浅谈现代档案人员对电子文件的管理及应用

江玲玲

（蚌埠学院，安徽 蚌埠 2 3 3 0 3 0）

浅谈现代档案人员对电子文件的管理及应用

江玲玲

（蚌埠学院，安徽 蚌埠 2 3 3 0 3 0）

所谓电子文件，即指以计算机磁盘、光盘等磁性材料为载体，由计算机等现代的办公设备来进行迅速处理与传递的文件材料.电子文件作为非纸质文件，不受时间、距离的影响，可以实现资源共享，并且大大减少了保存场地的面积.本文将就现代档案人员在档案工作中关于电子文件的应用与不足进行分析，并对其管理与安全措施作出一些建议.

现代档案；电子文件；收发保密；管理应用

“十一五”期间的档案信息化建设首要任务，即是进一步加强档案的信息化建设与资源共享，实现社会信息化.因此，现代档案人员对于电子文件的管理应用就突显出重要.本文将就此展开论述.

1 档案工作中电子文件的应用优势以及不足

档案事业的发展，人工智能模式的识别系统，已经被逐步推广应用，有助于档案的真实性鉴别.此外，新型的流媒体技术也在档案多媒体中开始采用，为用户利用网络来远程获取时基性强、数据量大的多媒体档案提供了条件.在档案信息公众服务方面，我国也建立了众多的数字档案馆.

例如沈阳市档案馆等借助于光盘存储器实现的档案全文信息存储与检索系统；清华大学档案馆对多媒体档案的信息处理；浙江省档案馆采用的自动标引技术；以及北京市档案馆等将部分档案管理信息联机进入互联网实现共享等，现代信息技术的应用，提高了档案的管理水平.

现代档案工作中，电子文件在管理应用过程中有以下几种特点与不足：

1.1 电子文件方便修改，且不易留改动痕迹.电子文件其内容便于修改的特质，使其内容发生变化相对纸质文件的可能性要大得多.目前，一些现有的防止伪造电子文件技术也处于初步阶段，不仅造成人们感到难以确定电子文件内容的原始性，也使电子文件在网络上传递的过程中有被非法截获或更改的可能.

1.2 电子文件技术更新迅速，格式易变动.由于计算机软硬件技术的更新换代十分迅速，进而基于此的电子文件也因此需要改变自身结构、格式来适应技术的变化.致使电子文件经过长期保存情况下，很有可能会在结构与格式上同最初形式相比有所不同.

1.3 电子文件无固定载体，并且不具有特定字迹.电子文件不具有固定存储的载体，以及特定的字迹.并且可根据使用者的需要，采用不同方式的输出.但也由于电子文件这一特性，使得需要进行长期保存的电子文件，在经过定期的复制、裁体的转换过程后，难以通过载体与字迹途径判定其完整性.

1.4 电子文件的签署技术尚未普及，因此，在法律效力方面，尚无法实现电子档案的凭证作用.

1.5 现代档案工作人员有待提高应用管理电子文件的素质.电子文件管理作为一门新型档案管理的学科，需要档案人员不仅应具备档案管理的知识，同时需要尽快掌握相关的计算机技术，对电子文件进行有效的管理.

针对上述特点与不足，档案工作中电子文件的应用效率的提高，需要依托于信息技术的进步及其相关法律的建立与完善.同时需要建立科学完整的管理制度.

2 电子文件的保密与安防技术

2.1 文件加密技术.电子文件可以用双密钥码进行文件加密，即在网络中，每一位加密者配有一对密钥：一个是加密密钥，可以公开；另一个解密密钥，需要进行严格保密.发方须使用收方公开的密钥发文，而收方则用自有的解密密钥进行解密.如此，任何人都可以使用公开密钥来向收方进行电子文件的发送，只有收方能够识别此加密电子文件的内容.由于使用不同密钥进行加密与解密，因此他人无法从所截获密文中解出原文内容，从而保证文件传输安全.

2.2 防写入技术.防写入技术是指采取不可逆的记录介质，从而防止用户对电子文件的内容加以更改.例如可以将文件设置成“只读”的状态；或者在存储过程中使用只读光盘，使用户只可以读出信息而并不能写入或删除信息；或利用一次写入性光盘，用户只能进行读信息与追加记录的操作，不能删除原有信息.

2.3 文件签署技术.文件签署技术，有两种方式：手写式光笔签名与证书式数字签名.手写式光笔签名，是指由专用光笔在屏幕上直接签名，形式直观、真实；证书式数字签名，是指采用上文提到的“双密密钥”手法在电子文件上签名，数字签名是采用特定的字母数字串，发送方利用自身不公开密钥来对所发出电子文件进行加密的处理，进而生成“数字签名”，其与电子文件一起进行发出，与此同时，一并带走可使数字签名生效的公开密钥.而相对应的，接收方则使用发送方的公开密钥而运用特定计算方法来对签名进行解码检验.若结果位字符串与传输一致，则可以断定两点：首先，此电子文件来自发送方，并且内容未被人作过修改，从而得以证明其原始性；其次，发送方必须承认此份电子文件确实由自己发出，全权负责其产生的效应.使用此种签名方式，需要向例如电子邮件安全认证站点、数字标识授权机构等专业的技术管理机构进行注明，这些机构主要负责向用户进行有限期密钥与数字证书的发放，并进行用户有效身份的认证.

2.4 信息封锁保存技术.信息封锁技术的原理，是指计算机将电子文件的信息资源储存到保险柜内，进行永远留存，若因误操作或病毒影响而使外部的信息资源受到破坏，计算机即可以从保险柜内提取原始信息，实现计算机的零维护.此种方式操作简单迅速，不过于占硬盘空间与内存，即插即用，智能集成.

2.5 身份验证手段.身份验证手段，可以防止无关人员侵入系统进行文件或数据的非法访问.常见方法即为授予合法用户“通行字”，借以代表该用户的身份.其中，通行字可以由数字、字母或者特定的符号组成，并且保证只由用户本人与计算机系统所知.合法用户进入系统进行访问时，首先需要输入通行字，然后计算机自动将该通行字与有关该用户资料进行验证访问，若验证不合格，则系统拒绝访问.

2.6 访问控制技术——防火墙.防火墙作为一种访问控制技术，是指在网络边界上建立网络通信监控系统，从而监测所有通过的数据流，允许符合条件的信息通过，拒绝含有潜在风险的信息.实现防火墙功能，所用的技术主要有：数据包过滤、应用网关与代理服务等.防火墙可以实现网络的安全，使被保护网络的信息与结构不受侵犯，从而保护网络电子文件的真实性.

2.7 网络隔离技术.网络隔离技术，是指在一台计算机上利用物理隔离实现内网和外网之间的隔离.从而确保计算机外网在遭到攻击与毁坏之时，内网能够安全，保证网上文档系统的保密安全.

上述信息保护技术的采用，确保了计算机的信息资源安全.现代档案工作者可以针对以上技术进行研发，确保电子文件的应用发展更加完善.

3 现代档案对电子文件应用的管理措施

3.1 建立完善的电子文件的管理与监督制度.完整的审查制度的建立，可以从源头上确保电子文件的原始性与真实性.在电子文件系统中，应使用规范的语言与格式.监督与审查制度可以明确具体管理措施，提高电子文件管理人员的责任心，使其养成认真负责的工作作风.

3.2 电子文件的管理过程职责明确.电子文件由生成至归档通常经过多个部门，这些部门在工作中互有交错的范围.同时，对于合作制作的电子文件或者一些大型的辅助设计项目，则必须要明确电子文件管理体系与职责范围，特别是制作人员的职责范围.从而避免由于误操作或者有意的增删改而造成电子文件失真.

3.3 电子文件全过程管理制度的建立.电子文件的全过程由形成后以防处于分散状态下而发生信息丢失得收集、积累工作开始，经过整理与归档保证电子档案原始、真实与完整性，通常还会进行电子文件的移交、保管过程，以及保密手段与鉴定检查过程进而结束.由于电子档案的使用有许多便捷之处，同时也带来许多不安全的隐患，因此，对于电子档案的开发利用的加强管理显得尤为重要，只有建立健全的电子文件全过程的管理制度，才能确保最终归档电子文件的可靠性.

3.4 电子文件管理记录系统的建立.电子文件不同于一般的纸质文件，纸质原件中包含的内容以及形式特征不会因移交等过程而发生变化，可以确保其原始性.但是电子文件在形成后，会由于载体与格式的转换而改变自身的存在形式.因此，需要有相关信息对电子文件的内容是否发生变化进行证实，否则将难以确认其原始性.所以有必要为电子文件建立形影的记录制度.记录系统应从文件的收集、积累开始，记录电子文件的管理与使用状况.从而成为证实电子文件是否真实可靠的有效依据.对于在网络系统上进行收集、积累阶段的电子文件，可由网络系统自动记录的功能来记录有关信息；而对于通过存储载体进行收集与积累的文件，则要加以必要的人工记录.

3.5 档案人员业务素质的提高.电子文件的管理，一方面需要增加计算机专业的系统分析、设计人员进行软件编制与硬件维护.另一方面，现代档案人员需要提高自身业务素质，从而能够系统与科学的进行电子文件管理操作.做到不利用部门电子文件系统进行个人事务的处理；不利用电子邮件系统访问未经授权的信息；不得私自侵入他人系统，不盗用他人密码与信箱；不利用部门的电子文件系统进行非法消息的传播.

总之，对电子文件的管理是摆在档案工作者面前的新课题.我们必须重新审视档案工作者的职责和任务，据此调整工作思路和更新知识结构，既要懂得纸质文件的一套管理方法，也要懂得电子文件信息形成、传输和管理的操作知识，以适应电子时代的需要.

〔1〕何佩婷.档案管理中的问题分析及其安全防范措施[J].建筑安全，2010(2).

〔2〕洪京玉，陈美荣.关于归档纸质文件与电子文件整理的思考[J].兰台内外，2009(2).

〔3〕马燕.档案信息化管理体系构建的思路[J].中国交通信息产业，2010(1).

〔4〕王苹.浅谈电子文件归档管理[J].航空标准化与质量，2010(1).

〔5〕马兴国，郝长虹.电子文件对档案工作的影响及对策[J].兰台内外，2009(2).

〔6〕于英香.我国电子文件管理研究的三次转折[J].档案学通讯，2010(1).

〔7〕董小鸥.浅议建立电子档案文件的归档制度[J].机电兵船档案，2009(2).

〔8〕林卫华.电子文件档案管理存在的问题及对策分析[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2010(1).

G 2 7 1

A

1673-260X（2010）10-0164-02