浅谈医院常见的几个内部控制活动

张永思

医院内部控制指医院为了保证业务活动的有效进行和资产的安全与完整，防止、发现和纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策、措施及程序。医院内部控制涉及医院业务活动的各个领域，本文只对采购付款、债权债务和预算控制做些粗浅探讨。

一、采购付款的控制

不少医院存在对请购与审批环节的控制不足、很多医院存在盲目采购、医院的验收环节管理不严、医院对支付货款环节控制不足等问题。采购付款业务的控制措施主要有：

1.采购业务必须经过请购、批准、订货（或采购）、验收、货款结算等环节。采购业务的全过程不得由一个部门完全办理，相关部门之间应该相互牵制。物资的采购，要尽可能与供应公司签订合同，重大合同应提请财务科会签。合同一经签订，必须及时将合同副本送财务科备案，批量物资采购应采取竞价方式确定供应商，以保证供货的质量、及时性和经济性。采购物资到达之后，采购部门要及时通知仓储部门验收入库。付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和价格业务；物资采购人不能同时担任材料的验收工作；物资的采购、储存和使用人不能同时担任账务的记录。

2.加强计划管理。库存物资额不得超过一定范围，既要保证全院供应工作，又要防止积压。根据医院的需求，从而确定购货量。

3.订货控制。采购员在收到购货单之后，要充分掌握市场信息，收集市场物资情况，预测市场供应变化，寻找合适的供应商，确定购买价格，须经相关领导的同意签订购货合同。

4.物资的验收控制。物资到货后，由采购员、科主任、仓库管理员三人负责验收，以保证真实性和有效期限的长短，确保质量。

5.应付账款控制。对采购业务进行财务监督与付款，是财务科的职责。财务科应该根据采购合同、入库单等有效的付款凭证，确认支付货款。采购货款必须通过银行转账，不得以任何借口，以现金或现金支票支付货款；及时取得供货商对账单，定期核对，如有差异，查明原因并及时处理。

因此，医院要综合运用全方位、全过程的管理模式，运用行政手段、经济手段、法律手段等多种手段不断提高医院采购支出与付款内部控制的水平，最终对提高医院整体内部控制目标的实现做出贡献。

二、债权债务控制

（一）医院债权控制

1.住院欠费内部控制。住院结算部门要对患者的预交住院押金通过计算机系统进行动态的统计查询，定期将欠费患者的记录反馈给相关的临床、医技部门，通知相关科室及时进行催缴工作，尽可能避免患者出院欠费情况。医保结算部门要定期将患者的费用信息传递给医保中心，及时地进行医保患者的结算工作，尽量减少医院垫付的资金。对无法收回的坏账损失经过清查，报经医院领导批准后核销。对预交住院的押金，既保证收取的押金能基本满足患者近期需要，又考虑到患者的经济承受能力。医保欠费需要医院社保结算人员测算医院垫付金额和政府社保部门返还部分的差额以及这部分款项回收需要的时间，医院社保结算人员及时将这些情况反馈给医院领导和政府社保部门，根据实际情况医院和政府社保部门及时调整社保政策，减少医院社保亏损，加速资金回收。

2.设备与材料预付款内部控制。医疗器械科、药剂科、采购科作为设备、材料的直接管理部门，应根据合同约定如期付款，当预付款金额占应付金额50%以上时应及时索要购货发票。货到后使用科室查验合格再根据合同价款加相关费用入账并及时冲销预付款。对供货商未按合同发货的，相关科室在确认对方违约后应及时索要预付款，避免医院发生损失。医院财务科和医疗器械科、药剂科、采购科必须定期核对预付款总账与明细账，做到账账相符、账实相符，发现不符的及时查明原因，及时处理。医院审计部门年终可以发询证函给对方单位，以核对财务科的预付设备、材料款是否真实，可靠、准确。医院物资采购部门根据物资管理部门的采购计划与供应商签订采购合同，有关业务部门对所采购的项目在确保质量的前提下对采购合同的付款方式、付款期限、违约条款认真审核后报主管院领导批准后由财务部门付款并做账务处理，若医院发生的预付款业务较多，可以根据预付款项目或供应商名称设置明细账。

3.备用金与个人借款内部控制。要实行定额备用金制度，对于药品、器械、采购部门领用的备用金应定期向财务科报销。财务科根据报销数用现金补足备用金定额。对于住院处窗口人员领用的备用金财务科应不定期的进行盘查，发现短缺或长款应及时查找原因。对于内部职工办公、出差等借款，应严格借款审批手续、报销审批手续，财务科应严格审核报销票据的合法性，真实性，对于超过规定时限不来报销的职工，应进行及时的催缴，确实无法催缴的从其工资中扣回。医院的个人和部门借款应根据实际需要实行借款数额控制，由使用部门、财务部门共同商定借款数额和清算期限，经院领导批准方可借款，防止医院资金体外循环。

（二）医院债务控制

1.长短期借款内部控制。争取银行贷款是当前医院筹措资金的主要渠道，根据医院年度资金收、支计划预算，财务部门确定本年度借款金额和还款计划。医院的长短期借款计划必须经过医院理财领导小组会讨论通过并由医院法人代表审批，医院借款合同由专人负责管理，合同到期提示及时还款。医院财务人员应根据医院经营情况和年度投资计划对医院预计资金缺口进行测算分析并确定借款数额，对于超预算支出财务部门应及时向主管院领导汇报，根据实际情况进行严格的审批控制。

2.应付账款内部控制。医院应付药品、材料、器械和设备款每月由各归口管理部门按合同付款约定日期、金额大小和债务账龄长短报出付款计划，经财务科核对、审查后报主管院领导审批后进行付款。各归口管理部门应按照供应商名称和相关项目名称、付款日期分别设置应付账款明细账，以避免付款过程中出现差错。对于由于医院资金紧张办理银行承兑汇票的业务，财务科对于承兑汇票的保证金、到期承兑日期、承兑金额应建立备查账，防止出现逾期付款，以免被承兑银行处罚，从而降低医院的信用等级。各归口管理部门对医院的债权与债务如发生可互相抵消的账目，需及时报告财务部门和医院主管领导，再经双方协商达成书面协议，并由院领导和部门领导批准后进行账务处理。医院审计部门可不定期的向对方业务单位发询证函，进行付款业务的核对。医院应付账款和长期应付款控制的关键点与预付款控制的关键点基本相同，主要有合同的管理、采购与付款审批职务分离两方面，医院的应付账款应根据供应商名称设置明细账备查簿，长期应付款项目应根据项目名称或供应商名称设置明细备查薄。

3.预收住院押金内部控制。对于住院患者的住院押金管理，定期对患者缴纳押金信息进行硬盘备份和书面备份。对于有些患者出院结账时，出现住院押金凭证丢失的情况，可要求患者出示所在单位开据的丢失证明及患者和经办人的有效身份证明，同时将证明归入住院报表档案管理，防止日后他人捡到住院押金凭证再次结账。对于有些住院患者多交住院押金，未能及时结账造成应付未付患者的医药费，应定期报财务科挂账，并将发票联一并报送财务科，同时住院处做备查账簿。

要确保医院债权债务控制制度被切实有效的执行，内部控制的过程本身也必须得到监督，医院内部审计部门应发挥监督职能，对医院内部控制的执行情况及时反馈，帮助医院实现预期的控制目标。

三、全面预算控制

1.建立健全全面预算控制组织。医院应根据本单位的具体情况，成立预算领导小组，由单位的负责人担任领导，主管领导及相关职能部门的负责人为成员，建立集体决策制度。

2.要贯彻预算的“刚性原则”。预算是约束医院各项经营活动的法则，一经确定，在内部即具有“法律效力”，必须严格执行。在预算的执行过程中，不仅要考虑环境变化、业务流程的结构性变化对预算执行的影响，而且要按照严格的程序进行预算调整，对例外事项进行管理，杜绝违规操作，保证预算的准确性和预算控制的有效性。

3.确定预算控制的重点内容。预算控制以成本控制为基础，以现金流量控制为核心，通过实施重点业务控制和现金流量控制，确保资金运用权力的高度集中，形成资金合力，降低财务风险。

4.建立信息反馈系统。预算执行信息的及时反馈，有利于及时反映预算执行的差异，医院需要在预算实际执行中不断收集、分析信息，根据反馈信息作相应的决策，从而保证对经营活动进行实时的调节和控制，保证预算目标的完成。

5.建立预算管理的预警机制。全面预算管理的目的之一是建立有效的预算预警系统，通过该系统作用的发生，树立风险意识，将非正常业务活动和风险控制在萌芽状态，减少医院不必要的损失。

6.强化预算监督。预算的执行与监督是紧密联系的，有力的监督是有效执行的重要保证。加强内审机构的权威和职能，健全内部审计监督控制制度，使内部审计与监督不应仅仅对财务会计信息和经营业绩真实性与合法性的结果进行审计与监督，而更重要的是对预算制度和预算贯彻执行情况的过程进行审计和监督，强化事前预防和事中控制，使医院经营管理处处有章可循、事事受程序制度制约。

7.建立绩效考核体系。要确立将全面预算管理纳入业绩考评体系，确保全面预算管理落实到位。医院全面预算考核指标应当与卫生部颁发的《医院管理评价指南》相对接，运用绩效考核体系规定的有关考核指标、评价和进行奖惩措施，以保证预算的顺利执行。