档案管理软件应兼顾通用性与专用性

介文红

（开封大学 河南 开封 475004）

档案信息化在很大程度上就是实现档案馆（室）工作信息化，而其中最重要的物质条件就购置档案管理软件。档案馆（室）获得档案管理软件的方式通常有两种，一是由自己的I T人员或I T公司按照档案馆（室）的要求定制开发，另一种是在市场上直接购买I T公司开发好的商业化软件，两种方式在通用性与专用性方面各有所长，却始终是一对难以调和的“矛盾”。

一、档案管理软件定制开发与商品化软件的“长短”

无论是那一种档案管理软件从开发者的角度来看只有两类:一类是针对某一具体档案馆（室）需求定制开发的软件系统，另一类是针对一类档案馆（室）共性需求开发的通用商品化软件产品。

定制开发这种方式的优点是能够最大程度地从某一档案馆（室）的实际业务管理需要出发，开发出适合该档案馆（室）个性特点的管理软件系统。由于没有商业推广的可能，其缺点非常明显：

（1）开发费用高昂。由于没有商业推广，不存在分摊的可能，开发费用自然高出商品化软件许多。

（2）开发周期长。由于单个软件开发的总体效益不高，因此开发者不可能同时投入大量人力，从而使开发周期变的很长。

（3）可靠性与稳定性较差。由于软件不可能经过长时间的运行才投入使用，存在可靠性与稳定性方面的风险。

（4）维护困难。为了防范可能出现的风险，从理论上讲开发者或使用者此档案馆（室）应该配备一个技术过硬的团队随时维护软件，而这对两者来讲都意味着增加开发与管理成本，谁都不乐意担当。

（5）升级困难。由于I T企业人员流动性比较高，加上这类定制开发完成后，后期开发与维护因资金问题往往不会立即跟进。有时一拖就是数年，加上如果有软件编码不规范、技术文档管理混乱等现象存在，当软件需要再改造的时候，后来的技术人员很可能读不懂原始代码，又无从可查，造成管理系统升级困难。

商品化软件的优点是在开发过程中融合了多个的档案馆（室）管理流程与经验，并且随着市场的应用成熟度提升与积累，软件可以不断优化、升级、换代。但是却无法解决每一个档案馆（室）的个性化业务需求。由于每个档案馆（室）的工作流程模式、管理模式都不可能完全相同，正如每个档案馆（室）的业务流程都不尽完全相同一样。因此，不同层次、不同地区、不同行业的档案馆（室）对管理软件的应用需求是不同的。这种需求的不同既可以体现在不同的行业上，也体现在行业内部，如大中小不同规模的同行业档案馆（室）对管理软件的需求就会存在很大差异。更值得关注的是，档案馆（室）随着社会经济的发展，其业务与服务内容也在不断变化，这就使得档案馆（室）的管理软件要具备随需应变的能力，而一经定型的商品化软件在这方面的反应就显得比较慢。

二、档案管理软件定制开发与商品化软件互有“长短”的成因

造成档案管理软件定制开发与商品化软件互有“长短”的原因是什么？能否从根源上解决这对“矛盾”？对于这个问题，尹清轶、吴雁平先生在《数字档案馆建设理论研究热遭遇实践冷遇的思考》一文中的一段话是点到了要害。“没有规矩，不成方圆。数字档案馆建设必须有标准，必须让大家在工作中有所遵循。这些标准大至可以分为两类：一类是技术标准。一类是操作标准。技术标准要参照国际标准、国家标准和行业标准进行制定。操作标准则应该通过实践，在试点档案馆的具体工作中进行总结摸索。这里有一点必须引起我们的重视，这就是那种等的思想：认为技术发展速度太快，制定标准风险大，责任重，不如等国家拿出标准来时再做。这种观点在基层，特别是技术力量相对薄弱的地方，十分普遍。这就要求理论界与档案行政管理高层尽可能快地制定出相关标准，使基础档案工作者在进行数字档案馆建设中有所遵循。”[1]虽然，文章作者指出的问题是针对数字档案馆建设的，但这在档案管理软件开发中同样也是适用的。如果不能解决全国统一标准，并认真执行的话，档案管理软件就难以从根本上解决通用性与专用性兼顾的“矛盾”。

显然，在目前情况下，在档案及档案信息化标准还没有制定完备及落实不到位的情况下，不管是定制软件还是商品化软件，都一时无法有效解决通用性与专用性兼顾的问题。因此，这一问题一直都是业内不断探索的问题。大家都试图寻找一条有效解决通用性与专用性相兼顾的介于定制软件和商品化软件之间的模式。北京时空超越科技有限公司李平平先生经过十余年的探索，提出了一套四级开发模式。这种模式可以兼顾软件成熟稳定与满足用户个性化需求的双重需要。个人认为这种方式也试用于档案管理系统及数字档案馆系统的开发，在这里介绍给大家。

三、兼顾通用性与专用性的“四级开发模式”

为个方便大家理解，我们将“四级开发模式”转化为与档案管理软件开发相关的表述方式。四级开发模式是指在软件基础平台公共化的基础上满足档案馆（室）个性化需要，适应档案馆（室）功能扩展需求的一种方案。具体如下:

第一级，基础技术平台开发。“软件开发商技术研发部门完成管理软件的底层技术架构，涉及开发语言、操作系统、数据库等。”[2]在这一级，就要在开发团队中植入“用较少开发资源适应最多客户”的思想，既要搭建一个公共性的平台，也要设计开发一系列的平台工具，使开发简单化、普遍化。简单化就要求平台工具易学易用，普遍化则要求不仅软件公司的技术人员用得好，还要使软件用户的工作人员会用、用得好。

第二级，地区或行业级解决方案研发。软件开发商集合行业专家、信息化专家针对不同地区、不同行业档案工作的特点，应用基础技术平台提供的工具形成地区或行业级通用解决方案，这是管理软件的基本模型。[3]在这一级，会设计出很多可复用的功能模块，最后根据不同用户的需要，整合模块就可实现基本需求。这里的“模块”有大有小，也就是说，功能模块既可以是单一功能，也可是一组功能的集合，具体视功能的关联性而定。例如，档案管理软件中组成业务流程的最细小功能有很多种，我们把它叫做服务模块，通过这些服务模块的不同组合就可以实现流程的个性化，例如收集管理由收集决策、收集计划等功能组成，这些可以看成是粗的功能模块，然后收集计划又有更多的细小功能，这些就是最底层的细模块。这些模块在软件中的具体体现可以是业务报表、应用表单、各类方案等，但不管如何展现，这些模块都应该是数据化的。数据化的概念就是这些服务模块存储在数据库中，而非编程语言开发。各个服务模块都是独立的，这样有利于新增功能扩展。在应用部署时，可以将不同的服务模块整合，提高程序的伸缩性和扩展性。

第三级，服务商项目化。“针对档案馆（室）个性化管理需要，结合档案馆（室）未来发展规划，项目的实施团队在地区与行业级解决方案基础上，应用基础技术平台提供的规范工具实现项目需求。”[4]在这一环节，一般是由软件开发商的实施团队与档案馆（室）的信息化部门共同完成。这一点很重要，首先只有档案馆（室）的员工才能更深刻理解档案馆（室）的管理需求，其次也只有档案馆（室）的员工能将业务性的语言转化成技术性的语言传递给软件实施方，帮助实施方理解档案馆（室）的管理特点、存在哪些管理瓶颈。在实施方深刻理解的基础上项目化会更成功，也才能真正通过软件工具实现提升整个档案馆（室）的管理水平的目标。同时，共同参与的过程也是知识转移的过程。

第四级，用户个性化。服务商项目化后，档案管理软件就可在档案馆（室）内正常运转。但是，档案馆（室）是动态发展的。这时需要管理软件也能迅速地“动”起来，以满足档案馆（室）管理过程中“变化”的需求，比如流程的修改、功能的修改等。这些“变化”可通过参数设置实现，比如为满足不同用户需求而设计的开关，类似业务流程中是否走某流程的选择;也可以在不改变程序的基础上通过修改打印格式、报表格式、资料属性、权限设置等进行个性化设置;还可以借助基础技术平台提供的开发工具对软件程序进行修改。“只要基于开发标准，软件开发人员、实施技术人员甚至客户本身的技术力量都可以整合进来，而且能够在现有基础上进行有创新性的工作。”[5]

“四级开发模式中，第一级和第二级需要在软件开发商内部完成，面向客户输出的是具有行业特性的基本产品模型；第三级的项目化成果是向客户输出的可运行的软件系统；第四级是软件系统的灵活性、适应性、开放性、重用性的集中体现阶段。”[6]

值得提醒的是，四级开发模式的成功应用既是软件开发商不断积累行业经验的过程和行业解决方案优化的过程，也是用户建设适合档案馆（室）个性化需求的信息化建设过程。因此，需要用户与开发商双方的共同参与、共同努力，才能真正实现管理软件的价值。

[1]尹清轶，吴雁平.数字档案馆建设理论研究热遭遇实践冷遇的思考[J].档案管理，2009，（6）.

[2][3][4][5][6]李平平.管理软件如何兼顾通用与个性[N].计算机世界报，2009年11月16日第44期.