高校人事管理信息化建设的障碍性因素及对策分析

王乐平，扬 帆

（中国井冈山干部学院 人力资源部，江西 井冈山 343600）

高校人事管理信息量大、面广，包括全校教职工的基本信息管理（如年龄、籍贯、学历等）、工资福利、职称评聘等信息。同时，高校人事信息还会经常发生变化，如职称、职务变动、工资变动、人员的调入、调出等。这就要求高校人事管理部门不仅要处理好繁琐的信息，还要对信息进行及时的更新，确保数据的准确性，使人事管理信息与人事变动保持一致。但是，在人手少、工作重、时间紧的情况下，高校人事信息更新具有一定的滞后性。要解决这一问题，加快高校人事管理信息化建设是比较好的方式。人事管理信息化就是在传统人事管理的基础上，以计算机网络技术为依托，借助现代化信息处理工具，实现人事管理高效化、网络化、规范化、无纸化。通过人事管理信息化建设，高校人事管理人员能从繁复的半手工工作中解脱出来，能用更多的时间和精力来关注人事制度的规范化与合理性，致力于人力资源的优化组合与配置，以提高管理的层次、水平及效率[1]。

一、加强高校人事管理信息化建设的意义

1.加强高校人事管理信息化建设是深入进行高校人事制度改革的需要

高校人事制度改革正在深化，取得了可喜的成绩，比如高校用人制度已经逐步由“聘用制”代替“终身制”，人事档案交由人才服务机构管理，高校的人事部门只需要通过网络，就能将所需人才的基本信息从人才服务机构信息网上下载并保存起来，变档案实体管理为人员信息管理。[2]但是，由于种种原因，高校人事制度还存在着一些弊端，如教职工不同程度上有着“铁饭碗”，坐 “铁交椅”，吃 “大锅饭”思想，这需要加快高校人事管理信息化建设的进程，建立高校人事信息化管理系统，改革创新观念。

2.加强高校人事管理信息化建设有利于实现高校人事管理的转型

目前，大多数高校人事管理主要是以“管事”为中心，注重的是控制与管理人，属于行政事务式的管理。而现代人事管理思想提出要以考核和激励为手段，注重对人力资源进行有效开发，实现最优组织绩效。这是以人为本思想在组织人事管理的具体应用，远远超出了传统的人事管理范畴。要实现高校人事管理从传统向现代，从偏重人才管理向偏重人才开发，从微观行政事务向宏观人才战略的转型，就必须加强高校人事管理信息化建设。只有如此，才能将人事工作中一些必要的、常规的程序简约化、标准化，把人事部门从许多冗杂的、繁琐的事务性工作中解脱出来，促使人事部门将更多的时间和精力投入到理论思考和战略决策中，更多地关注于战略性人力资源开发，包括工作人员发展、职业生涯规划、人力资源成本评估、人力资源战略决策等。

3.加强高校人事管理信息化建设有利于提高人事信息资源利用率

传统的人事信息资源大都是以纸为载体的实物资源，不便携带，同时由于保密等原因，对其利用率不高，只有在必要的时候才会用到它们，属于“被动”的利用。[3]实现人事管理信息化后，各种人事信息资源以磁信号和数字信号的形式出现，在做好保密的前提下，能够非常方便地进行查询和使用。而且还能运用人事管理信息化系统，对人事信息资源进行分析整理，做好人才分析和预测，为进行人力资源战略管理提供可靠资料。

4.加强高校人事管理信息化建设有利于规范人事管理工作流程

高校人事管理工作内容繁杂、体系庞大，千头万绪，却又牵涉到教职工的切身利益，不能有半点马虎和懈怠。加强人事管理信息化建设可以更好地理顺人事管理工作的各项流程，使得人事信息、师资管理、教师业绩考核、薪酬管理等各项模块有机地统一起来；可以规范人力资源管理的各个业务流程，如招聘流程、绩效管理流程、员工培训与发展流程、员工职业计划、离职流程等。

二、加强高校人事管理信息化建设存在的障碍

1.说起来重要、抓起来次要

有的领导如“局外人”般对待人事管理信息化建设，不主动了解、不加以重视，对其必要性认识不足，行动上缺乏动力。这种认识上的不足必然导致在推进信息化建设的过程中出现一些消极的行为，如对人事管理的认识还只停留在日常性、事务性阶段，对战略性人事管理信息化建设重视不够；或者往往把人事管理信息化建设理解为利用信息技术设计一个考核体系，或者建立一个薪酬系统，而不对管理模式进行全方位的配套改革，客观上造成高校人事管理信息化建设“说起来重要，抓起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”的现象。

2.思想超前、行动滞后

有的人以超前的思维对待人事管理信息化建设，让各个业务科室按照工作需求的方式汇总信息化建设需求，然后按照这些需求去进行建设，总想找到一套大而全的“完美”软件，追求一步到位，结果往往是：每科室都会提出许多个性化需求。因为大家都想着，要趁这次机会把需求提全，使所有工作都达到信息化。事实上，由于经费、技术等因素的制约，有些高校连基础数据库都还没有建立起来，仍处在信息无法共享、各自为政的阶段，虽然想要一步到位,但行动上却远远落后。

3.重复建设、各自为政

在人事管理信息化建设过程中，还存在部门各自为政、重复建设的现象，缺乏统筹规划和协调。由于管理职责不清，分工不明，常常为了单一的人事管理事务单独建一套数据，信息资源呈“离散型”，突出的表现为人事基础信息的各自为政，在高校管理各部门中均拥有各自的人事基础信息库，同时各自对信息库进行维护。如教职工的职称、培训与培养信息主要在师资科，学校教职员工的进出管理工作以及内部调剂管理信息则归属于人事科，而工资、福利待遇、社保医保以及人事档案信息则集中在劳资科。在人事部门以外还存在着大量的教职工人事信息管理工作，包括教职员工的教学信息管理归属教务部门，科研项目与学术论文信息集中在科研管理部门等。[4]

4.人事工作人员信息素质高低不一

信息素质是指个体对信息及其特点，价值的认识和获得、利用、开发信息等方面的能力。它集中表现在对信息技术的操作和应用能力上。评判一个人信息素质的高低，不是看掌握信息量的大小，而是看他对信息的操作和使用能力的强弱。对于人事管理信息化建设来说，人事工作人员信息素质具有至关重要的作用。因此，对高校人事工作人员的素质提出了较高的要求。但是，纵观高校人事工作者队伍，呈现水平参差不齐的特征。整体文化水平、技术程度距信息时代的要求还存在不小的距离；信息工具运用能力程度也不很高，习惯于传统的信息建设、管理和信息交换的方式方法；在思想观念上还没有跟上信息时代的发展；不能对数据进行深层次分析，无法为科学决策提供必要的依据，这种状况势必影响高校人事管理信息化建设的进程。

5.规范欠缺，准确性不高

不能及时准确地提供可靠的统计报表和相关分析数据，制约了管理层决策的及时性和准确性。管理职责不清,分工不明。常常为了如工资调整、人员变动等单一的人事管理事务单独建一套数据，人事管理信息冗余，最突出地表现为多头建立各自的人事基础信息库,导致各自对信息库进行维护，信息的准确性、完整性、一致性、时效性难以保证。这就造成了人力、设备资源的严重浪费,工作也难以理顺，效率低下。

三、加强高校人事管理信息化建设的对策

1.思想上要高度重视人事管理信息化建设

领导认同和重视是高校人事管理信息化建设取得成功的有力保障，人事管理部门主动、积极的工作是其不断推进的助力。领导的重视能为人事管理信息化建设提供必要的权力保障，可以在政策、资金、人力、技术等方面给予重点扶持，在管理理念和管理方式方法的变化、组织机构和岗位调整等问题上能够统一步调，同心协力，有效调度各方面的力量。人事管理部门的重视有利于做好人事管理信息化建设的具体事务，推进信息化建设的发展。如认真做好系统的维护和管理工作，掌握各种数据的加工与处理的方法，深入挖掘和发现有用信息，为学校的人力资源规划、决策提供科学、可靠的信息。

2.循序渐进、稳步推进

人事管理信息化建设是一项长期的事业，是一项复杂的系统工程，一定要立足实际，循序渐进，注重实效。目标不能定得过高，不能追求一步到位，要有步骤、分层次进行，先打基础，后谈应用。首先要做好信息收集、存储工作。人事管理信息的收集、存储是人事管理信息化建设的前提。因此，在启动阶段，必须全面收集所有人的有效信息，认真核实，确保信息的完整性和准确性。其次，要建立人事管理信息数据库。要建立一个包括招聘、培训、调配、绩效考核、薪资、职称、档案管理、离退休、劳动保险等基本业务处理功能的高校人事管理信息数据库。提高人事管理的工作效率，使高校人事工作者有更多的时间考虑如何提升人事管理水平。最后，要加快高校人事管理信息网络化建设，实现人事管理业务的现代化、规范化、流程化。要积极开发人事工作服务软件，如教职工职称申报系统，考勤与薪酬管理系统等，将人事部门从传统的人事工作中脱离出来，并利用网络建立自助服务系统，完成三步走的过程，即人事信息数据库—人事信息网—校园网建设。

3.加强人事管理信息化队伍建设

在人事管理信息化进程中，信息系统只是管理的辅助工具，其价值的大小，最终取决于人。没有一流的人事管理队伍，就不会有一流的信息化水平。在人才的拥有方面，高校具有得天独厚的优势，既有信息化教师队伍，又有信息化管理队伍，还有信息化技术维护队伍，和信息化理论研究队伍。但是，精通信息化技术的人事管理人才还是比较匮乏，有的是只懂信息技术，不懂人事工作；有的只会人事工作，而没有掌握信息技术。因此，高校要大力培养复合性的信息系统管理人才，要不断加强人事工作者信息技术培训，有针对性地设计培训方案，在培训内容上做到人事管理与信息技术应用并重，增强培训的实效性，造就一支具有较高水平的信息技术应用能力和人事管理能力的人才队伍。

4.加大人事管理信息化建设投入

俗话说，兵马未动，粮草先行。加快高校人事管理信息化建设的进程，需要财力、物力的保证，其中经费的保证是很重要的因素。在目前高校经费偏紧的情况下，要采取国家投入与学校投入相结合、校内投入与社会支持相结合的办法，积极筹措人事管理信息化建设资金，确保项目的顺利实施。同时，高校可充分发挥自己在信息学科方面人才和科研的优势，加快推动人事管理信息领域科研成果的转化，建立新的经济增长点，把人事管理信息化建设引入良性发展的轨道，促进高校人事管理信息化建设健康地发展。

四、结语

高校人事管理信息化是高校人事管理的基础性工作,对促进人事管理科学化、提高人事管理水平、保障人才安全具有重要意义。事实表明:高校人事信息化平台能够为高校管理者提供全面、准确、及时的信息,为科学决策和了解人事动态提供重要依据。高校借助于现代信息技术有效地实施人事管理信息化，无疑给人事管理工作带来了一次质的飞跃。

[1]丁春忠.高校人事管理信息化的三维阐释[J].苏州大学学报：自然科学版，2007（10）.

[2]陈发益.探析信息化下的高校人事档案工作[J].黑龙江史志，2009（13）.

[3]郑少锋，王平平.浅析高校人事管理信息化[J].宁德师专学报：自然科学版，2009（2）.

[4]黄含其,谢陶.论高校人事管理信息化建设[J].湖南商学院学报，2008（12）.