图书编目数据质量审核制度和信息反馈制度之探究

晋中学院图书馆〔山西省晋中市 030600〕 刘 欣

图书编目数据建设是图书馆现代化建设的核心,图书编目数据质量的优劣将直接影响到读者对文献信息的利用与网络交流及资源共享。一条优秀的书目记录,必须能够准确无误地反映所编文献的个体特征,为读者提供必要的、准确的检索点,为读者最快获得所需信息资料提供可能的途径。因此,书目著录要做到标准化和规范化。多年来,图书编目数据质量控制一直是图书馆工作研究的一个热点课题,因为图书编目数据质量的优劣不仅直接影响到读者的检索利用与网络交流,还是一个图书馆编目水平和管理水平的综合反映。

编目工作就是对文献自身特征及存在状况的揭示,其直接结果就是书目数据。图书馆自从引入了计算机,使得现今的编目工作既有对传统编目工作的扬弃,也有在传统编目工作基础上的创新。在这样一个扬弃与创新的过程中,为了加强书目数据库的建设,每个馆都会精心选派思想素质和业务素质较高的工作人员来承担编目工作。尽管如此,据国外统计,检索文献信息时,误检率和漏检率的60%都是编目人员的差错造成的。正因为文献信息编目工作的复杂性和随机性,所以图书馆需要采取一些相应的措施,来强化工作人员的责任意识与协作意识,以使图书编目数据质量得到全面优化。笔者通过多年的工作实践和探索认为,建立图书编目数据质量审核制度和图书编目数据质量信息反馈制度,不失为提高图书编目数据质量的一项重要举措。在全面的书目数据质量管理中,每个馆都在强调提高编目工作人员的素质问题,这对提高编目工作人员的工作效率和业务能力虽然起到了积极作用,但那还仅限于被动的经验管理模式。可以这样说,如果只强调提高编目工作人员的素质和责任意识,那还属于单方面的质量要求,缺乏必要的制度约束,要高质量地完成图书编目工作,仍然是很难做到的。一项制度的建立,需要有其制定的必要。下面就对图书馆建立图书编目数据质量审核制度和图书编目数据质量信息反馈制度进行一下分析。

一、图书编目数据质量审核制度

图书编目数据质量审核制度是图书馆通过审校环节对图书编目数据质量实施控制的一种管理制度。主要表现在:编目工作人员对著录数据的自校、互校和总校以及修正等多方面的管理。要做好图书编目数据的质量控制,建立一项严格的图书编目数据质量审核制度很有必要,这是因为:

(一)每位编目人员都很难保证每条数据准确无误,毫无漏错

在实践中,读者利用机读目录检索文献时,常常会遇到一些不尽如人意的情况,造成检索失败。这种情况虽然与读者缺乏利用机读目录检索的经验和技巧有关,但究其根本原因,还是在于机读目录数据的质量不过关。一名图书编目人员,无论他的工作态度如何严谨,编目经验怎样丰富,计算机操作技术多么娴熟,都难以做到每条数据准确无误,毫无漏错。在这种情况下,校对是保证书目数据质量的重要手段。除了自校、互校以外,还很有必要选派专门人员对图书编目数据进行总审核和把关,也就是设立总校验岗,由专门的校验员,对图书编目数据进行总校验、总把关,以保证图书编目数据的科学性和正确性。对图书编目信息不完善、不准确,甚至不正确的问题,交给问题责任人改正或由总校验员自己及时进行修改,将编目数据隐患消除在书目数据的形成过程中,尽可能在编目数据传到中央库之前,做到准确无误。这样的审核是图书编目数据质量控制不可缺少的环节。尤其是总校验岗的设置,必须由图书馆的图书编目数据质量审核制度加以明确规定,由审核制度加以约束完成。因为自校和互校实现起来比较容易,一般责任心强的图书编目人员每完成一条记录,总会再浏览一遍,自觉或不自觉地就实现了自校;互校是因为前一道工序的错误会影响到后一道工序的进行,也比较容易实现。例如,如果著录数据有错误,就会使贴条码或书标的工序无法进行,打印账单或典藏工作也无法完善。

(二)读者第一,是每个图书馆永恒的信条

在图书、期刊、报纸的出版中,每一种优秀图书、报刊的出版,都是从编辑到出版每一个环节科学管理的结果,校对管理是其中不可或缺的环节。图书、报刊出版行业,为了对用户负责,为了出版高质量的图书、报刊,把校对管理作为出版行业管理的一项重要工作,才使图书、报刊的质量有所保证。图书馆的图书编目工作,可以效仿图书、报刊出版行业,借鉴出版社的质量管理经验,从读者的利益出发,有必要在图书编目工作中设立总校验岗,以此来保证机读目录数据库的质量,使读者在利用机读目录检索文献时,提高检索效率,让机读目录真正发挥其快速、准确、便捷的作用。

(三)一个图书馆的工作水平可以体现在对图书编目数据的建设上

在知识经济时代,随着用户需求的不断增长,图书馆开始实施联合编目与资源共享,每个图书馆的书目数据都是透明的。这时,一个图书馆书目数据质量如何,将会直接影响到该馆的形象。甚至可以说,图书编目数据质量是一个图书馆图书编目水平和管理水平综合能力的反映。因此,一个图书馆的工作水平可以体现在对书目数据的建设上。这时,实施图书编目数据质量审核制度就成了对图书编目数据质量管理的必要手段。要想切实提高书目数据的质量,审校环节必不可少。严格的审核制度不仅是书目数据质量控制的重要环节,也是图书编目数据质量控制的表现形式。

二、图书编目数据质量信息反馈制度

图书编目数据质量信息反馈制度是图书馆利用反馈信息对正在流通的图书编目数据质量进行的有组织、有目的控制的一项管理制度。主要表现在:读者发现图书编目数据质量问题、有关工作人员负责收集整理、反馈数据质量问题以及编目人员针对反馈信息修正编目数据等多方面的管理。图书编目数据质量信息反馈制度是图书馆全面管理图书编目数据质量的关键所在,要做好图书编目数据质量全面控制,建立严格的图书编目数据质量信息反馈制度是极其必要的。这是因为:

(一)书目数据质量的评价标准,需要通过读者的查询和图书馆的各项服务工作来检验

图书馆的编目人员只有加强与流通部门工作人员和读者的联系与沟通,才可能对流通借阅中发现的书目数据质量问题进行修正。建立图书编目数据质量信息反馈制度,规定编目部门与其他部门的协作关系以及质量信息传递的具体要求。相对来说,这项制度的建立有一定的难度,因为具体操作起来,涉及到的人员比较多。这项工作虽然主要应该由编目部门的总校验员来完成,但不仅需要流通部门工作人员的配合,还需要读者的参与。其主要的工作程序是:由流通部的工作人员把读者在利用机读目录检索文献时发现的书目数据质量问题收集起来,并加以归纳和整理,然后把有质量问题的书目数据信息及时反馈给编目部门,而后由总校验员对反馈信息进行审验、修改,并同时从中吸取经验。这一系列的工作,如果没有一项完备的图书编目数据质量信息反馈制度加以约束,流通部的工作人员很有可能对读者反映的问题视而不见,确实存在的书目数据质量问题就难以得到及时处理和修正。长此以往,书目数据库存在的质量问题就会越来越多,更不利于读者检索和利用。如果图书馆实行了图书编目数据质量信息反馈制度,有了制度的制约,就使得有关工作人员能够有组织、有目的地收集、分析、整理图书编目数据质量问题信息。有关的工作人员就把收集和整理图书编目数据质量问题信息当成一项必须完成的工作任务,就切实有了责任意识和积极性、主动性,图书编目数据质量问题才能得到有效处理,才能达到全面提高书目数据库质量的目的。

(二)新的工作任务会影响编目人员处理正在流通的书目数据质量问题的主动性

图书馆的每位工作人员都会不断承担新的工作任务,对以前完成的工作是否有差错因忙于新的工作任务而或多或少会不太关注。例如,在图书馆图书编目回溯建库阶段,由于缺乏经验及其他原因难免存在编目数据不尽如人意的情况;还有,不少图书馆在评估时为了追求达标,都程度不同地存在着只重数量而轻质量的状况。以我院为例,前几年由于受升本和评估的影响,我馆要在规定的有限时间内完成几十万册图书的加工。在这样的紧迫形势下,图书馆没有更好的办法,只能采取突击行为,除了馆内一些懂编目业务的工作人员外,其他工作人员也都上阵,还抽调了一大批勤工俭学学生来参与图书编目工作。这样一来,不可避免地造成了只追求数量,忽视质量的状况。在这种特殊情况下完成的书目数据,其大量差错不仅会给读者检索带来极大地不便,还会对图书馆的形象造成极坏地影响,因此急需修正与维护。可是,如果没有硬性的制度约束,工作人员都忙于其他新的工作任务,很难做到积极主动地去完成图书编目数据的修正与维护工作。有鉴于此,唯有靠健全的图书编目数据质量信息反馈制度,来调动有关工作人员修正已有书目数据错误的责任意识和积极性,才会主动收集读者的反馈信息,做到有的放矢。不然,大家又有了新的工作任务,这其中错误的数据是不容易被主动发现和修正的。

三、结束语

通过以上对两项制度的分析,不难发现,这两项制度都是以优化图书编目数据质量为目的的。图书编目数据质量审核制度是为了将图书编目数据质量的隐患消除在书目数据的形成过程中,图书编目数据质量信息反馈制度是为了处理正在流通的书目数据质量问题。两项制度对达到全面提高图书编目数据质量,都起着举足轻重的作用。可见,图书馆很需要建立一套完备的图书编目数据质量审核制度和图书编目数据质量信息反馈制度,以此来强化工作人员的责任意识与协作意识,来调动工作人员共同追求图书编目数据质量的主动性与积极性,来保证为读者提供高质量的文献信息检索数据。

总的来看,图书馆图书编目数据的质量控制,是一项长期、细致、复杂的工作,不仅需要做到制度化,还应该做到经常化,并且需要各部门的协作和配合。但是,有一点不容置疑,就是如果只提出质量要求,而缺乏必要的制度约束,要高质量地完成图书编目工作,是很难做到的。

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