">文献标识码：A文章编号：

1008-388X（2010）03-0025-02

2010-07-14

郑全婷（1957-）,女,山东日照人,高级政工师。

阅力]