开展ERPERPRP系统监控“三步法”

田金忠

赵天奇 作

ERP规范应用是深化应用的基础，也是应用达标的基本条件。对ERP系统应用情况开展监控检查是保证系统规范应用的有效手段。开展ERP系统监控，应掌握3个基本环节。

选择关键监控指标

系统应用是否规范，要有相应的标准去衡量，标准是监控的依据。为保证ERP系统规范应用，ERP模板是最基本的标准。此外中国石化总部还出台了油田、炼化、油品销售三个不同业务板块的《ERP系统运行和应用规范》以及《ERP应用达标考评细则》，这些都是开展系统监控的标准。

明确监控标准以后，应重点选择一些关键指标开展监控。可以从以下3个方面选择相应的监控指标：

1.系统配置和功能启用情况。主要是指系统配置是否符合模板规定，系统设计的业务流程是否启用，相关业务是否全部在系统中处理，信用控制、销售和采购价格控制、预算控制、各类审批等功能是否启用。

2.系统应用和操作规范情况。主要包括系统业务处理的及时性、真实性、规范性。比如各种业务单据的创建、修改、审批、核销关闭等系统操作是否规范，财务清账、暂估差异核销是否及时、是否规范，各类凭证的冲销是否规范。

3.主数据监控。主要是指各类主数据重要属性（特征）描述的完整性和规范性、分类的合理性、执行总部统一编码及编码的唯一性等。

熟悉系统操作

要做好系统监控，关键是要对系统操作非常熟悉。比如监控销售合同的执行情况，监控者既要会熟练运用VA43、VA45等事务代码，还要对销售组织、分销渠道、产品组等概念耳熟能详，还要会熟练查看系统的凭证流等。

熟知系统的后台配置。比如监控销售订单是否启用信用控制，就需要运行事务代码SPRO，然后选择“SAP参考IMG”，按照：销售分销→基本功能→信贷管理/风险管理→信贷管理→分配销售凭证和交货凭证，对着该选项点击执行按钮，选择“关于订单类型的信贷限制检查”双击，找到需要检查的订单类型，核实该订单类型是否启用信用控制。启用信用控制的订单其信贷核查栏目不能为空，具体选哪一个参数，根据该企业的信贷控制策略决定。

为了提高监控效率和监控范围，最好能通过透明表获取系统数据。通过事务代码SE16进入数据浏览器界面，输入相应的表名，即可获取所需要的监控信息清单，还可以将清单数据导出为EXCEL表。比如销售模块常用的透明表有：KNA1（客户主记录的一般数据）、VBAK（销售凭证抬头数据）、VBAP（销售凭证行项目数据）、VBRK（销售发票抬头数据）、VBRP（销售发票行项目数据）等。

精通业务流程

监控指标选择好了，监控结果也出来了，如何判断监控结果是否规范呢？这就需要监控者精通相关业务流程。比如在监控油品销售企业直发虚拟工厂中的库存情况时，就必须知道直发虚拟工厂中的库位仅仅用于第三方销售业务的中转库，禁止通过在直发虚拟工厂内长期放置库存，逃避应收账款与库存盘点监管。所以该库位不允许存在长期库存，月末必须清零。在明白了直发中转库的作用以后，通过查询月末库存及物料出入库时间，结合相关要求，就可以根据监控结果判断应用是否规范。

可见，要做好ERP系统规范应用监控工作，要求监控者一要了解ERP方面的规章制度，合理选择关键指标和应用点；二要熟练操作ERP系统，多渠道、多角度、多方位查看监控指标；三要精通业务流程，依据监控结果准确判断应用是否规范。