Excel在消毒液配制管理中的应用

富胜瑛

（浙江省海盐县人民医院药剂科，浙江 海盐 314300）

消毒液配制是我院药剂科工作的一项重要内容，每月有大量各临床科室领用消毒液单据需分类统计，涉及多张财务报表，若以手工统计，费时、费力且难以确保准确性。而Excel作为Office办公套件的一个组件，具有强大的数据处理功能、数据库管理功能，可使财务账目管理高效、准确。为此，我院使用Excel设计了消毒液配制数据管理系统，取得了良好效果。

1 设计思路

创建一个流程合理、功能全面的系统，该Excel数据库应具备以下功能：每日将各临床科室领用消毒液的数量录入，经系统自动分析、计算后形成报表；按照本院财务管理要求提供各种报表，如临床科室消毒液领用汇总表、每月收支汇总表等；按照本院医院感染管理要求提供各科室、各品种消毒液领用频度统计表；其他辅助功能，如消毒液原料库存下限报警、标签的打印输出等。

2 数据库的建立

2.1 规范化工作簿的建立

每年年初时建立一个工作簿（xls文档）。该工作簿是一个独立、完整的数据库管理系统，命名为消毒液配制室帐目200901.xls（编制宏后扩展名变为xlsm），内含如下工作表（sheet）：科室领用记录表、科室领用数量汇总表、科室领用金额汇总表、收支汇总表、科室领用频度表等。建立后，以复制、重命名的方式建立多个工作簿，并顺序命名为消毒液配制室帐目200902～200912.xls共12个文档。注意这12个文档须保存在同一文件夹中，便于不同工作薄间的数据超级链接。在每一个工作簿中，工作表“第1周”、“第2周”……“第5周”是日常数据录入工作表，“领用数量”、“领用金额”等是输出自动计算结果的工作表。工作表名称默认是“sheet 1”、“sheet 2”……定位其上点击鼠标右键，可以更改名称，如改成“第1周”等，其他工作表名称均以此方法更改。

2.2 各种工作表的设计

2.2.1 消毒液价目表

因为本工作簿中很多工作表都要用到各类消毒液的单价进行计算，为编制公式和调整价格方便，同时避免在多个工作表中输入单价可能造成的差错，故应单独建立1个价目表（图1）。其中单价所对应的单位是日常领用的最小单位，均为各种消毒液每1 mL的价格。如有价格调整，只需在该表中调整即可，其中的金额计算，均能自动按新的单价计算。这里需注意，必须在保证上月盘存数据准确的前提下，“调价数量”取自库存下限报警工作表中相应的实时数据并折算。在D3单元格中输入公式“=库存下限报警！H4*2 500”，其中的2 500是根据该种消毒液单包装2 500 mL折算，再在E3单元格输入公式“=（C3-B3）*D3”，即得到该种消毒液调价金额。在E10单元格输入公式“=SUM（E3∶E9）”，即得到本月各品种消毒液调价合计金额。

2.2.2 科室领用记录表

该表用于日常工作中各临床科室领用消毒液原始数据的录入。我院消毒液配制室目前的工作模式是1%过氧乙酸溶液每日领取，其余种类消毒液每周三、周四集中领取。为使工作表条理清晰、便于数据录入，并与目前的工作模式匹配，采用了每星期一个工作表的方式，这样，每个工作簿中需设计5个领用记录表，分别命名为“第1周”、“第2周”……“第5周”。建立如图2所示第一周表格（该表格较大，限于篇幅隐藏了部分行列），A列字段为科室名称，B至P列为各种消毒液字段。录入的数据分别为各类消毒液领用量，数据单位为mL。在B35单元格插入函数“=SUM（B3∶B34）”，然后选中该单元格，以鼠标拖动单元格右下角黑十字至单元格P35停止，即完成数量合计行的公式复制。在B36单元格输入公式“=B35*价目表！B3”，其意义是将本工作表B35单元格数据与本工作簿中价目表B3单元格数据相乘，所得结果放入B36单元格中，再以前述类似方法在C36～P36单元格中粘贴公式。在 R36插入函数“=SUM（B36∶P36）”，即得到本周所有科室领用消毒液的总金额。

2.2.3 统计报表的设计

下述2张统计报表是根据我院财务管理要求设计的，在科室领用记录表（即第1周……第5周）中录入数据后，Excel在这2张表中自动分析、计算后输出统计结果。

消毒液分品种分科室领用汇总表：该工作表（图3）的用途是计算各临床科室当月所领取各种消毒液的数量，在此基础上计算当月各种消毒液总领取数和金额。在B3单元格输入公式“=第1周！B3+第2周！B3+第3周！B3+第4周！B3+第5周！B3”，即可在该单元格得到相应科室本月相应种类消毒液领取总数量（mL）；在B35单元格输入函数“=SUM（B3∶B34）”，即可得到本月相应种类消毒液领取总数量（mL）；在B36单元格输入公式“=B35*价目表！B3”，即可得到据本月相应种类消毒液领取总数量折算的金额。

科室领用金额月报表：该工作表（图4）显示当月各科室领取各种消毒液的总金额。其中，在B2单元格输入公式“=B3*价目表！B 3+C3*价目表！C3+D3*价目表！D 3+E3*价目表！E3+F3*价目表！F3+G3*价目表！G 3+H3*价目表！H 3+I3*价目表！I3+J3*价目表！J3+K3*价目表！K 3+L3*价目表！L3+M3*价目表！M 3+N3*价目表！N3+O3*价目表！O 3+P3*价目表！P3+Q3*价目表！Q 3”，即得到相应科室本月领取所有消毒液的合计金额数；再拖动B2单元格右下角的黑十字，一直向下拉到工作表最下面第2行，即得到其余各科室本月领取所有消毒液的合计金额数；再在B35单元格输入函数“=SUM（B3∶B34）”，即得到本月全院各科室领取消毒液总金额。

2.2.4 盘存表的设计

该表（图5）按领入库房的不同将消毒液原料分为2类，以便于统计分析。在G4单元格输入公式“=F4*2500*价目表！B3”，同法在I8单元格入公式“=H8*500*价目表！B7”即得到相应领入金额，这里2 500、500分别是2%戊二醛溶液、5%聚维酮碘溶液原料的单包装装量。以类似方法在G列、I列相应单元格输入合适的公式。在G24单元格输入函数“ =SUM（G4∶G23）”，在 I24 单元格输入函数“ =SUM（I4∶I23）”，即得到相应合计金额。J列用于月末盘存时录入各类消毒液原辅料实际盘存数据。

2.2.5 原料库存下限管理

如图6所示，原料库存下限管理的原理是实时监控消毒液当前库存数，当库存数下降到一定值时，系统自动以特殊醒目格式显示报警信息，提示及时领入原料补充库存。在D4单元格中输入公式“=领用数量！B35”，是取科室领用汇总表中B35单元格的数据；在E4单元格中输入公式“=D4/2 500”，是除以该种消毒液的单包装装量数；在F4单元格中输入公式“=[消毒液配制室帐目200905.xlsm]盘存表！J 4”，是超级链接上月工作薄中相应消毒液的月末实际盘存数。这里应注意上月工作簿文档“消毒液配制室帐目200905.xlsm”须与本月工作簿文档“消毒液配制室帐目200906.xlsm”在同一文件夹中；在H4单元格中输入公式“=F4+G4-E4”，是当前实时库存数=上月结存数+本月领入数-截止查看时科室领用数。上述3列公式，均可以拖动鼠标的方式，填充至所在列中，以简化操作完成本表的设计。关于自动报警的设置，以鼠标选中H4，点击“格式”-“条件格式”，设定单元格数字小于一个具体的自定值（如定义5%聚维酮碘溶液原料库存数最低为10）后，相应单元格以灰色填充。图中显示了5%聚维酮碘溶液原料库存数小于10时的灰色填充报警状态。

2.2.6 收支汇总月报表的设计

图7所示是按我院财务管理要求设计的一张重要收支汇总月报表，显示消毒液配制室原辅料的出入库、结存数、流向等总体情况，其中“消毒液仓库领入”、“西药库领入”的金额数据为各相应品种消毒液原料分别从2个仓库领入的总金额，其公式编辑方法：在B3单元格输入公式“=盘存表！G24”，在B4单元格输入公式“=盘存表！I24”，在B5中输入公式“=价目表！E10”。盘存损溢是指月末盘存时实际库存数与理论计算数（即库存数+领入数-各科室领用数）的差值，如有差值须录入具体数据。

2.2.7 标签的设计

消毒液配制室在日常工作中需要大量标签，用Excel工作表设计，在自动计算输出统计结果的同时，还可输出标签打印件。具体做法是：建立一个“标签”工作表，标签内消毒液名称、数量、科室名称均可以编辑公式的方式取自于相应工作表。标签的设计须根据市售空白标签的精确尺寸，仔细定义各标签幅面数据，以实现精确套打。对于1个月中每日固定数量领取的消毒液标签（如1%过氧乙酸溶液）的设计，为了打印方便，编制了专用于连续日期打印的Excel宏，需要打印时加载该宏，仅需点击鼠标1次，即可将1个月的620张小标签全部自动连续打印完成，大大提高了打印效率。编制宏需要一定的VBA编程知识[1]184-186，因限于篇幅，不在此评述。

2.2.8 各科室领用消毒液频度表

按照医院感染管理要求，消毒液配制室须提供各临床科室各种消毒液领用频度情况统计表，即具体临床科室在1个月内领用各种消毒液的次数，以对消毒液领用情况进行监控。建立如图8所示的消毒液领用频度工作表，在B3单元格输入公式“=COUNTIF（第 1 周！B3，“＞ 0”）+COUNTIF（第 2 周！B3，“＞ 0”）+COUNTIF（第3 周！B3，“＞ 0”）+COUNTIF（第 4 周！B3，“＞ 0”）+COUNTIF（第5周！B3，“＞0”）”，其意义是对各相关工作表中相关品种消毒液领用数量大于0者计数，即可得到该月各科室消毒液各品种领用次数统计结果。为使最终打印出的纸质表格美观、清晰、易读，领用频次为0的单元格就不打印，因此设置如下：选中B3至F32单元格（即选中有数字的所有单元格），点击菜单“格式”-“条件格式”，为单元格数值=0者设置字体格式为白色，即可同时使屏幕显示和打印机输出的报表不显示数值为0的单元格。

2.3 保护工作表

用Excel进行消毒液数据统计的最大优点在于数据处理的模板化。建立了上述工作表后，日常工作中无须再进行繁琐的设置操作，只要将相应数据录入，即可得到各种统计结果，操作简捷、高效。为避免失误操作造成表格格式和公式被破坏，须对各工作表进行保护。方法是[1]21：以鼠标选定数据录入区，点击菜单“格式”-“单元格”，在“单元格格式”对话框中点击“保护”，去掉“锁定”前的“√”选项，点击“确定。继续点击“工具”-“保护”-“保护工作表”，输入密码，点击“确定”。这样，该工作表中除了原始数据区允许录入数据外，其他区域均处于保护状态，无法更改。

3 讨论

当前，我国县级以上医疗机构药品管理普遍使用院内计算机医院信息管理系统（HIS系统）中相应的子系统，完成了由传统管理到科学管理的转变，提高了药品管理的准确性、高效性。但从国内目前使用中多家公司的HIS系统看，均未包含消毒液配制室管理子系统，这显然不利于医院药事管理计算机化的全面实施。我院Excel数据管理系统投入实际使用已有4年多，数据统计效率高，结果准确可信。

本文文字叙述和各图示中，Excel文档的扩展名为xlsm，是因为笔者设计的工作簿是由Excel 2007建立的内含VBA宏的文档。本数据管理系统也可以旧版本的Excel来设计。

在国内软件市场缺乏消毒液配制管理专业软件的情况下，为提高工作效率，利用已有的计算机软硬件条件，自行设计数据管理系统是一个可行的方法。本系统参照软件市场提供的商品HIS系统功能进行设计，完全具备了HIS系统相关子系统所能提供的重要功能，能提供满足本院财务管理和医院感染管理等要求的各类统计报表，系统设计相对比较简单，经保护工作表处理后，运行可靠、安全，对日常数据录入人员无计算机知识特殊要求，且系统设计充分利用了历史工作簿间超级链接等技术，无须重复输入数据，简洁、高效，完全能胜任医疗机构消毒液配制室数据处理工作。

因管理要求和运行成本的提高，我院已撤销院内制剂室多年。对于保留有制剂室的医院而言，本系统稍加修改，即可用于医院制剂管理。

由于Excel软件所限，难以设计多维数据管理系统，本系统只能设计为每月使用1个工作簿，1年就有12个工作簿，这样在历史数据的查询统计方面自由度不高。因此在首次设计工作薄时，应尽量考虑周全，在各工作表中预设所有可能会用到的统计和查询。可行的方法是按照本院财务管理要求、参考商品HIS系统进行设计，这样将能以最少的设计时间，设计出相对最能满足要求的Excel数据管理系统。

[1]刘利民，欧振旭，马子杰.Excel公式、函数、图表与数据分析[M].北京：清华大学出版社，2007.