中小学校长时间管理的艺术性

林文瑞 杨立国

时间是一种独特的资源,它没有弹性,无法再生;时间也没有替代品,就是在金钱万能的社会里,金钱也无法购买时间;时间无法储存,一旦失去,永不复还。因此,时间还是一种稀缺资源。时间对任何人,无论城里的校长,还是农村的校长,都是公平的。

许多校长都抱怨时间不够用,每天都有许多事要等着处理,不管校长有多忙,都要克服“只见忙碌、不见效果”。要学会忙,善于忙,让忙碌成为一件令人愉快的事,让忙碌更有成效。

一、要有明确的目标,想在前头

校长的时间管理,都与学校的发展和管理、提高学校的教学质量、培养学生的素质的目标紧密相连。明确目标非常重要,如果校长没有制定目标,那工作就没有了方向。

校长每天、每周、每个月都会有许多事,但要分清事情的轻重缓急,这就必须要有明确的目标作为参考。日常的事务可以分为四大类:第一类是重要又紧急的事务,第二类是重要但不紧急的事,第三类是不重要但紧急的事,第四类是不重要也不紧急的事。通常人们都把时间花在第三、四类事上,常常花费了不少时间,收效甚少,却没有把重要的、有价值的事做好。而且第一类事往往是第二类事被拖延和没有及时完成的结果。“未雨绸缪”,如果不尽快采取措施,尽快处理第二类事,那么第一类事就会越积越多,你就会发现自己像一个消防队员一样永远被动地跟在紧急事件后面,被迫去应付和处理事情,直到你筋疲力尽。第一类事情时刻影响你,对你起支配作用,第二类事情是受你支配。第一类事情多,会耗去你大量的时间和精力;而重视第二类事情,第一类事情就会越来越少,只要你未雨绸缪,抓住机遇,很多事情就在自己把握中前进,第三、四类事情只要稍留意一下即可。

每位校长应该根据国家教育方针和学校自身情况制定好学校目标,办出自己学校的特色,以此目标来指导自己工作。对做重要的事要有信心。校长应能把时间和精力集中在他们认为重要的事情上。坚持一次只做一件重要的事,必须清楚工作中的关键因素,以形成自己思维中的重要概念,在全面而深入地考虑了这些因素之后,做出决策。不要因为一点小事而影响了心情,失去了抓住问题关键和做重要事情的可能性。一次只做一件大事,避免同时做几件事,避免分心,排除各种干扰因素。坚持一鼓作气,不中断,直至完成任务。百分百完成任务,你的大脑中会分泌出一种内啡呔的物质,让你想到“赢者”的感觉,而未完成任务,则会带来心理的不安和压力。

有时偶尔也要把杂事当作重点,当你按计划把绝大部分时间花在重要事情上时,一些琐碎的事不可避免地堆积起来,如果忽视它或假装看不见并非上策,最好的办法是对这些七零八落的事情发动一场临时的闪电战,将其处理掉,消除了这些障碍,你又能全身心处理重要问题而不分心。

校长要对自己学校的优劣势作出正确判断,将大部分时间和精力放在加强本校的优势上,以便使本校的优势更明显,根据本校优势制定的目标才是最可能实现的,而对学校的劣势部分只要花一点时间管理,不至于成为成功的绊脚石即可,这样的忙碌才是最有效的。

二、制定周密的计划

任何时间管理的实际进程都需要制定周密的计划,计划必须以书面的形式给出,必须经常检查,经常更新。

制定计划,以改进你的工作,它为你提供了做什么、委派什么、耽搁或忽略了什么,以及处理事情的顺序。一个好的计划应能用最少的时间 完成最重要的事,以最佳的方式去实现目标。计划是一面镜子,它能折射出你努力工作的形象。计划应该围绕你的工作目标而制定,计划还要尽可能符合你的兴趣和特长,不至于使你感到乏味,要容易发挥出你的潜力,使你容易成功;计划要具体,计划应清楚而完整地列出你近来的工作重点,并标明那些已经做了、做的程度如何;那些还没有做,要尽快动手。制定的计划要能现实,制定太遥远的计划意义并不大。

最简单的做法是将要做的事一一详细列出,包括每日计划、每周计划、定期要处理的事情(每月或每半个学期、每个学期)。

万事开头难,如果一件事情一开始就有些棘手,不要丧失信心,可以修改计划,慢慢适应,一定会成功。更新、监控计划是一件有趣的事,计划每天都略有差异,并受你管理工作实践所影响,通常每天花几分钟时间制定。如果校长觉得很忙,没有空闲,但制定计划每天只要5分钟时间,但因为有了计划,按部就班地进行,能使工作井井有条,大大地节约了时间,避免把时间花在无组织、无计划的混乱上。

有时,校长在工作中,有一部分时间会被突如其来的事情所占用,而且这事情也很重要,只是事先不知道,使原先的计划不能有效地进行甚至完全不能执行,这并不说明计划没有用,恰恰相反越是在工作中遇到偶然情况,越要详细制定计划,因为有了临时事情要做,用来计划内的工作时间更少了。所以只有充分地计算这较少的时间,才能最大限度地发挥工作效率,使工作顺利完成。

三、通过协作使时间升值

校长的管理虽主要是一种个人行为,但校长与干部、教师需要互动,校长与各方多互动多沟通,有助于校长了解学校的各方面情况,有针对性地改进自己的管理,提高管理水平,这远比校长个人在那边苦苦思索要有效的多。

与此同时,管理活动也需要校长与各方互相学习,取长补短,向别的干部学习新的教育和管理理念,管理方法,有时要比自己单独摸索快的多。实现学校办学目标,提高学生素质,需要全校师生员工团结协作。在目标一致的各种力量影响下,学校的进步会更大些,更快些。

校长要正确认识合作增效的价值,合作是社会生产力发展的客观要求,由于科学技术突飞猛进,各行业以及各门科学的分工越来越细,而每个人的知识能力相对浩瀚的知识海洋及纷繁复杂的世界而言,又是十分有限的。一个人要有成就,要有进步,就需要与他人合作。合作也是现代人自身发展的需求,校长和大家交流信息,相互协作,你有一个思想,我有一个思想,彼此交流,产生出新思想,而发挥出超出原先很多倍的效力。校长和大家交谈,有助于校长摆脱原有思想的束缚,进入一个更自由的思想天地,在一些条件下,会有质的变化。同样的事情,与不同的人交谈,结果大相径庭,这就要求校长要提高自己的管理水平、专业水平和思维能力。

有良好人际关系的人通过合作,相互支持,相互帮助,可以高效完成许多重要的事情,校长可以利用自己良好的、丰富的同事间和家长资源为学校管理等创造便利的条件,轻松办成事情,还可节约大量的时间。而这当中真诚的赞美能改善人际关系,促进人际关系的和谐。

合作要懂得与人分享,一个不懂得与人分享的合作者,不可能取得真正的进步。校长要实现自己的理想,必须要找志同道合的朋友,不要把自己估计过高,而要考虑与合作的人共同努力来实现目标,这远比自己个人努力要容易的多,快的多。

四、克服拖延的毛病

莎士比亚有句名言:“放弃时间的人,时间也放弃了他。”有人说:“拖延是机会的杀手”,拖延使校长的工作进度落后,无法及时完成任务。

不拖延,心中就会有一种“紧迫感”,“紧迫感”是一种心理的内在驱力,驱使校长行为,尽快完成任务,“紧迫感”不是来自外部压力,而是出自内心的自我要求,从改变思想上着手,培养自己采取目标导向、成果导向以及行动导向的思维模式。校长把自己的理想与远景变成清晰的目标,为目标设定具体的成果标准以及明确的完成时限,接着规划出完整的行动计划,按计划着手行动,并且每天以最大的努力及最快的速度完成每天的任务,养成这种习惯,就培养起“紧迫感”不拖延的做法,校长制订好计划,然后让自己在规定时间里完成不同的任务,这样有助于校长掌握工作进度,避免拖延。有个计划表,知道自己在做什么,也会强化自己赶快把事情做好,没有制定时间表的人,可能一整天都在迷迷糊糊中度过,每个工作都被拖延了。

校长可以想象一下当你把麻烦的事做完后,那种感觉有多好,以正面积极的想法,想象工作成果。

设计诱因,对自己承诺,如果及时做完工作的话,可以得到一个特别的奖励。

当你找出自己拖延做事情,浪费时间的坏习惯写在纸上,用命令式的语气写下自己应该根除这些毛病。

“马上做”体现了校长的魄力和精神以及勇往直前的勇气和韧劲,即使失败了,也会因努力而不感觉遗憾,下决心努力去做,成功的希望就大增。

为了不拖延时间,就需要高效率工作,将工作分类,将相似的工作集中处理;创造和利用“整块”时间;尽量不要把时间浪费在等待中,养成一次把事情作对、作到位的习惯。

五、控制干扰,学会说“不”

校长在学校,在家里经常会遇到干扰,校长不能摆脱干扰,但可以努力控制它们对自己工作的干扰。在处理干扰之前,校长要考虑到其影响。如你正在思考问题,有人要找你,虽然只持续15分钟,但你要回到被打断的思路上要花些时间,要达到以前的思想顶峰状态还要再花些时间,校长要记住这潜在的时间花费,否则就大大低估了干扰所造成的浪费。有些干扰是有用的,如对方提供一些新信息给你,但有些干扰是纯粹浪费时间,校长可从如下方面控制干扰。

1. 拒绝他们。对方没什么事,或者没有你的帮助也能解决,这时拒绝他们很容易。但如果对方是上一级领导,则不能简单拒绝,但你可以在工作关系中形成对对方时间的相互尊重,以求谅解, 达到间接拒绝的效果。

2. 推迟他们。你可以说“我现在没空,换个时间。”这样一来,一些“真的没什么事”的干扰,就自然而然地消失了。

3. 减少他们。这时你可以同意停下手头的事与对方交谈问题,但要限制时间,如“我可以给你10分钟。”这样对方说话就会有所考虑,长话短说,这样做时,一定要遵守约定,双方感到尊重和满足。

4. 阻止他们。校长可以事先阻止别人的干扰,以保证一些时间不受外界干扰,如在办公桌前放一块告示牌:“我正在赶任务,请稍后找我。”或者自己到阅览室等安静的地方看文件、想问题,以获得片刻的平静。

这样做,该找你的人事后还是会找你,但可以减少掉许多不必要的干扰,提高效率。有些事挺吸引人,但该拒绝还得要拒绝,随便地答应别人,会使自己原先的很重要的事情偏离轨道。

六、不要让情绪左右你的时间

校长要快乐工作,先处理心情,再处理事情,可以找人谈心,唱唱歌,转移注意力,暂时不考虑事情,给不良情绪找个借口,自我暗示等方法减少心理压力,摆脱不良情绪的影响,不要受别人不良情绪的影响,不要在情绪不好时决策。

在工作中,为了完成学校的任务,难事、不喜欢的事也都必须要做,只要是重要的事就必须要完成它。而重要的事往往是难事,不是很容易就能完成的。

把难事推到后面做使时间浪费了,主要表现为把决策给推迟了,其次,由于决策推迟了,实施也就推迟了。

只要这件事很重要,对学校的发展,对教师的业务提高,对学生的进步有较大关联,校长就不能够因为事情难度大而推迟完成它,因为一件难事往往冷却一段时间后仍未好转,那就不得不接受更残酷的现实。有时开始时只是一个小难事,如果不正确对待就会不断产生新问题。如有的校长开始时对个别教师不重视班级管理没有及时提醒,事情发展到 形成习惯后再去纠正往往就事倍功半。

不要拖延难事及不喜欢的事,只要事情很重要,在处理难事前, 认真对待,仔细思考,一旦做出决定或能够采取决定,就赶紧去做,不要拖延。

克服这种情绪的唯一途径是自律。只有自己能战胜自己,而且做的时候要小心谨慎,以免一些小事被漏掉,因为漏掉一些小事会引起更大的麻烦。有时上级布置一个任务,校长觉得很烦,认为这事无关紧要,“忘了”,事后匆忙再去补,就更浪费时间。

校长也要小心你喜欢做的任务,有的校长由于太喜欢某项工作而浪费了不少时间。事实上,由于兴趣而使事情做过了头,使完成的质量超过了需要的标准,并为此投入了大量的时间和精力。这就造成了浪费。如现在有些校长使用多媒体做报告,画面做得非常精细,虽然画面效果很好,但也使校长投入了太多的精力,使校长用于学习、提高自我的时间减少了。

(作者:林文瑞,福建教育学院校长研修部心理学教研室主任、教授;杨立国,福建教育学院继续教育处处长、 副教授)

责任编辑:樊平军