高校档案信息化建设的思考

陈希琳

(安徽广播影视职业技术学院,安徽合肥 230022)

高校档案信息化建设的思考

陈希琳

(安徽广播影视职业技术学院,安徽合肥 230022)

高校档案信息化建设,要以档案资源数字化建设为基础,完善档案信息标准化、规范化体系,加强档案信息安全保障体系建设。要培养档案管理人才,创新服务机制,提高全体教职员工的档案管理意识。

高校;档案管理;信息化

随着电子信息为核心的高科技的迅猛发展,我们进入一个电子化、信息化、网络化、数字化的新时代。作为社会主义文化建设的重要组成部分,高校档案信息化建设已是势在必行。

一、从数量要求转向质量要求

(一)加强档案资源数字化建设

数字化的档案资源是档案信息化建设的基础。加强档案信息资源数字化建设,一是完成馆(室)藏档案目录的计算机录入,由案卷级向文件级过渡,建立和完善计算机检索系统,实现馆(室)藏档案全部机检。二是有计划分步骤地对馆(室)档案进行数字化加工和处理,逐步推进全文数据库和多媒体数据库的建设,实现档案全文信息查询。具体来说,一般纸质档案可以直接输入电脑转化成数字化档案;照片、底片、图纸档案可通过扫描形成图像文件后再刻录成光盘保存;录音录像档案也可以通过相应的应用软件进行保存。三是规范电子文件的归档工作,加强对电子文件收集、鉴定、著录、归档等工作的监督指导,确保有价值的电子文件及时、完整地归档。四是要注重档案管理工作与办公自动化的同步发展,实行纸质文件与电子文档一体化管理,进一步扩大网上归档功能,提高归档工作效率。五是积极创造条件,建立校园内的现行文件目录中心。

(二)完善档案信息标准化、规范化体系

高校档案信息化建设中的重要工作之一,就是制定档案信息化管理的标准和规范。应遵循有关规定精神和档案著录技术标准,制定出符合实际的具体办法和措施,包括:高校电子文件信息采集、管理、储存格式标准及执行细则等;电子文件归档、整理、公布、利用的格式和工作规范;电子文件保管、储存及安全利用制度等。利用相关的标准和办法来指导、规范学校档案信息化建设、运行、管理和维护工作,使学校的档案信息化建设朝着规范化、标准化和制度化的方向发展。

(三)加强档案信息安全保障体系建设

保证档案信息的安全性、真实性、完整性、可靠性和实用性是档案信息化建设的关键。但随着网络技术的应用,互联网上的一些安全隐患也可能使档案信息化成为最不安全的档案保管方式,所以必须要加强高校档案信息的安全保障。第一,要保护上网的信息的安全,从进口、传输、使用三个方面采取安全保密措施,防止失密、泄密事件的发生。第二,综合运用已有的防护措施,如防火墙技术、杀毒软件系统、网络安全检测、电子身份认证系统、数据加密技术等。第三,不断研究和探索新的安全防护技术,确保档案信息资源的安全、有效和网络系统的正常运行。[1]

二、管理模式由传统转向现代

计算机网络正在越来越多的工作领域被应用,计算机的优势就越来越多的被呈现,如何利用计算机网络为高校档案信息化建设服务就成了当前高校档案管理人员不得不思考的问题,相应的,完善档案管理制度、加强档案管理人员队伍建设势在必行。

(一)充分利用网络优势,实现管理模式现代化

计算机的应用,网络技术、复印技术、缩微技术、激光扫描技术的普及,为档案管理模式的创新提供了强有力的技术支持。磁带、磁盘、激光视盘、电子文件以及数码图像数据库的出现和应用,使档案管理的手段从纸质走向电子媒介,过去的一些纸质资料被现代的计算机磁盘、光盘等存储介质所替代。[2]要充分发挥计算机存储量大、处理速度快、输出形式多样的强大功能,使档案信息服务更完善、更便捷。

高校的优势在于具有完善的校园网,校园网使档案工作发生了质的变化。与传统的档案管理工作相比,电子时代的高校档案工作者不再始终面对档案本身实施一系列管理活动,而是直接运用计算机网络来进行电子档案信息的收集、整理和传输,真正体现“信息数字化、传输网络化、馆(室)藏超时空化、服务有线化”,利用者足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文,既方便又快捷,极大地提高了档案信息管理和利用的效率,实现了档案信息的共享。[3]

档案工作人员要善于借助现代计算机技术及网络通讯技术,对文字、声音、图像等各种形式的信息统一进行处理、存储,实现同一事物的多种形式利用,把更加丰富多彩的编码形式呈现给读者,从而改变传统的档案信息只能着眼于纸张文字材料的单一利用方式。同时,加强档案馆(室)信息网络建设,在校园网上建立档案信息主页,搞好网络化服务,让“死档案”变成“活资源”,为利用者提供丰富鲜活的档案信息;按照信息化标准建成的档案馆(室),能够大量存储各种形式的信息,用户可以通过网络方便地获得这些信息,并且其信息存储和用户访问不受地域限制。这种档案馆(室)信息网络能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理和查询集成在一起,使这些信息得到最大限度的利用,从而改变过去那种信息量少、传播速度慢、覆盖面窄、信息利用局限于资料发放的不利状况,提高了服务效率和质量,满足了用户对档案的不同需求。

(二)加强队伍建设,培养档案管理人才

高校档案工作的政治性、服务性决定了从事档案工作的人员必须要有较高的政治素质、良好的职业道德和爱岗敬业精神。人才是档案信息化的关键,提高档案工作人员的现代化素质是实现档案管理现代化的重要内容。高校档案信息化建设的当务之急是要培养一支高水平的档案管理队伍。要不断加强对档案工作者计算机、信息、网络等知识和技术的培训,注重电子档案的接收、保管等方法和技术的学习,提高档案工作者的专业水平,使其真正成为档案信息网络的导航员、协调员、管理员,从而为学校工作提供全面、高效、优质的服务。[4]

要重视提高档案管理人员的学历层次,优化人员结构,逐步优化高校档案管理队伍的学历结构;要保持较适宜的平均年龄,不断补充青年档案管理人员,从而优化档案管理队伍的年龄结构,继而造就一支与时俱进的高校档案管理队伍。

三、由被动服务转向主动服务

服务是高校档案工作的核心,高校档案信息化建设的最终目的就是为高校教育教学提供更为直接、快捷、高效的档案服务,更好地为学校的发展提供智力支持和决策依据。高校档案服务理念的转变便是重中之重。

(一)争取领导的重视和支持

要利用一切可能的机会和场合,让各级领导充分认识高校档案管理信息化的重要性。领导的重视和支持是高校档案信息化建设的关键,是推进高校档案建设信息化进程的不可或缺的要素。信息化工程是“一把手工程”,这已成为共识。要改变某些高校领导将档案部门作为安置、分流人员场所的陈旧观念,应高标准的配备档案管理人员,把对档案人员的培训纳入专业技术人员培训的整体规划中,提高档案部门工作人员的水平。要争取让领导把高校档案信息化建设与学校的改革和发展同等对待,把档案信息化建设纳入学校的总体规划。

(二)创新服务机制,提高全体教职员工的档案管理意识

要提高全体人员的档案管理意识,使每位教职员工能够积极地配合档案管理人员的工作。在高校,档案管理工作不仅仅是档案管理人员的事情,它同每位教职员工都有着密切的关系。只有大家都提高档案利用的意识,才能有力的推动档案信息化建设的发展。可以举行业务评比活动并辅以相应的奖励制度,以激发档案工作者的工作热情。也可定期进行档案管理的有关知识的宣传,提高教职员工的档案管理意识。

(三)改革档案管理体制

新时期高校档案部门应立足馆(室)藏、面向未来,大胆改革现有的高校档案管理模式,在档案管理的现代化、信息化、服务化、开放性上下大力气,建立管理科学、反应敏捷、运行灵活的管理体制,改变“重保管、轻利用”的做法,将重点放在档案资源的开发利用上,努力实现服务方式的社会化、多元化、优质高效化。档案管理者要强化参与意识,变“被动”为“主动”。要在校领导的重视和支持下,紧紧围绕学校的中心工作,积极参与学校的重大活动,及时了解、掌握学校发展动态;要经常深入教学、科研第一线,熟悉教研业务工作的流程和具体内容,了解和掌握教职工对档案信息的利用和需求,有针对性地开展信息服务工作。同时,在档案主管部门的协调下,加强高校档案馆(室)和地方综合档案馆之间的联系与协作,广泛开展联机检索等服务,互通信息,促进交流,改变各自为政的局面,优化档案信息资源配置,联合搞好信息资源开发,实现资源共享。

[1] 王纪坤.《高等学校档案管理办法》的亮点解读[J].兰台世界,2009,(1).

[2] 谭伟贞.高校档案信息化建设滞后的原因与对策分析[J].湖南人文科技学院学报,2008,(4).

[3] 张玮琼.高校档案信息化建设浅议[J].大庆社会科学,2008,(4).

[4] 任赞峰.试论高校档案信息化建设[J].兰台世界,2008,(3).

Some Reflections on Construction of Archival Information in Collegesand Universities

CHEN Xi-lin(A nhui B roadcasting M ovie and Television College,Hefei 230022,China)

Construction of archival info rmation in colleges and universities should rely on the construction of digital archival resources,perfect the standardization of archival information,and build up the security system of archival information.Furthermore,great efforts should be made to train management personnel,innovate the new service mechanism and raise all faculty and staff’s awareness of archivalmanagement.

college and university;archivalmanagement;information

G271

A

1674-2273(2010)05-0131-02

2010-08-16

陈希琳(1966-),女,安徽寿县人,安徽广播影视职业技术学院档案室主任,馆员。

(责任编辑 何旺生)