浅析构建完善的企业采购内部制度的重要性

○刘睿

（重庆一建建设集团有限公司 重庆 400051）

浅析构建完善的企业采购内部制度的重要性

○刘睿

（重庆一建建设集团有限公司 重庆 400051）

完善的企业采购内部控制制度是企业经营活动必不可少的一个步骤，是保证企业经济活动能够有效进行的重要保证，而确保一个合理完善的采购内部控制制度的有效执行已成为企业能够降低成本、保证企业利益最大化的最为重要的前提条件。本文首先分析加强企业采购业务内部控制制度的必要性，然后对具体的采购失败而造成企业损失的案例分析，最后根据所分析的案例对企业的采购内部控制的制度提出见解，对完善企业采购业务内部控制制度的完善提出了建议。

企业 内部控制 采购 贪污

在笔者所在的建筑施工企业中，材料成本往往占施工成本的一半以上，所以企业要想开源节流提高企业盈利水平就要有效控制和管理材料采购。采购业务内部控制主要通过：现金支付后保证获得相应的物品或服务；保证预付款之前与服务供应商签订购买合同的准确性；保证应付账款的真实性和保证交易发生之后，采购费用的合理性和真实性。所以总体来说企业进行采购内部控制就是为了规范企业采购行为，防止采购过程中的不当行为的发生，确保企业采购在满足企业生产的前提下最大限度地提高企业盈利水平而采取的一系列内部控制措施。

一、建立完善的企业采购内部控制制度的必要性

近年来，因为企业采购环节内部控制不合理、不严密而产生贪污腐败案例屡见报端，采购过程缺乏透明度，催发了以权谋私、暗箱操作、收受回扣等问题的产生，让企业蒙受了巨大的经济损失。采购是企业在一定条件下从供应市场获取产品或者服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动开展的一项企业经营活动。在社会化大生产的环境下采购是各单位经济活动最常见的表现形式之一，是企业生产经营的重要组成部分。采购业务的特点使他成为了经济犯罪的重要滋生地和高发区。内部控制是企业内部管理进行运转的一个重要的组成部分，在采购业务中的过程中通过内部控制是企业采购透明化、经济化和合理化。建立完善企业采购内部控制制度，不仅可以防止由于疏忽而造成的违法违规行为，也可以保护企业资产的安全、完整，促进企业的健康的发展，所以完善企业采购内部控制制度刻不容缓。

二、企业采购内部控制失败案例分析

浙江亚伦集团是年上缴利税达2000多万元的地方缴税大户，但是就是这样一个国家二级企业、中国行业百强企业、全国造纸行业重点骨干企业上演了一幕幕上行下效、蛀虫成窝的贪污腐败案件。1993年，王品发出任亚伦集团的总经理、党委书记，1995年开始兼任集团公司董事长。1995年1月到1998年12月，个体商贩陈某几乎垄断了该集团总价款近270万元的水果采购供应生意，在有关政府审计人员的审计下发现有的发票存在涂改情况，并与亚伦集团所购货物数量出入很大。陈某开具的结账发票连号不符合正常发票使用规律。在部分票据中，陈某开票日期与集团下属的实业公司经理签字审批日期相同甚至超前。公司与陈某的货款结算基本上按陈某提供的房地产发票结账，从账面看，陈无利可图，不合常规，部分销货业务由经理自带汇票与陈某一同采购。进行多次分析之后，审计人员认为陈某以房地产发票与实业公司结账，而未开具当地地方税务发票，涉嫌偷税12余万元。而实业公司与陈某大笔水果交易背后的关键人物，正是亚伦集团的总经理王品发。王品发在采购原材料等等一系列事件中，导演了一幕幕金钱与权力交易的丑剧，天网恢恢疏而不漏，经群众举报，检察机关对王品发及案件相关责任人的调查，经调查查明王品发个人折、案金额高达60余万元，龙游县纪委认定其违纪金额28万余元，依法予以收缴。集团内上下勾结上自总经理、副总经理，下至热电分厂小小的煤调度员、采购员等共计20余人因涉嫌受贿、贪污纷纷落马。

亚伦窝案留给我们的思考很多，使我们懂得建立完善的企业采购内部控制制度的重要性，亚伦集团没有建立主要由公司外部独立董事参加的、独立于董事会审计委员会。这样就使得王品发这样的领导层没有受到公司内部控制制度的制约，而无法无天上下勾结成为集团的“蛀虫”。若设立审计委员会则可以：保证公司财务报告制度及财务、会计、法律相关的内部控制制度能够有效地执行；确保内外审计的独立性和有效性；为内外审计、管理层和董事会之间提供有效的沟通途径；确保公司各个职能部门充分发挥各自效能，相互牵制和制约，确保管理层的各种经营管理行为合理合法的进行，杜绝王品发案的再次发生。在水果采购中采购人员未按照公司的计划、要求进行采购，在采购过程中为自己个人利益不通过“比价”而是“回扣”来选择供应商。使得企业利益受损，这种状况在各企业中不胜枚举。采购结束后会计人员不能够遵循规章进行记账，采购成本没有明确的区分，使得成本不能真实反映企业是为采购材料而花费的金额。最后在水果采购的最后一关采购审计人员不能够把握好这一关，以少报多乱开发票。审计人员不按照采购审计的流程行事，导致同一笔采购业务重复付款，票据混乱的情况出现。通过亚伦集团在水果采购业务中，采购人员滥用职权，损公肥私，收受客户回扣和贿赂。我们看到了企业采购存在的诸多弊端，为了防止采购中的这些舞弊行为，我们在采购中不能制定单一供应商，在购置大批货物时应规定参与竞标的企业要有一些合理的有竞争性的书面报价单。选取某一供应商时应提供不选取其他竞争性报价供应商的理由和证据。面对大宗的采购时，对招投标管理应成立评标委员，保证投标工作在公平的条件下进行，最后由采购部门和其他相关部门共同选定中标商家，防止采购部门滥用职权的现象出现，保证选定的中标者会以最优的服务为企业带来盈利最优化。这样“水果采购弊案将不会发生，企业的利益也不会受到损害。

三、完善采购内部控制制度的具体建议

亚伦集团虽为造纸集团，但他的采购弊案仍应为其他企业如笔者所在的施工企业敲响警钟，为防止这样的案件再次发生我们应该进一步完善我们的采购内控制度。

1、完善审计制度、明确岗位分工

防止贪污等违法违纪伤害企业利益现象的出现应规定对采购业务的请购与请购审批，询价业务与确定供应商，采购合同的订立与审议，采购、验收与相关会计记录；付款审批与付款执行等进行职能分离，采购业务的全过程的审批不能由同一部门或个人办理。为了防止企业监守自盗的现象出现，我们应建立完善的采购审计制度，保证企业采购部门审计的独立性，确保采购审计不会受到其他方面的干扰。企业应定时对采购项目进行审查，发现问题应及时处理，问题较大的应报上级领导及有关部门，触犯国家法律的应上报司法机构，不能够包庇犯罪。执行内部核查程序。有能力的企业最好执行严格的内部核查程序。通过独立检查订购单的处理来确定是否收到商品并正确入账；通过定期独立检查验收单的次序，确定采购交易都已各自编制凭单等等。在采购过程中应进行职务或职权分离，如非采购部门提出物资需求计划然后由采购部门执行；相关的账务记录不能由物资的采购、存储和使用人员从事；寻租供应商或索价不能由付款员负责；不能由采购员办理物资的验收工作；付款人不得兼职付款审核；大额的采购业务不能由个人专断审批等。

2、完善采购制度

首先，我们应完善采购内部控制流程，采购作业内部控制流程通过规定物料采购的申请、审批，物料采购的流程、方式、报价和价格审批的规定及相关部门的责任工作职能等的规范企业的采购业务、提高采购效率、明确各相关部门的职能，防范采购不良案件的发生。其次，建立供应商评估管理系统。企业通过一系列的严格考核后通过考核的供应商才能够进行投标，并且对参与投标的供应商建立“合格供应商”档案，档案中应包括除供应商的联系方式和公司地址外还包括明确的缴款日期、交货期限、货物品质及供应商银行账号和信用评价等。供应商档案应经过严格的审核才能归档。这些供应商的档案应根据每次的服务水平及时更新，不能一成不变，企业进行采购时也应优先考虑档案中有着较高服务水平的供应商。最后，建立核价体系。企业采购部门应该对所有已经采购的物料建立一份清晰准确的价格档案，在进行每次物资采购时，应首先将本次报价与档案的物料价格进行比较分析，一般规定采购的价格不能大于档案中的所记录的此种物资价格水平，若大于报价则应做出详细的书面报告。采购部门应定期收集有关的供应价格资讯来分析、评价现有的价格水平，并对归档的价格档案进行评价和更新。

企业采购内部控制是一个持续的过程，应随着时代的变化而变化。我们应该严格遵守采购内部控制制度，否则再完善的采购内控制度也是形同虚设。

[1]霍东：民营企业物资采购风险及其内控制度建设[J].商场现代化，2009（8）.

[2]魏巍：浅析完善企业采购业务内部控制制度[J].渔业经济研究，2006（6）.

[3]郭素娟：建立企业采购内部控制制度的构想[J].山东审计，2003（1）.

[4]李媛：加强物资采购内控审计 提高企业经济效益[J].工业审计与会计，2006（5）.