浅析图书馆办公室管理工作分析

赵宏伟

(通河县图书馆 黑龙江 通河 150900)

1.图书馆办公室管理的内涵、性质

从狭义上讲图书馆办公室的管理工作，就是文件的收发、传阅、起草；档案的管理；协助领导制定图书馆各项规章制度和管理条例；负责图书馆的安全保卫，环境卫生；图书馆公共设施及设备维护和报修；退休人员和临时工的管理工作；组织全馆活动；安排有关会议；全馆人员的发放领取钱物等。主要是完成日常工作和领导交办的各项任务，做好馆长的助手，协助馆长做好图书馆的管理工作所以说它主要特点是事情有大有小，事多事杂，主要是一些辅助性、服务性工作。从广义上讲图书馆的办公室管理包括从图书馆的整体利益出发，同其他职能部门都有或多或少、这样或那样的联系。如:人员的变动，岗位聘任工作，年度考核，职称评定等要与人事处打交道；每月工资奖金的考勤报表，平日的各类票据报销，领取支票，每月加班费、晚班费的领取，与财务对账以及涉及到的财务的工作等要与财务处打交道；每半年一次的每月的工会会费上交，平日馆里或工会组织的各类职工福利活动或事宜要与工会打交道；平时图书馆设备设施维修，临时工的管理要与总务处打交道。所以说它与图书馆各方面的工作都有联系，图书馆办公室的日常工作与其他部门有着许多避免不了的联系，因此要想出色的完成这些工作，需要其他部门的支持，在同这些部门的协调配合中完成工作任务。从这个意义上讲，图书馆的办公室管理工作具有宏观综合性管理的意义。

2.图书馆办公室管理的四个必要条件

2.1 依靠现代化管理思想的理论和方法

图书馆办公室管理是建立在管理的基础上的，其重点关键在于管理的过程，内容包括如何计划组织策划，如何进行人事管理，如何指挥控制下属部门。包括管理思想现代化，管理方法科学化，管理手段的自动化等。图书馆的办公室管理工作具有管理工作的性质，其实它就是管理工作中的一种。所以管理者更多地掌握管理的原理与方法是有益处的，这样才能充分发挥人力、财力、物力，才能更好地运用现代化管理理论指导图书馆的办公室管理。

2.2 工作的程序、原则遵循行政

由于图书馆办公室管理的工作性质，许多工作，如:处理公文，办理事宜，对外联络，准备会议等涉及了许多行政管理程序。懂得行政学知识对于规范的起草公文、制定合理的规章制度等工作也是有很大帮助的。

2.3 需要图书馆相关知识

图书馆的管理工作，利用图书馆特有的信息资源为群众提供服务，为科研服务，不同于一般的办公室管理工作。它涉及到图书馆学和情报学等专业知识，以及信息管理等知识。随着互联网的普及，数字化革命浪潮的掀起，使图书馆在信息化建设的过程中的地位和作用得到了提高，随着信息化建设的大力开展，图书馆建设也成为其中重要的工作。在这种形势下如何利用图书馆专业知识做好图书馆管理工作，在图书馆自动化、网络化的完善深入中，为广大读者以及科研人员提供更优质的信息服务是摆在我们面前的一个迫切和艰巨的任务。

3.搞好图书馆管理在其特定的大环境下所要把握住的原则

3.1 要遵循科学管理的原则，应用先进技术和手段

图书馆办公室管理同许多管理工作一样都要遵循科学管理的原则，要根据其秘书工作、行政工作、档案工作的特点，结合图书馆工作的规律，除把现代管理的先进思想运用于管理工作中外，还应关注现代管理的最新方法，把最新研究成果运用到实际工作当中。

随着社会上信息建设的开展，网络的逐步完善，涌现了许多现代化的技术和先进手段，我们应努力创造条件，学习和掌握科学管理技术与手段，并把它应用于图书馆的管理中去，促进管理工作科学化，提高办公效率。

3.2 要明确其所处的大环境

要明确图书馆的管理所处的大环境以及在大环境中所处地位、作用、任务。不论图书馆管理采取何种方式、方法、手段，图书馆管理都要明确围绕公共图书馆的为广大群众服务为中心任务的原则，同时建立自己的管理目标，既要考虑到图书馆内部系统的协调，又要自觉地服务于社会这个大环境的管理工作，这样才能发挥最大作用，为社会经济建设做出最大贡献。

4.搞好图书馆办公室管理、图书馆管理的几点设想

4.1 提高人才的素质

要想搞好图书馆办公室工作，图书馆管理人才不仅要掌握一定的图书馆学、情报学专业知识；还要广泛涉猎其他学科知识，尽可能多地掌握管理学、行政学、秘书工作的知识；具有组织协调能力；为适应当今信息化现代化社会的发展，还应掌握一定的计算机知识；要有强烈的信息意识；培养敏锐的观察能力。这样才能适应现今社会发展，适应图书馆管理工作的不断发展的要求。

4.2 要想使图书馆管理工作再上一个台阶

需要办公室多向图书馆工作人员提供信息专业知识培训的机会，建立一套规范的培养人才的体制，应把训练一支信息专门人才，具有较强专业性的高素质的队伍作为搞好图书馆工作的一个长期目标。建立一套科学有效的管理制度。

根据图书馆办公室工作特点，制定一套规章制度。从岗位聘任责任制，业绩考核制度到每天日常行政办公需遵循的规章制度。比如岗位聘任制可两年一聘，采取公开招聘、竞争上岗的方式，符合上岗条件的都可参加竞聘，竞聘的过程公开，本着公正的原则。考核制度也应严格按制定的制度执行，按照制定的考核标准自评、互评，成绩记录在册，作为奖励晋级，评先进的依据。平日行政工作严格执行一些规章制度，如:大到档案管理规章制度、财务管理制度，小到例行会议记录、福利发放制度。夜班费、加班费、考勤费每月按日期发放并记录，遵循一定规律，不能条理不清、混乱一团。公共财产、公共设施管理也要遵守一定的管理制度，损坏的公共设施及时报修，报废的机器和新进的设备要编号、填卡，上报设备科，每年与设备科对财产账，图书馆部门内部也需重新对账签字。总之，图书馆办公室日常行政工作应严格按各项规章制度进行，做到有章可循、有法可依。通过制定合理有效的规章制度使之有条不紊地进行，决不能条理不清、混乱不堪。

结语

用哲学的观点来看，一切事物都处于不断发展变化中，图书馆办公室管理也是在不断发展变化的，总是在不断提出新的要求。必须与图书馆的工作发展相适应，与现代社会图书馆的发展相适应。探索图书馆管理的科学理论和方法，提高办公室的管理水平和工作效率，可以减少工作中的失误；实现管理现代化；提高工作效率；达到高效地利用图书馆的人力、财力、物力，高效地利用图书馆资源的目的；对于更好地利用馆藏为公众服务，建设现代化的数字化图书馆也具有重要意义。不断提高办公室人员管理水平还可以建立一支高素质的图书馆管理队伍；对于科学地管理图书馆，实现图书馆的工作现代化具有重要意义；可以推动图书馆管理工作的改革与发展，为建设和谐社会贡献力量。因此在实际工作中，我们要不断总结经验，不断改进管理方法，不断研究新情况、新问题，把图书馆办公室管理工作推上一个新的高度。为图书馆的发展贡献一份力量，为广大群众提供更优质的服务。为把公共图书馆建设成为一个重要文献信息中心，为科研提供优质服务的学术性机构，我们还需不断努力，提高管理水平，提高管理素质，使之成为一个适应现代社会的网络化、自动化的数字化图书馆。

[1]王志华.我国现行图书馆管理体制与内部运行机制的改革初探[J].图书馆论坛,2006,(5).