高校办公室办公自动化建设初探

陈清钦

（集美大学 诚毅学院，福建 厦门 3 6 1 0 2 1）

高校办公室办公自动化建设初探

陈清钦

（集美大学 诚毅学院，福建 厦门 3 6 1 0 2 1）

办公室作为高校的综合服务部门、协调部门，是学校的“枢纽”和“窗口”，办公自动化已经越来越成为其日常工作不可或缺的条件.因此，我们必须加大力度，积极进行高校办公室办公自动化的建设.本文试从系统的功能、必要性和可行性、原则、面临的问题及思考四个方面，对高校办公室的办公自动化建设做初步探讨.

高校；办公室；办公自动化；功能；必要性

在现代办公室工作中，推崇一种新的概念“O A”(O f f i c e A u t o m a t i o n)，即办公自动化，是指利用现代信息技术提供的技术手段改善办公室工作的环境，提高办公室工作的效率与水平.高校办公室，是各项政策的推行者，也是师生的服务者，其办公自动化程度的高低，不仅关系到自身的管理水平，也关系到学校的形象和声誉，办公自动化已经越来越成为高校办公室日常管理工作不可或缺的条件.因此，我们必须加大力度，积极进行高校办公室办公自动化的建设.

1 高校办公室办公自动化系统的功能

1.1 信息查询功能

领导在做出各项重大决策之前需要获取大量的、有用的信息，辅助决策是办公室工作的重要内容.在这项工作中，工作人员的职责主要是进行有关辅助决策信息的收集和处理.利用办公自动化系统，工作人员可以高效率、大容量地查询、检索、阅读、存储各种信息，为领导提供决策支持.

1.2 文字处理功能

文字工作是办公室的主要工作之一.传统的办公方式重复劳动多、工作效率低，不仅浪费时间,还浪费了大量的人力和物力.在办公自动化系统中，文件录入电脑后,可以任意进行编辑、修改、增补或删减，还可以自动校对、调节行距、编码等.各种复杂格式的文件便于再次产生和再形成,并避免或减少由草稿到最终定稿过程中,多次打字输入的工作量,稿件修改到正确无误之前,无需重复打印,极大地提高了文件编制的效率.工作人员还可利用计算机的文档管理系统来完成文书立卷和档案管理工作.在归档时，由于所有收发的文件都实行计算机登录，年终可由打印机按公文顺序打印出各处室承办的文件清单，再根据清单核对归档文件，立卷后由计算机根据原有文件的内容和特征，进行自动编目，实行文件和档案的一体化管理.1.3 信访处理功能

信访工作是办公室工作的重要组成部分.信访处理工作的程序为：登记—呈阅—交办—转办—催办—回告—审查结果—复信—信访归档.办公自动化的软件中具有信访管理功能，这种程序可以在办公自动化系统中得到数字化的体现.可进行信件的登记、阅读、分类并注明主送领导，自办或转办标识，还有自动示警催办，处理完毕还可以根据计算机登录的内容进行自动归卷，这样就大大减少了人工操作繁杂事务，有效地提高了工作效率.

1.4 智能化会议功能

办公自动化系统可以帮助工作人员办好各项会务工作.传统的会务工作经常要涉及到很多方面，而利用办公自动化系统的电子日程表安排会议，在很短的时间内就可以了解到领导的日程安排，从而确定好会议时间，妥善地安排好会议地点、声像设备等，并能通过语音功能做好会议记录，统计会议讨论或选举的结果等等.

2 高校办公室进行办公自动化建设的必要性和可行性

2.1 高校办公室工作的特点决定了对办公自动化的要求

办公室作为高校的综合服务部门、协调部门，是学校的“枢纽”和“窗口”，集参与政务、处理事务、协调关系和提供服务等职能于一身，承担着学校沟通上下、协调内外、联系左右的任务，其日常工作包括文件的收发、起草、归档、查询、领导日程的安排，信息收集上报，对外交流、接待、内部行政管理、信访等.事务繁杂、信息量大，且其工作必须快捷、及时、准确.因此，加快办公自动化建设是提高办公室工作质量和效率必不可少的前提条件.

2.2 降低成本支出的需要

随着高校办公室信息量的日益增加，若仍采用陈旧的办公方式，势必要不断增加工作人员.从资本支出角度来看，建设办公室办公自动化系统相对投入较大，但从长远来看，与单纯的增加人员相比，大大节约了财力.另外，目前高校办公室的信息传递模式仍保留在纸质的形式上，这需要大量的办公耗材和设备损耗.如果通过办公自动化系统，就可以实现无纸化办公，从而大大节约了办公成本.

2.3 移动办公的需要

随着国际化、开放式办学，高校与国内外的交往日益增加，学校中层以上的领导干部会经常因公需要外出考察学习或参加学术交流等活动，致使需要通过领导班子会议决定或需领导亲笔确认的一些紧急的、重要的文件得不到审批，在一定程度上影响了办事效率.这就要求有先进的办公系统获取信息、处理工作.使用办公自动化系统，通过网络的方式传递文件、申请、审批，可以即时到达.还能通过手机短信、邮件等方式自动提醒，确保事务的及时处理.

2.4 硬件条件完善

目前，各高校办公自动化的条件有了较大的发展，基本上达到了人手一部电脑的程度，也新购置了很多的复印机、传真机等办公自动化设备，已达到了办公自动化的初级阶段，办公室实现办公自动化的硬件设施基本具备.

2.5 软件设施条件成熟

随着全社会计算机的普及和网络信息技术的高度发展，各高校都投入了大量的资金建设自己的校园网络，通过不断的完善和发展，基本完成了校园网络化建设，也基本实现了与教育系统网络高速连接、与国际互联网相通.这就为高校办公室实行办公自动化提供了良好的契机.

2.6 办公室工作人员的素质普遍提高随着高校扩招、内部管理体制和人事聘任制度的日益深入,各高校都从应届毕业生中选了一批优秀的、基础知识较为全面的人员为办公室工作人员，他们具有良好的计算机和外语水平，接受新知识速度快；对原有的工作人员也普遍进行了计算机知识、英语水平的培训，使得办公室工作人员熟悉了计算机、复印机、传真机等现代化的办公设备，从而能高效率、高质量地完成办公室各项日常工作.这就为高校办公室实行办公自动化奠定了良好的基础.

3 高校办公室进行办公自动化系统建设应遵循的原则

3.1 规范化原则

办公自动化系统的流程应该是规范的、系统的，才能符合办公室日常工作的要求，使得公文管理、办公事务处理、信息管理、会务管理、决策服务等内容，成为一个流畅的、按照一定程序运行的有机系统.

3.2 先进性原则

办公自动化系统的功能设计应立足于较高的起点，在考虑性能价格比的同时，着重考虑系统的先进性.在软硬件平台的选用上应选择较新的技术，避免因只考虑节省投资而导致系统过早被淘汰，反而浪费投资的结果.

3.3 完备性原则

在利用办公自动化系统提高办公室办公效率的情况下，要保证整体系统的完备性，使得办公自动化系统的数据结构和功能体系能充分满足办公室各项日常工作的要求.

3.4 适用性原则

办公自动化系统应具有良好的人机交互界面而易于使用.

3.5 可扩充性原则

办公自动化系统的要素、编码、功能和数据库应考虑到可扩充性原则，便于扩充维护，以满足将来发展的需要.

3.6 可靠性原则

办公自动化系统必须考虑数据的安全性和可靠性.使机密数据能够集中保护与备份，通过多层的安全控制机制，确保有经过授权的用户才能访问系统资源.要有详细的系统安全日志和程序日志记录所有访问系统的用户，对I P地址加以屏蔽.

4 高校办公室进行办公自动化建设面临的问题及

思考

4.1 办公自动化与传统办公方式的矛盾

传统的办公方式已经运行了几十年，有一套完整的制度和行之有效的方法，一些办公室工作人员已经习惯了传统的办公方式，产生了依赖性，不愿主动去改变.另外，部分年龄较大的工作人员由于计算机应用水平较低，对办公自动化存在畏难、排斥心理.办公自动化与传统办公方式的这些矛盾妨碍了办公自动化的实行.办公室工作人员应该认识到高校办公室实行办公自动化不仅可以大大减轻劳动强度，简化工作程序，提高工作效率和质量，而且办公自动化建设的好坏是衡量高校现代管理水平高低的重要标尺之一.因此，要自觉地、不断地更新观念，从求稳怕乱、安于现状的陈旧观念中解脱出来，主动地接受新的管理方式，克服传统习惯势力，积极参加培训，提高计算机和网络知识的应用水平，进而提高综合业务能力.

4.2 与办公自动化相关的制度尚不完善

办公自动化的应用，如公文的起草、发文、签阅、批示、查阅、传递等均在计算机上进行，目前国家还没有统一的标准，电子文档的法律效力还未得到公认，文件的审核、签批等涉及到电子签名、电子印章问题的，其使用的有效性受到质疑.同时，办公自动化需要建立和完善各种规章制度，才能使工作人员能够接受和严格按规定使用.目前，一部分高校还未建立相关的规章制度，即使己经建立了相关的规章制度，制度也还不完善.这就影响了办公自动化系统的正常运行.因此，在办公自动化系统建设中，要逐步建立和完善与办公自动化相适应的规章制度.现阶段国内尚无立法，学校要制定相关的制度，确保电子公文的合法性；要建立健全的管理制度，使工作人员严格按照规定操作使用.

4.3 办公自动化系统的安全问题

办公室自动化系统要处理、传输、存储的信息具有很高的价值和保密性，但办公自动化系统在建设中较多侧重满足功能性需求，安全设计的针对性、系统性不强，这就容易造成数据的泄露.另外，办公室自动化系统使用最多的操作系统是Wi nd o w s，作为一种商业软件，微软并没有公开Wi nd o w s的源代码，涉及信息安全的核心技术不透明，办公自动化系统建立在一个很难让人放心的基础上.此外，一些办公室工作人员对信息安全知识掌握较少，也缺乏病毒查杀、系统升级等必要的安全防范技能.系统安全需要进行整体规划和综合治理，要通过提高安全意识和加强安全管理，将技术与管理有效地结合起来，对系统提供整体的、全方位的安全保护.具体措施主要有：在互联网之间的连接处加装防火墙和隔离设备；在网络内的桌面工作站上安装防病毒软件；对操作系统进行安全配置检测和加固；运用加密手段，确保办公系统数据的安全性；采用认证机制，对用户进行身份验证、识别和访问控制等.

综上所述，办公自动化系统给高校办公室工作的开展提供了良好的物质基础，在工作中的作用将日益突出.高校办公室实行办公自动化是信息化建设的必经阶段.这是一项基础的、长期的工作，工作人员需要在思维、管理、制度等方面经历一次深层次的、全面的转变，将办公自动化系统广泛应用于日常工作中，进而提升学校的管理水平.

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1673-260X（2010）10-0044-03