高校会计电算化中存在的问题及对策*

王 森

(河北广播电视大学,河北石家庄 050071)

高校会计电算化中存在的问题及对策*

王 森

(河北广播电视大学,河北石家庄 050071)

在知识经济时代,市场经济瞬息万变,会计电算化的应用,能为高校提供及时、准确和完整的财务信息,从而增强决策的有用性,提高高校管理效率和经济效益,不断提升高校的核心竞争力。但是,随着会计电算化的飞速发展,网络技术应用领域的不断拓宽,使会计电算化系统出现许多新的特征。而这些既推动了现有会计信息系统的发展,同时也对现有的会计电算化系统的发展产生了障碍。为了顺应当今网络时代的发展潮流,我们应就会计电算化存在的问题及对策进行探讨。

会计电算化;网络;安全

随着电子信息产业的不断发展,会计电算化在社会经济中的运用越来越广泛。首先,电子商务越来越成为网络时代的商业方式和高校生存和发展的形式;其次,高校管理信息大都以电子方式运行,实现数字化管理;最后,网上学校、网际学校、虚拟学校等新的学校系统开始出现,新的经济形态如直接经济、网络经济等逐步形成。财务会计系统是经济信息系统的一个子系统,互联网的“傻瓜”化应用,使得财务会计系统的环境和内容都发生了深刻的变革。

一、会计电算化存在的问题

1.人们的思想认识问题

我国电算化事业起步较晚,人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义及重要性。多数单位电算化都是应用于代替手工核算。同时,在软件更新及硬件投入等方面支持力度不够。

2.财会专业人员计算机知识的欠缺问题

一般会计人员所掌握的知识、理论仅能满足手工会计核算,而会计电算化的应用对会计人员提出了更高的要求。既要求会计人员要掌握一定会计专业知识,还要掌握相关的计算机知识,财务软件的使用技术以及保养和维护。一般会计人员业务经验丰富,但计算机专业知识却很匮乏,难以胜任用计算机处理会计业务工作。表现较为突出的是对财务软件的应用方法掌握得不够透彻和熟练,对软件的认识有局限性,对软件运行过程中出现的故障不能及时排除,导致系统不能正常运行。这个问题已成为高校快速实现会计电算化的障碍。

3.常见的技术性问题

(1)在业务操作的关键时刻,计算机突然以“待机”、“死机”等,致使会计业务难以按部就班进行。作为高科技通病,无疑此现象直接影响到会计电算化核算的质量和效率,已经构成现代会计工作的障碍。

(2)录入或采集数据后,生成的表格数据出错,致使会计信息数据技术性失真。这些失真的会计信息数据向下顺延,最终生成更为失真的数据信息。如果高校决策层使用了这些数据信息,那么高校的宏观决策失误便在所难免。

(3)系统软件“翻脸”,直接造成会计应用程序数据丢失。在现实工作中,会计人员正在录入数据或执行某一项指令后,计算机突然出现“黑屏”或带有一系列英文字符的“蓝屏”,按回车键或其他键,“蓝屏”依然不走,最后,只好实施“热启动”结束任务。但在这种情况下,大多都以会计数据丢失甚至应用程序损坏为代价。

4.面临的安全性风险问题

网络会计实现了会计信息资源的共享,但同时也将自身暴露于风险之中,这些风险主要来自泄密和网上黑客的攻击等。

(1)系统密码被非法窃取、盗用,致使高校银行存款账户资金被转移;(2)网络传输中,单位结算资金面临安全风险;(3)计算机病毒侵袭造成系统无法正常运行;(4)会计电算化系统遭受到舞弊行为而造成高校严重损失。

二、针对会计电算化存在的问题提出以下对策

1.重视理论研究,提高思想认识

会计电算化,是电子计算机在会计工作中应用的简称,就是把以电子计算机为代表的现代化数据处理工具和以信息论、系统论、控制论、数据库以及计算机网络等新兴理论和技术应用于会计核算和财务管理工作中,以提高财会管理水平和经济效益,进而实现会计工作的现代化。

电算化会计理论即研究实现电算化后的会计信息系统组织、会计核算的程序和管理制度,会计核算的方法,以及用计算机作为主要的核算工具后对会计理论、会计制度的影响和会计工作的新特点。电算化会计理论的研究确定了电算化会计信息系统的基本功能体系、运作规范及特点、审计接口、会计档案等基本要求,它一方面符合手工会计的基本要求,同时又具有自身独有的特点。电算化会计理论的基本问题研究透彻了,会计软件的研制就有了明确的方向和目标,才能更符合会计、审计工作的实际要求,会计电算化软件才能更好地服务于会计工作。

2.强化岗位培训,提高会计人员计算机操作业务素质

要提高会计人员计算机业务素质,必须大力加强人才培训的力度。应立足于国际水准,培养或聘用一批高级技术人才,他们能够掌握国际先进技术,精通信息技术,熟练应用会计电算化,推动高校电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识,维护软件正常运行,掌握计算机先进技术,培养复合型人才,为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。

3.做好电算化会计档案管理工作,确保系统历史数据信息安全完整

随着我国会计电算化事业的不断发展,应做好会计电算化会计档案的管理工作,为会计基础管理工作提供有效的数据源。为了更有效地做好电算化会计档案管理工作,我们必须根据电算化会计档案的特点,分别做好会计档案的收集、保存、利用等方面的工作。

(1)电算化会计档案的收集。财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。

除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统版本,应用软件要求及版本等。

(2)电算化会计档案的管理与保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查、复制,防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。

(3)电算化会计档案的利用。即电算化会计档案的调阅。在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:1)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将你所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;2)所调阅的会计档案的版本号与前会计电算化系统版本号不一致,此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅。

4.要加强会计信息系统的安全性和保密性

财务上的数据往往是高校的绝对秘密,在很大程度上关系着高校的生存与发展。会计信息系统的安全控制,是指采用各种方法保护数据和计算机程序,以防止数据泄密、更改或破坏,主要包括:实体安全控制、硬件安全控制、内部控制、软件安全控制、网络安全控制、病毒的防范与控制和加强审计监督等。

(1)实体安全控制。实体安全涉及到计算机主机房的环境和各种技术安全要求、光和磁介质等数据存贮体的存放和保护。计算机机房应该符合技术要求和安全要求,应充分满足防火、防水、防潮、防盗、恒温等技术条件,长期保存的磁介质存贮媒体应定期转贮。

(2)硬件安全控制。计算机会计信息系统的可靠运行主要依赖于硬件设备,因此硬件设备的质量必须有充分保证。同时,为防万一,关键性的硬件设备可采用双系统备份。

(3)内部控制。会计信息系统的内部控制分为制度控制和程序控制两类。1)制度控制一般是以管理制度的形式实行的,即由主管部门制定一系列规章制度强制或监督会计部门执行,从而保证会计系统软件正常和安全运行,免遭外界干扰和破坏。2)程序控制是靠软件本身尤其是会计系统软件来实现的内部控制机制,这种内部控制机制往往比通过各种管理制度实现的控制更为有效。

(4)软件安全控制。1)会计系统软件的开发,必须进行全面的市场调查,严格遵循财政部颁布的《会计核算软件管理的几项规定(试行)》,科学系统地分析和设计。2)应分析研究各应用软件的兼容性、统一性,使各业务系统成为基于同一种操作系统平台的大系统,各种业务之间能相互衔接,相关数据能够自动核对、校验,数据备份应统一完成。3)系统软件应尽量减少人机对话窗口。4)增强系统软件现场保护和自动跟踪能力,提供“黑匣子”模块,记录一切非正常操作。

(5)网络安全控制。网络对会计信息系统的安全性提出了比单机系统更高的要求。如果安全控制设计不好,会带来比单机系统更大的损失。针对网络的特点,需加强以下几个方面的控制:1)用户权限设置。从业务范围出发,把各项业务的授权、执行、记录以及资产保管等职能授予不同岗位的用户,并赋予不同的操作权限,拒绝其他用户的访问。2)密码设置。每一用户按照自己的用户身份和密码进入系统,对密码进行分级管理,避免使用易被破译的密码。3)对存储在网络上的重要数据进行有效加密。

(6)病毒的防范与控制。防范病毒最为有效的措施是加强安全教育,健全并严格执行防范病毒管理制度,具体包括:软件、移动磁盘及计算机系统的采购和更新要通过计算机病毒检测后才可使用;专机专用,绝对禁止在工作机上玩游戏、上外网炒股等;安装防火墙和反病毒软件,定期检测并清除计算机病毒。

(7)加强审计监督。加强审计监督有两层含义:一方面是通过审计人员对会计电算化系统的每一个环节进行核查监督,并审核和评估内部控制制度发现内部控制系统的弱点,改善内部控制;另一个方面要提高审计人员的素质,加强对舞弊手法的甄别能力,同时要加快审计电算化的开发和应用,以适应对会计电算化系统的审计要求。

5.高校必须提高自身系统功能的网络技术,迎接电子商务时代的到来

通过网络技术帮助高校实现财务与业务协同,彼此共享,实现远程报表、报账、查账、审计等远程处理,动态进行会计核算的在线财务管理。

三、结束语

以上这些问题是会计电算化进程中经常遇到而又必须重视和及时解决的问题。重视并及时解决这些问题,必然会促进我国会计电算化向更深层次发展,最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量,更好地为提高各级企事业单位现代化管理水平和提高经济效益服务。在网络信息时代,要使我国的会计电算化工作能够健康的发展,我们还必须从理论上和实践上进行认真的探讨。众所周知,21世纪的会计应该是一个以信息技术为中心的崭新会计,而不是一个修修补补的会计。会计电算化必将促进传统会计的革新与发展。

[1]孙易祥.电算化会计信息系统的安全控制[J].财税与会计,1999,(11).

[2]但锋,尚鹏.高校财务管理电算化系统内部控制问题初探[J].会计之友,2009,(1).

[3]樊维宁.高校财务信息化集中与内部控制[J].湘潭大学学报(哲学社会科学版),2006,(4).

F232

A

1008-469X(2010)06-0018-03

2010-09-07

王森(1967-),男,河北石家庄人,实验师,会计师,主要从事财务网络与网络安全的研究。