人事档案的重要性及管理中存在的问题

刘晨光 宋 杨韩英军

(华北煤炭医学院人事处,①学院办公室 河北唐山 063000)

人事档案的重要性及管理中存在的问题

刘晨光 宋 杨①韩英军

(华北煤炭医学院人事处,①学院办公室 河北唐山 063000)

干部人事档案 管理 作用 问题与对策

人事档案是档案学的一个重要分支,它是个人在社会实践活动中形成的,以个人为单元,按归档制度整理、保管,以备查考的信息载体是全面考察、了解和正确评价员工能力和业绩的重要依据。人事档案记录着干部个人成长的“轨迹”,是最可靠的固化记录物,最具有权威性和凭证性。本文阐述了干部人事档案的管理模式,通过探讨人事档案对干部本人及其所在单位的作用,分析了档案材料的完备与否对员工个人的影响,进而结合工作实际,对当前干部档案管理工作中存在的问题进行了深入剖析并在此基础上提出了切实可行的建议。

1 干部人事档案的形成

中国现代人事档案制度成型、推广于 1949年以后。在几十年的时间里,人事档案在诸多方面发挥了重要作用。人事档案是一个人生平经历的记载,也是用人单位给予个人的种种记载。目前我国人事档案主要载体是 16K档案纸,经过装订形成一本有封皮、目录、内容的一册个人人事档案。在人事档案管理过程中,干部无法接触到自己的档案,个人人事档案虽然归个人所有,但是干部本人不能翻阅自己的档案,人事档案只能由人事部门和组织部门查阅。近年来,人事档案管理模式由单一的组织人事部门集中统一管理模式逐步发展到多元化管理模式。一般中国公民的档案最先是由初中毕业学校发送到高中的,由高中再转到大学,然后再转至工作单位或人才交流中心。一般来讲,比较大的行政、企业、事业单位有人事管理权,可以由组织部门或人事部门保管人事档案,这些单位存放档案一般是免费的。现在更普遍的做法是交由人才交流中心代管,这样方便流动和管理,但要收取一定的费用。由此可见,根据人事档案档案归口管理部门的不同,干部档案有组织部门管理模式、人事部门管理模式、人才中心代管理模式。

2 干部人事档案的作用

人事档案既是人事管理的查考凭据,又是维护个人权益的法律依据。人事档案的基本价值是其凭证和参考作用。其中,凭证作用是其区别于其他材料的根本特征。随着社会的发展,个人人事档案的作用似乎弱化了,“单位电子档案”、“人档分离”已经逐渐成为了社会的主流。但是纸质的个人人事档案还是有其重要的作用,由于每个人只有一本份人人事档案,其不可替代性具有很强的现实意义。

2.1 干部档案对个人的作用 现阶段,在档案的凭证、参考等诸多作用中,普通公民还是主要利用档案的凭证作用。由于档案具有真实性、原始性,具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用,所以它有极强的法律效益。它不仅为领导决策、教学、科研和管理等工作服务,同时也为干部的切身利益服务,可以毫不夸张地说,没有人事档案,个人权益就无从得到保障。每个人都在以自己的实践活动谱写着自己的历史,同时将其转化为文字在档案中不断补充、不断添入新内容。所以说人事档案将伴随每个人的一生并发挥着重要的作用。对于个人来说,无论是工作调动、工资调整、职称评审、出国政审、劳动保险、加入党团组织以及离退休手续的办理、各项证明的出具等手续都是以档案材料的审核为重要依据。按照国家相关规定,凡在各级政府人事部门、人才交流中心等机构保留人事关系及档案的人员,档案管理部门将保障其合法权益,并为其出具各类基于档案材料的相关法律证明以保障其合法权益和政治待遇。如果违反规定把人事档案放到其他部门、机构或个人持有,各级人事部门将不承认其原有身份,这样必然损害其自身利益,使其应享受的上述待遇得不到应有保障。例如,没有人事档案在失业后将无法领取失业救济金,办理社会保险也成难题;单位公派出国,没有档案就无法进行出国政审;结婚生子,没有档案开不成相关证明;遗产继承,没有档案就无法证实亲属关系,继而无法顺利完成公正证明;没有档案,符合国家照顾政策人员也无法享受国家的优惠政策。此外,一些特殊行业的从业人员还需要档案的管理和约束,如律师、医生等,从事这些行业的人员很看重档案,因为这些行业没有档案不准进入。既然有此规定,说明这些行业有其特殊性,人事档案制度也是规范这些从业人员相对有效的措施之一。

2.2 档案对用人单位的作用 个人档案体现了干部本人的基本信息、社会关系、培训经历、学习经历和工作经历等等,为用人单位能人尽其才提供了可靠的依据。档案是历史的真实记录,通过利用档案,可以清楚地了解员工过去的工作轨迹、总结经验教训,为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。人才是单位的灵魂,用人单位为了做到知人善任、选贤举能,将尽可能的全面、准确的了解员工,通常会将考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合。尤其会将档案中的学业成绩及思想表现情况作为接收毕业生的重要依据。而在用人过程中形成的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都会汇总,归入本人档案,作为考核依据。因此用人单位在人事任免、考核时,都经常要用到员工人事档案,考察其德、能、勤、绩等情况,从而全面准确地了解个人的情况,对人力资源的正确选拔和使用起到了重要参考作用。

3 个人人事档案管理中存在的问题及其对策

3.1 存在的问题 在每年整理新引进人员人事档案时,笔者都会发现这些档案材料或多或少都存在一些问题,例如,档案填写不规范、手续不全、内容不实、部分重要材料遗失、缺损等等。具体表现在以下几个方面。

3.1.1 内容不真实。为数不少的人事档案材料内容前后不一致,且错误较多。如人名用字不规范。同音不同字的随意填写,有的名字前后填写颠倒,不知哪个是现在用的真实名字。出生年月前后不一致,甚至出现多个年龄,有的因入伍、入团、结婚等个人需要随意改大或改小,参加工作时间前后不一,无任何依据材料。有的学历填写不真实,学习经历前后填写不一致。有些材料随意涂改,致使档案材料失去了它的真实性。造成用人单位确认个人关键信息错误,不但给人事档案管理工作造成诸多不便,同时对干部本人也可能会带来无法弥补的损失,导致无法出具各种人事证明,影响本人切身利益。造成档案失真的原因有两方面:①干部本人因功利因素而有意掺假。②因疏忽笔误或因时间久远记不清楚导致填写错误。

3.1.2 字迹不规范、手续不完整。材料不规范问题具有普遍性,材料规格设置存在随意性,纸张、字体不符合要求,缺公章、少签字、字迹不合规定的材料普遍存在,档案材料字迹有圆珠笔的、有纯蓝墨水的等等。这些不合格的档案材料增加了档案管理的难度。

3.1.3 材料缺失、毁损。要发挥人事档案的作用,材料必须齐全,必须能全方位反映一个人的全部历史。由于人事档案材料特别是反映个人能力、业绩、奖惩等情况的材料最初多是分散形成于各个部门,各部门因缺少归档意识或受本位因素影响,不愿意将手中的档案交给收集者,这样时间长了就会造成归档材料遗失、缺损等情况。大量有价值的反映人“能、绩”等方面的材料,分散在各个部门或者个人手中。这不仅破坏了人事档案的整体性,而且大大降低了综合利用档案的价值。档案管理的地区差异也是造成档案材料缺失的重要原因之一。尤其是大量引进硕士生、博士生的单位,由于有些省份的研究生培养机制的差异,造成研究生档案材料的不统一,甚至会出现有些关键表格的缺失,比如有些院校不提供研究生的答辩材料,这会影响到这些干部员工将来的继续深造的机会。毕业生就业时未及时办理档案转移或托管手续,是造成档案丢失的最主要原因。到行政、事业单位和国有企业工作的,档案一般会随之转到单位。而非公有制企业工作的毕业生应当委托就业部门进行档案托管,否则档案就仍保存在学校,或寄回到省大中专毕业生就业服务机构,还有的寄回户籍所在地。随着毕业生就业方式越来越灵活,档案管理也呈现多样性和复杂性,许多毕业生对档案不重视或不加过问,等到需要档案时,却不知所踪,或者因档案空置多年,内容没有及时更新和补充,许多空白的履历已无法补救,造成许多不必要的麻烦。例如,许多毕业生无档案或将档案存入街道,会导致干部身份丢失。所谓干部身份是高校毕业生,在见习期满一年时,通过转正定级手续后获得的身份。目前,进入部分事业单位或将户口迁入北京、上海等大中型城市都需采用干部调动的方式才能实现。干部身份的丢失无疑给其求职路中人为地设置了不必要的障碍。

3.2 人事档案管理的对策与思考 干部人事档案管理工作处于改革、开放、发展的新时期,面临着人事档案管理出现的新特点和各种制度改革所带来的新问题,这就需要档案工作者应勤于思考,不断发现新问题并积极探索解决问题的新方法、新思路。

3.2.1 通过宣传和培训,提高干部员工档案意识。造成档案不规范、残次不全甚至丢失的最重要原因是员工本人对人事档案没有给予足够的重视,个人档案归档意识淡薄。作为人事档案管理部门,应当通过多种形式对档案重要性进行宣传教育,从思想上提高员工对档案重要性的认识,养成及时归档和规范档案行为的良好习惯,统一用纸,字体、字迹应规范,并坚决避免档案造假行为;高校的毕业生就业指导部门也应担负起相应的培训责任,使马上走上工作岗位的毕业生们对于人事档案的流转、管理等知识有一个明确、清醒的认识。刚刚进入工作岗位的毕业生们,应当主动到人事部门确认一下自己的档案材料是否完备,如果有缺失的材料应及时补齐,并谨防因未进行托管而造成人事档案丢失。促使人事档案工作良性发展。

3.2.2 加强档案材料的收集工作,确保归档材料的完整、可靠。建立健全材料收集工作的协调机制,加强与相关部门的沟通,保证相关材料形成部门归档途径畅通,做到不积压、不丢失、准确无误。采取“重点收集与普通收集相结合”、“集中收集和经常性收集相结合”、“上门收集”等方式,及时追补和不断补充新的资料,力争档案资料能够反映出最新、最全的个人档案信息。档案工作人员在收集材料时应严格把关,对于内容不实的材料坚决不予归档。保证档案材料形成规范真实、收集齐全、归档及时。

3.2.3 加快档案的规范化、现代化建设。规范人事档案的内容、分类、档案用品标准,对人事档案材料的归档范围、时间要有明确具体的要求,将侧重点放在反映干部员工工作能力、工作业绩等档案材料上;档案管理人员在接收人事档案材料时要严格把好审核鉴定关,从纸张规格到字体都要严格要求,拒收不规范的档案材料和缺公章、少签字的材料,提高人们规范档案行为的认识,养成规范档案行为的良好习惯;进一步落实人事档案的相关管理制度,在查阅、流转等各个工作环节中,严格按规章和程序办理,做好签收、登记工作,不允许本人自行查阅档案,档案在转递时必须密封,加盖骑缝章并严格按照规定途径转递,以免档案在转递过程中失真。利用计算机、网络技术,采用科学方法和技术收集、整理、利用人事档案材料,完善干部人事档案管理系统。通过扫描仪把利用频率高,易磨损的档案材料传输到计算机中。实现管理的信息化和现代化,提高档案管理和利用效率,实现人事档案信息价值,为决策层提供有力信息支持。

综上所述,就国家而言,搞好人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置、合理使用,保证人才队伍素质的重要措施;就用人单位而言,认真审阅拟接收人员档案是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据;就人员自身而言,人事档案能全面地反映一个人的德、能、勤、绩的情况,将伴随人一生。人事档案在现阶段和将来相当长的一段时期,将起到全方位、多元化的立体作用,而非作用越来越小。人事档案对国家、单位和个人都有不可替代的作用,并不是可以随便丢弃的“身外之物”。各级部门应充分认识到档案管理工作的重要性,提高干部人事档案现代化管理水平,为选拔、培养、任用干部提供可供参考的依据。

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(2009-12-15 收稿)(陈 迁 编辑)

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