浅谈干部人事档案材料的整理

王志丽

（赤峰学院 人事处，内蒙古 赤峰 0 2 4 0 0 0）

浅谈干部人事档案材料的整理

王志丽

（赤峰学院 人事处，内蒙古 赤峰 0 2 4 0 0 0）

干部人事档案工作的整理就是将收集起来的每个人的档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成册，并在此基础上不断对档案内容进行补充.根据《干部档案整理工作细则》要求每个人的档案材料，必须装订成卷，装订后的档案，要做到卷面整洁，全卷整齐、平坦，对于过窄或破损未空出装订线的档案材料，则要在左边缝一条纸边．不符合标准的每份材料，或要逐页进行剪裁、缝纫、加工，或要把材料用衬纸托裱成鱼鳞形或梯形.在目前人事档案管理工作中呈现出许多不足，急需我们采取新措施去解决.

干部人事档案；档案材料；整理

干部人事档案是组织、人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔、任用干部等工作中，形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等各方面内容的历史的、全面的、详细的个人资料.干部人事档案工作的整理就是将收集起来的每个人的档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成册，并在此基础上不断对档案内容进行补充的工作，但目前人事档案管理工作呈现出许多不足，急需我们采取新措施去解决.

1 干部人事档案的整理工作

1.1 干部人事档案整理的类型

（1）新人事档案的整理，是比较系统、全面的整理，主要是对新分配的大学生等转岗或新走上工作岗位的人员的档案进行的整理.（2）对档案补充新内容的整理，是将新产生的一些新的干部人事档案材料补充到档案中去的整理.（3）对档案进行清理的整理，是对档案人事档案按有关文件规定进行清理，是在特定的历史条件下产生的发球特殊种类，一般不常用.整理的主要目的是按有关规定清出历次运动中形成的冤假错安材料.

1.2 干部人事档案整理的方法

（1）集中时间、集中人力的整理.这种方法是管理档案单位在一定的时间内，抽调有关人员集中进行整理.（2）日常工作中的整理.就是档案管理人员在日常工作中，对新接收档案或新形成的材料所进行的收集、归档等工作.

1.3 干部人事档案整理的要求

（1）整理干部人事档案要做到：对收集的档案材料鉴别认真、分类准确、排列有序、目录清楚、装订整齐、层次分明，使每卷档案达到完整、真实、条理、规范、达标的要求.（2）整理干部人事档案的人员，必须努力学习党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，熟悉整理干部人事档案的有关规定，掌握整理工作的副本方法和技能，认真负责地做好整理工作.

1.4 整理干部人事档案工作中的注意事项

整理工作中，集中了大量的档案材料，只有做好安全保密工作，才能保证整理工作的顺利进行，因此要求整理档案的人员必须认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和干部人事档案工作的有关法律规定，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密.（1）在整理工作中，不得私自涂改、抽取或伪造档案材料.（2）不得擅自处理或销毁档案材料.对按规定剔除的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后区别情况予以处理.（3）在整理档案过程中，要切实做好防火和安全保密工作，加强对档案材料的管理.

1.5 干部人事档案整理的准备工作

在整理干部人事档案之前，要做好准备工作对保证整理工作顺利地进行有十分重要的意义.具体包括（1）干部人事档案材料的准备，即在整理之前对所管理的档案进行材料的全面收集.（2）人员的准备.管档卷数多，人员配备少的单位，在整理任务较重时需要抽调人员集中整理.要挑选政治和业务素质较好的党员干部，并具有一定的干部人事工作业务知识的人员参加.整理前要进行严格的业务培训，学习文件、熟悉业务、掌握有关的政策规定，明确工作要求和整理工作的各道工序、步骤及实际操作技术.可采取先试行整理达到标准后再正常开展整理工作.（3）物质准备.首先整理干部人事档案需要专门的工作室，以便安全保密工作.其次，工具、用品要齐全，即整理档案材料要备齐必需的物品和设备，如档案盒、装订机、修补胶、修补纸、切纸机、碎纸机等.

1.6 整理档案的基本步骤

整理干部人事档案一般有八个步骤，即：鉴别、分类、排序、编目、复制、技术加工、装订、验收.

2 干部人事档案管理存在的主要问题

干部人事档案不仅直接服务于干部人事工作，还为开发人力资源、培养、选拔、任用干部等方面提供可靠的依据，但是，传统的档案管理方法在保护和利用档案中存在许多不足，主要表现在以下几个方面.

2.1 干部人事档案载体不统一

《干部档案整理工作细则》要求每个人的档案材料，必须装订成卷，装订后的档案，要做到卷面整洁，全卷整齐、平坦，对于过窄或破损未空出装订线的档案材料，则要在左边缝一条纸边.不符合标准(每页长为2 6.5 c m，宽为1 9.5 c m)的每份材料，或要逐页进行剪裁、缝纫、加工，或要把材料用衬纸托裱成鱼鳞形或梯形.（1）近几年，经常有A 4纸规格大小的材料归档，例如：考生报考的材料，各高校毕业生登记表、成绩单、授予学位审批表，晋升职称审批表等，这类材料，非常难剪裁，一份材料要进行四边裁剪，也很难保证做到装订线适中，不损坏字，真是使档案员左右为难，费时费力.（2）干部人事档案专用的打孔机，在装订时把每份材料都人为地打出3个圆孔，造成了档案的破损，对每份材料的裁剪更是严重地破坏了档案的原貌.

2.2 人事档案的保护和保密不到位

干部人事档案在装订成册过程中，打孔穿线必然要伤害到档案纸张，而且干部人事档案装订后不能固定下来，每年都江堰市在不断补充新材料，按现行干部人事档案不早不晚办法规定，对悼念的干部人事档案材料要在半个月内归入档案袋（盒）内，每两年归档一次，材料归档时，必须把已装好的档案拆开，将补充的新材料与原案卷的相关材料归类，打孔装订成为一册.反复拆装严重缩短干部档案的寿命.另外大量积压材料档案，在库房容易衩灰尘腐蚀，还容易使有害昆虫和微生物传播，污染档案.另外，由于干部人事档案是按人员组卷装订面册的，当查阅其中某一份或某一类档案材料时须将全册档案提供给查阅者，虽然干部人事档案有严格控制的借阅保密规定，但很有可能利用者看了不该看的材料，不利于档案的保密，同时由于对借阅者是整册提供利用，利用时光线、灰尘、自然磨损呀无意摩擦，对档案损坏程度加大，都不利于档案的保护.

2.3 重复的整理工作使管档人员无暇顾及档案信息

干部人事档案最大的特点是每个人的档案内容是不断充实丰富的.随着干部个人实践活动的逐步增加，每个人每年都会形成新的材料.如果按一个人从开始工作，到退休，按现行规定每两年装订一次，一个人档案在退休前就要反复拆、装近二十次，有特殊情况需要查看档案材料，拆装档案的次数就会增多.如此重复性劳动，浪费大量的人力、物力、财力，不仅破坏了档案的原始面貌，还使管档人员整天忙于体力劳动，不暇顾及人事档案信息，减弱工作积极性，还使管理工作停留在浅层基础上，无法深入开发取得突破性发展.

2.4 传统整理方法不利于档案的利用

由于借阅者在装订成册的案卷中查找材料时,至少要将整个案卷翻阅一遍，无数个借阅者就将案卷翻阅无数遍，增加了对档案的磨损，减少档案寿命.另外装订成册的档案也不利于复印，反复拆装档案将会破坏档案材料.

3 干部人事档案整理改进措施

按照《干部档案整理工作细则》的规定要求，整理干部人事档案，做到：真实、完整、规范.整理好的干部人事档案应以实用、方便、利用为主要目的，根据以上所述传统档案管理方法存在的不足，应采取有效的改进方法，下面简单说一下自己在干部人事档案整理过程中的一点看法.

3.1 档案盒的改进

目前采用的干部人事档案盒为略大于1 6开，因为在整理中执行干部和职工档案整理工作有关要求，案卷内纸张全部要采用1 6开纸型.对大于1 6开纸型的材料要进行折叠、裁剪，小于1开纸型的材料要进行托裱.为了保证案卷的整齐美观，档案人员对这些大小不一的纸张要进行全方位的技术加工：或进行剪切，或折叠，有些小的纸张还要进行裱糊，对那些因字迹而影响装订的还要进行加边处理.而近几年所形成的档案材料多数为A 4纸，这类材料，非常难剪裁，一份材料要进行四边裁剪，也很难保证做到装订线适中，不损坏字，因此建议采用档案盒长宽稍大于A 4纸的，其大小为长3 1 0 m m、宽2 2 0 m m、厚4 c m的干部档案专用盒.

3.2 干部人事档案案卷不裁剪，不裱糊，不拆借，保持原貌

由于干部人事档案材料立卷装订方法繁琐、复杂，标准过于苛刻，每页都要裁剪，使得拆卷装订成为档案人员一项沉重负担.在《归档文件整理规则》已正式实施的情况下，我们应该用新的思维、新的理念来思考人事档案管理工作的各个环节，要改变束缚了我们几十年的传统的整理装订方法.将干部人事档案材料以件为单位进行装订、分类、排列、编号及编目，然后按十大类材料（履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料、学历和职称材料、政治历史审查材料、参加党员材料、奖励材料、处分材料、工资变动干部调动任免等材料、其他供组织参考的材料）分类，采用“文件级”整理的方法，在每大数码中按照文件材料归档的先后顺序编制一个件号，每件上加盖档号、件号章，同时每一类的首页前附上一页“类别内目录”然后使用一个特制的不锈钢夹子夹住，这样既可与其他类别区分，同时了方便查找提高效率.如此整理好后，将该人的所有档案材料装入档案盒内，一卷人事档案就可放至档案架上了.这种整理方法与案卷整理法相比较有很多优点，既有利于档案材料的保护也加强了人事档案的安全与保密工作，减少档案整理过程中的繁琐工序，提高工作效率.

3.3 采用“代件卡”方法

借鉴文书档案的“代卷卡”的方法，干部人事档案的借阅也可采用此方法，印刷出代件卡，借走了档案材料中的哪份材料除了在借阅登记本上进行严格登记外，还要认真填写一份代件卡，插入在被借走材料的位置上，以便查看及归还材料时查找，借出的档案材料不论多少必须用档案专用袋封口，以防丢失，也有效解决了利用和保密的矛盾.

3.4 提高管档人员素质，提高办事效率

一个干部职工档案是由各个不同时期、不同内容的档案材料积累形成的，如果管档人员重复拆分和装订档案则会降低其积极性，这就要求一方面要改变传统档案管理方法，按“文件级”整理、灵活查找、节省人力、物力、劳力，提高管档人员的办事效率，另一方面提高管档人员自身素质，培养他们任劳任怨、勤勤恳恳的优秀品质，拥有一批具有不急不躁、对工作不挑三拣四、认真负责、生活作风优良的优秀管档人员，这将是干部人事档案的管理工作一个制胜的法宝.

〔1〕高湘洪.人事档案管理工作的几点思考[J].档案时空，2007(12).

〔2〕吕春影.人档案管理中存在的问题及完善措施[J].蹼阳职业技学学报，2004（11）.

〔3〕潘姝.人事档案管理现状及对策[J].丽水学院学报，2009（6）.

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