加强预付款管理提高资金使用安全

王成业

摘 要：旅客、货主预付款是铁路运输费用核收方式之一，加强铁路客户预付款管理，是企业财务会计核算和铁路运输收入管理重要组成部分。正确核算客户预付款，加快铁路运输进款核收，履行签认制度，确保债权债务核对相符，保证预付款资金安全使用。

关键词：预付款管理;资金使用安全

为规范铁路客户预付款管理，为客户提供便捷服务，确保运输收入进款和客户预付款安全，国铁集团（原中国铁路总公司）印发了《铁路客户预付款管理办法》（铁总财，2014，303 号），对加强铁路预付款管理起到指导作用。根据集团公司辖区客货营业单位预付款管理的实际情况，结合预付款管理的相关规定和要求，从铁路运输进款管理角度，浅谈铁路运输收入工作中对预付款的核算和问题处理。

一、铁路客户预付款简述

铁路客户预付款（以下简称客户预付款）是指付款人（即鐵路客户）与收款人（即铁路单位）在签订铁路客户票款或运杂费预付款协议后，向铁路支付并专款用于付款人支付未来发生铁路运输费用的款项。办理铁路客户预付款应遵循收付双方自愿的原则，并签订铁路客户预付款协议。

（一）铁路客户预付款分类

1.客货营业车站办理结算的客户预付款

2.铁路局集团公司集中结算的客户预付款

3.电子支付平台结算的旅客候补购票预付款

（二）铁路客户预付款主要支付方式

1.现金

2.支票

3.电子支付（银行 POS 机刷卡、银行网银支付等）

（三）办理客货预付款单位

局集团公司车务站段 13 个，客货营业单位办理预付款结算109 个;集团公司管理的集中结算预付款客户 5 个。

二、易于发生的几种预付款核算差错

1.车站进款员违规抵用预付款。例：某车站分别管理甲、乙、丙 3 个客票代售点。当日结账时，车站进款员发现甲代售点账面预付款余额不足，无法进行抵用当日实际发生的客票进款金额，为达到当日进款当日核收和平衡票据进款报表的目的，擅自从乙或丙代售点预付款余额中抵用全部或部分甲代售点实际客票进款金额，违背了预付款不能相互抵用的原则。

2.单位间相互混用预付款。例：某站货运营业部（以下简称营业部）办理甲公司当日发送货物运杂费结算时，发现甲公司账面预付款余额不足，经联系甲公司确认，当日无法向营业部收入专户存入预付款。甲公司提出其子公司也在该营业部办理预付款业务，允许营业部从其子公司预付款账面余额中抵用甲公司实际发生的运杂费结算款。营业部进款员未按规定填制“运输进款欠补款报告”（财收-35）进行运输收入正确核算，而是从甲公司的子公司账面预付款余额中抵用了甲公司的运杂费结算款。

3.信誉使用预付款。例：某个体公司长期在车站货运发送

货物，预付款账面余额足以抵用运杂费结算款，信誉度很好。某日，该公司流动资金不足，预付款账面余额无法支付当日发生的运杂费结算款，车站因为该公司信誉度较好，为了稳定客户，默许该公司长期欠款装车，按规定填制相关凭据，进行运输收入核算，欠交的运杂费结算款进行债权债务核算和管理。当收到该公司因债务纠纷，资金链断裂，无法维持企业正常经营，公司倒闭清算时，车站开展追补工作，造成运输收入进款安全隐患。

4.未按规定核算方式处理预付款。例：某私营物流公司到

车站营业部开办货物运输业务，为了方便结算，提出运杂费结算

款采取预交现金方式。营业部收取该物流公司现金后，按规定存入车站运输收入专户并汇缴上级收入专户，但未按照预付款管理规定，填制“预付款存入凭证”（财收-33）进行预付款核算及列报。营业部对该物流公司设立手工明细账，形成账外账，详细记录物流公司每笔现金存入、结算款等。当物流公司发生运杂费结算款时，营业部未填制“预付款抵用（退款凭证）”（财收-33-1），而是在“运输进款收支报告”（财收-8）和“票据进款交接单”（财收-22）支方“现金”栏列报该物流公司当日实际发生的运杂费结算款，表间勾稽关系虽然核对相符，但造成账实不符。

三、车站客货预付款差错处理

旅客或托、收货人缴纳的预付款上缴集团公司收入管理部门统一管理，车站必须建立“运输进款债权债务登记簿（财收-36）”和分户名（按旅客、货主单位的）的“分户辅助账（财收-34）”。“分户辅助账”按单位建立，按日逐笔登账，按月按户结出余额;“运输进款债权债务登记簿”应按日、按单位分行登记，掌握发生和处理情况，做到“运输进款债权债务登记簿”与“分户辅助账”相符。

预付款存入、抵用（退款）凭证填开错误时处理方法。

1.当日结账前，车站发现“预付款存入凭证”或“预付款抵

用（退款）凭证”中“预付款单位”或“金额”填写错误时，车站应收回原凭证，进行作废处理，重新填开正确的“预付款存入凭证”或“预付款抵用（退款）凭证”，按规定列账。

2.次日或月末，车站发现“预付款存入凭证”或“预付款抵

用（退款）凭证”中“预付款单位”填写错误，车站应主动向上级收入审核部门汇报，经上级收入管理部门同意，审核分管人员授权将“铁路运输收入信息管理系统”解封，车站重新填开正确的“预付款存入凭证”或“预付款抵用（退款）凭证”，在凭证备注栏进行情况说明或另附凭证说明，重新结账，上传收入数据电子信息和纸质凭证。

3.次月发现时，车站填开的上期客户“预付款存入凭证”或

“预付款抵用（退款）凭证”中“预付款单位”填写错误，应主动向上级收入审核部门汇报，经上级收入管理部门同意，对原始“预付款存入凭证”或“预付款抵用（退款）凭证”红字冲正，重新填开正确的“预付款存入凭证”或“预付款抵用（退款）凭证”，分别在备注栏进行情况说明或另附凭证说明，上报纸质凭证。

4.因车站责任导致客户预付款余额不足而收取的运杂费迟交金，应予以退还。

四、落实预付款签认制度，确保资金使用安全。

1.是会计核算的主要组成部分。核对签认记录用于上下级和往来单位之间，单位内部一定期间互相核对的证明凭证。

2.是明确债权人与债务人之间经济往来，费用结算，资金结余确认，保护双方资金履约使用的需要。双方应定期（按季）签认，核对相符。

3.客户预付款单位与铁路受理单位季度签认余额存在差异时，双方应主动进行预付款存入、抵用（退款）、发票开具情况、财务进账情况等核对，查明原因，在“签认记录”附注栏进行说明，最终达到账款相符，账实相符、账账相符。

4.因预付款客户消失、倒闭、重组及其他原因长期无法取得联系，“签认记录”不能正常签认时，应在“签认记录”附注栏说明原因。超过规定期限无法支付时，集团公司收入管理部门提出处理意见，按照会计制度规定处理。

结束语

预付款管理在企业财务管理中具有重要意义，有利于提高资金使用效率，加速资金周转，避免或减少资金坏账损失。铁路客货营业单位，要严格执行国铁集团《铁路客户预付款管理办法》和运输企业管理部门制定的预付款管理办法，正确核算客户预付款，准确列报运输收入相关报表，为旅客和货主提供优质服务，树立良好的企业形象。