从公共管理视角论高校图书馆的管理创新

苏州工艺美术职业技术学院图书馆

〔江苏省苏州市 215104〕

符 露

一、公共管理与图书馆管理

管理是人类社会协同劳动与共同生活的产物。在一定的环境及条件下,具体的管理活动虽然千差万别,但管理的计划、组织、领导及控制职能是一切管理活动所共有的。随着社会分工和生产社会化的发展,管理活动已成为人类实践活动的重要组成部分,并广泛渗透到社会生活的各个领域,成为人类社会发展和文明进步的重要途径。公共管理形成于19世纪末 20世纪初,与行政国家及西方文官制度相伴而生。公共管理是指公共组织有效地提供公共物品及服务。虽然公共管理的产生仅有一百多年的历史,但它的发展历程却经历了三次重大的理论转换。由此可以看出,公共管理学科具有强大的生命力与创新力。

在公共组织的类型中,图书馆属于非强制性公共组织,这类组织最大的特点是服务性和非强制性。图书馆的管理活动可以概括为:在一定的环境与条件下,运用和配置图书馆各类要素及资源,为了实现向读者提供知识服务的目标而进行的计划、组织、领导、控制等活动的总和。图书馆管理具有科学性、艺术性、服务性、公共性等特点,图书馆的人员、目标、机构、制度、文化、组织结构、支持硬件等要素构成了图书馆的各种基本活动与功能。图书馆管理与公共管理虽然管理的主体与客体有所区别,但它们与管理一脉相承。因此,在研究图书馆管理工作时,吸取与借鉴公共管理研究方法、工具、途径、理论具有重要的理论意义与实践意义。

二、运用公共管理理论分析图书馆管理要素

图书馆是一个有机的“生命体”,具有自身的生命周期。随着社会环境的变化及组织自身的成长,需要各种类型的管理创新,变革与发展成为图书馆面临的重要问题。改革是组织发展的手段,是针对问题本质所选择的应用手段。通过分析图书馆的组织特点、发展阶段、发展水平,考察图书馆的组织、领导、计划、人事等管理要素的特点及现状,有针对性地采取干预技术与改革措施,可以增进图书馆的效能,促进图书馆的自我更新与发展。

(一)图书馆组织结构

一个组织存在的目的,在于克服个体智能与体能的限制,达成组织的共同目标。图书馆组织是图书馆管理的载体与依托,其组织结构对管理的过程与行为有比较直接的影响。组织结构的设计需要考虑管理层次与管理幅度这两个重要的因素。管理层次在于区分工作任务与职权轻重,管理幅度则是衡量工作复杂性的重要标志。由于数字技术及网络通信技术在图书馆的普遍运用,图书馆的业务更加多样与丰富,读者综合素质普遍有所提高,读者获取信息与知识的能力大大增强,图书馆收藏的文献信息内容与载体形式更加多样,图书馆员工的服务意识与专业水平进一步有所提升。这些内部与外部环境和条件的变化,对图书馆组织结构提出了新的要求。一方面,要求图书馆组织结构要体现分工明确、权力集中,各业务环节控制严格、信息传递通畅;另一方面,要求图书馆的工作要具有灵活性,能充分发挥员工积极性、主动性和创新性,让工作人员拥有较大的自主权与执行权。然而,现实中图书馆的组织结构却少有改动。其主要原因:一是图书馆工作人员的流动与更新速度有限;二是工作任务的分配及职权长期保持不变;第三,虽然组织结构的合理性对工作效率有直接地影响,但图书馆的决策者、领导者却常常忽视这一点。因此,图书馆领导者需要加强对图书馆组织结构的认识与研究,克服组织结构设计的缺点,控制好管理层次及幅度之间的比例关系,管理的纵向层次与横向部分相互结合,设计出符合本馆特点、优化资源、提高效益、合理适用的组织结构。

(二)图书馆领导和领导者

领导活动贯串于管理工作的各个方面,在与人的联系上表现为对员工的管制,以保证图书馆目标的实现。图书馆领导者应充分利用职务权力和个人权力实现全馆员工间的良好沟通与协调,激发员工的工作积极性、主动性和创新性,以领导者的领导才能、素质、权力、魅力直接或间接地影响图书馆目标的实现及实现程度。图书馆领导者应是图书馆专业领域的专家。首先,他们应精通专业技术、工作方法和工作程序,掌握好工作制度及政策,只有这样才具有说服力,才能产生良好的影响。其次,应对全馆员工有比较深入的了解,能够娴熟处理人际关系,不断完善公平、公正、公开的人才激励机制,事得其人,人尽其用。最后,图书馆领导者应具有洞察、判断问题和现象的能力,能对图书馆全局发展作出正确的战略决策。在图书馆的管理活动中虽然领导者的作用举足轻重,但长期以来图书馆领导者的选拔与任用却得不到应有的重视。有的图书馆领导者,虽然是专家、学者,在其专业领域内也具有相当的知名度,但其专业与图书馆管理并没有多大的联系,这样的领导者往往不够得力。也有的图书馆领导者,在管理活动中,对于处理上级、下级、同级间人际关系过于疏忽,因而不能形成工作合力。高校图书馆作为高等学校一个重要的学术性服务机构,与各部门间的交流及合作必不可少;图书馆内部各部门也不是封闭、独立的,各个员工之间的交流与沟通以及全馆文化氛围的形成,既依靠每个员工的努力,更需要领导者的引领,处理好人际关系,建立起相互间的信任与合作,管理工作会事半功倍。还有的领导者,虽然具有一定的专业能力,在专业工作上是专家人物,但在管理工作方面却水平不高,缺乏领导艺术与技巧,领导权力不能充分发挥与利用,使图书馆管理水平受到影响。在知识经济时代,只有拥有品德魅力、知识能力和成功经历,才能获得和强化权力,才能领导全体员工为实现组织目标而积极努力与做出更大贡献。

(三)图书馆人事管理

随着信息革命和知识经济时代的到来,人力资源术语风行企业管理界。 1993年,美国文官制度改革将企业人力资源管理模式引入公共管理,公共管理的人力资源管理体现了把人当做第一资源的精神。在市场经济条件下,人才进入市场,将人力资源作为资源进行开发并形成人力资本,人力资源管理成为一个组织发展战略的重要组成部分。当前,图书馆的人事管理基本上仍是采用传统的人事管理模式,注重以事为中心,靠监督、纪律等刚性手段管理员工,忽视员工的心理需求和人作为第一资源的特殊性与重要性,束缚个人积极性、主动性和创造性的发挥,不利于优秀人才的脱颖而出,从而浪费了社会资源。因此,图书馆的人事管理可以借鉴公共管理经验,引入企业人力资源管理模式,创新人事管理体制,实现由传统、单一和落后的管理方式向科学、灵活和多样的管理方式转变,对人力资源进行有效开发、利用、配置,提高图书馆员工的能力与素质,提高图书馆工作效率与效益。

(四)图书馆文化建设

组织文化是在该组织核心价值体系基础上建立的,并为该组织成员所认可的认知系统。强势的组织文化能凝聚成员力量,取得组织成员对组织的认同,其微妙的文化渗透力和精神感染力,形成一种稳定、无形的精神力量,激励、约束、规范成员的行为,并向组织周围进行辐射,对宏观社会群体产生影响。图书馆文化是在图书馆活动基础上形成的,其核心为图书馆的价值取向。它的形成具有历史性、连续性、民族性的特点。图书馆文化由理念层、制度层、物质层构成。理念层图书馆文化是图书馆的精神、价值观等,当员工确认自己应遵守道德游戏规则的充足理由时,图书馆文化的精髓植根于员工内心世界的任务就完成了。它是图书馆文化的最高境界。理念层图书馆文化的建设需要全体员工的参与。从组织而言,它创造的价值体系要取得大多数员工的认同与满意,符合组织特征,遵从社会道德、社会舆论与传统习俗;从个人而言,要通过内心的信念、自省、自律、外律来约束自己的行为,遵守社会成员伦理及职业伦理。图书馆文化史应与图书馆发展史相适应,应随着社会环境与内部环境的变化而不断创新和丰富,应通过加强图书馆文化的建设、理论研究、宣传与教育,不断为图书馆文化注入新的生机与活力,发挥图书馆文化的导向、凝聚、激励、约束、辐射、规范等功能。制度层图书馆文化是理念层图书馆文化与物质层图书馆文化的中间层,它表现在图书馆的内部机制、规章制度、方针等方面。它有两层内容:一是由图书馆权威机构设计的伦理规范;二是用约束、舆论等手段将设计的伦理规范转变为一种普遍行为方式。图书馆文化建设在这一层次上的薄弱环节是如何采用有效的方法、手段与机制将规范和制度转变成员工的一种习惯性行为。物质层图书馆文化表现在馆舍环境、建筑风格、内部装饰、标识物等外显物中,大多数图书馆建筑结构的设计多以有利于收藏为主,讲究实用性,往往给人以封闭、安全、厚重的感觉,而对环境色彩、馆舍布局、装饰效果等对读者心理及感官产生美感的因素则往往关注不够。其实,在图书馆文化的物质表达上将实用与美结合起来,不仅能生动地传达图书馆的文化与精神,更能让读者在享用知识服务的同时,体验环境的舒适、优雅与美好,带来身心的放松与愉悦。

三、公共管理工具在图书馆管理中的应用

公共管理工具是实现政策目标的手段。首先,公共管理工具有着共同属性和个体属性;其次,每一种管理工具都是一种制度化的行动模式;最后,这种制度化的行动是集体行为,是为了解决公共问题所采取的行动。公共管理工具可分为市场化工具、工商管理技术、社会化手段。当前,在公共管理领域为迎接全球化、信息化与国际竞争加剧而出现的全球范围的公共部门改革引起了图书馆人的关注。图书馆要生存、要发展、要创新,就必须打破传统管理模式的束缚,尝试运用新的理论和工具对图书馆管理进行方向性和根本性的调整,引入市场竞争机制,强调顾客服务导向及提高服务质量的“新公共管理”,进行以追求效率与效益为目标的管理改革运动,提高图书馆效率及信息服务水平。因此,对公共管理工具在图书馆管理的应用进行研究,具有重要的理论意义及实践意义。

(一)图书馆志愿者服务

志愿者服务是一种社会化手段,是更多地利用社会资源,在一种互动的基础上实现组织目标。近年来,高校扩大招生成为普遍现象,教学资源不足、教学服务滞后、专业设置市场化、就业压力增加,图书馆接待学生读者人数急剧增加,读者对图书馆服务的内容及形式提出了更高的要求,而工作人员配备不足、工作效率低下,使得读者的需求与图书馆服务间的矛盾日益显著。首当其冲的应是图书馆的流通部门,而在此重点部门引入志愿者服务不仅能缓解压力、解决问题,还可以作为图书馆管理改革的一项措施进行尝试。志愿者服务,经过实践与完善可以在全馆各部门加以推广,以提高图书馆的服务质量及效率。志愿者来自高校各个群体,其综合素质普遍较高,积极性、责任心较普通读者要强,他们既是服务对象也是服务者。志愿者服务最大的优点是创新、迅速、公益,其应用范围大,易管理、好控制。志愿者还可以通过创办社团如书友会、读者协调会等,通过办展览、讲座、竞赛等活动,充实课余生活,丰富社会实践的内容,培养综合素质,树立文明读者的形象,协助图书馆开展各种活动,推动图书馆读者文化的建设。志愿者是信息员、宣传员,他们利用班级、宿舍、社团、同学会等管道,构建稳定的宣传网络,将图书馆各类信息传递到读者群中。图书馆可以通过志愿者这一中间群体了解广大读者的切实需求,通过志愿者搭建读者与图书馆交流的平台,实现图书馆与读者的沟通与协调。志愿者可以协助图书馆工作人员开展基础性管理工作,如报纸整理、图书整架、破损图书修补等。志愿者通过图书馆的工作经历,可以丰富个人知识结构,培养多种能力及兴趣,加深对图书馆的了解与认识。图书馆则可以利用志愿者,使服务多元化,培养业余工作队伍,缓解业务压力。

(二)图书馆业务外包

业务外包是将民事中的合同制引入到公共管理领域之中。图书馆可以引进公共管理业务外包的管理思路,将工作人员从非主流、非技术性、非重点的工作中解脱出来,使工作人员有更多的时间与精力投入到图书馆更有价值、更具创新性与挑战性的工作中去,创造更高的劳动价值及社会效益。目前,图书馆常见的外包业务主要是采编、数据库建设、信息服务、后勤事务、人力资源等。图书馆业务外包要充分发挥其降低运作成本、优化工作程序、提高工作效率等优点,克服可能出现的各种问题。图书馆领导者应制定图书馆业务外包程序,严格控制业务外包范围,公平、公开、合理地选择合作商,多方面、多层次、多角度地创造有利于业务外包发展的内部与外部环境,做到业务外包的优势互补。

(三)面向工作人员的行为激励

行为激励方法属于行为科学,是一种思想教育手段,是通过对组织成员进行确定的、有目的的、有系统的心理诱导和行为激励,引导工作人员自觉地为实现组织目标而努力的管理方法。图书馆管理内容与管理要素复杂而多样。其中,最为突出的是对人的管理。而对人的动机、人的需要、人的性格等问题进行分析和研究是对图书馆工作人员行为进行全面、完整把握的关键。从满足人的需求来说,应将图书馆每一位工作人员都当成社会人来看待,考虑其不仅有生存的需求,也有作为社会成员发展及自我实现的需求。因此,给每位工作人员设置一定的满足目标,给予他们信任与尊重,提供良好的工作环境,给予成就、发展的机会,引发他们的期待,激励他们去努力追求。从人的动机方面来说,创造公平的竞争激励机制,产生优胜劣汰的结果,其条件是保证竞争在公平的基础上进行,竞争的结果得到公正的评判,在成员中引发基本的心理平衡。奖惩激励是一种诱导行政方法。它主要是运用奖励,特别是惩罚来影响、调动成员工作的积极性。图书馆领导者要科学、合理地运用这一手段,在全馆形成一种激励氛围。对于那些工作认真负责、无私奉献、克己奉公的工作人员,不仅要在物质上给予奖励,在精神上也要给予鼓励、认可与推崇;而对于那些对工作不关心、不投入、不尽责的工作人员,要给予行政及物质的惩罚。通过旗帜鲜明地支持先进、鞭策后进,促进工作人员向正确方向努力发展。

(四)图书馆绩效管理

绩效是一个单位中,组织或个人的实际工作表现和工作成绩。图书馆绩效管理就是以绩效和结果为导向,利用绩效信息设定统一的绩效目标,进行资源配置与优先顺序的安排,以实现图书馆的目标。图书馆绩效管理应与奖惩机制相联系,与成本和效益相联系,与工作人员素质测评和工作绩效测评相结合,调动与发挥工作人员的积极性、主动性和创造性。图书馆绩效管理是一项综合、系统的管理过程,在实施中存在绩效方法、技术,成员心理因素,集体认可、执行程度,内外部政策及制度等因素的影响。因此,在绩效管理过程中,要注意绩效评估、绩效衡量体系、绩效追踪等环节的控制与检测。

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