就业服务视角下的高校学生档案管理研究

□霍雄飞

2 008年国家教育部、国家档案局联合颁发的第27号令《高等学校档案管理办法》首次明确将高校学生档案列入高等学校档案的管理与利用范围。这表明学生档案管理工作被提上了高校档案管理的新日程，也意味着高校学生档案管理将步入正规化与制度化。培养人才是大学的根本任务，促进就业是大学的生命线。高校学生档案管理与高校人才培养、大学生就业服务存在怎样的内在联系？如何充分发挥学生档案管理在促进人才培养过程中的积极作用,特别是在服务大学生成功就业中的作用？这是在大学生就业形势日益严峻的今天，各大高校学生档案管理工作面临的新课题。

一、学生档案管理在大学生就业服务中的地位与作用

（一）第一阶段：就业前记录和提升大学生的综合素质

高校的根本任务是培养德、智、体全面发展的人。学生档案真实记录了大学生在高校学习、生活和参加各种实践活动的情况。它既反映了学生在高校的成长经历，也体现了高校对学生的培养过程，是国家和社会全面了解、选拔、任用、考核人才的重要依据①。档案管理对培养和提升大学生综合素质起着独特的作用：一方面，高校老师总是特别注重利用学生档案对学生进行差别化教育与培养；另一方面，完善的学生档案是大学生就业时的重要背景材料和筹码，每一个希望在就业双向选择中赢得更多机会的学生，总是会通过自身的全方位努力使得自己的档案更加完善、更具竞争力。

（二）第二阶段：就业中增加大学生的被择机会

学生档案的有效管理与利用是高校增加大学生就业机会的重要手段。随着我国教育管理体制改革和大学生就业体制改革的不断深化，“供需见面，双向选择”已成为当今大学生就业的基本方式。这种方式通常以高校就业主管部门牵头举办招聘会为主要形式。学生档案材料以其权威性成为毕业生与用人单位就业双向选择的可靠桥梁。在实际工作中，一些政府部门或事业单位在选择人才时，往往是先听学校介绍毕业生情况，而后通过查看学生档案材料，了解学生的综合素质，最后确定面洽人选。毋庸置疑，一份全面、高质量的学生档案材料对用人单位具有强烈的吸引力，同时也使学生本人拥有了更多的选择用人单位的自由与机会。

（三）第三阶段：就业后保障大学生的合法权益

学生档案的有效管理与利用有助于高校保障大学生就业后的合法权益。尽管一些用人单位在录用工作人员时不调档案，不落户口，致使许多毕业生并不重视人事档案的重要性。但随着我国人事制度改革的深入推进，人事管理将逐步进入规范化管理阶段。毕业生就业以后的有关落户、办理社会保险、转正定级、职称申报等问题都需要查阅人事档案，毕业生继续升学、报考公务员也需要使用人事档案。因此，高校有责任加强对学生档案意识的培养与教育，并做好毕业生就业后的档案投递管理工作，这对于保障毕业生就业后的个人合法权益具有重要意义。

二、学生档案管理失范对大学生就业服务的不利影响

（一）管理观念落后，就业服务意识缺乏

1、管理主体的档案管理观念陈旧。档案管理的主体主要包括高校领导和学生档案管理人员。虽然大多数高校领导对档案管理工作在理论上的重要性有一定认识，但在现实中，常常出现“档案工作说起来重要，排起来次要，忙起来忘掉”的现象②。领导的不重视致使学生档案管理没有被纳入高校档案管理的整体规划，也未对学生档案管理工作的内容、程序提出明确的规范和要求。而档案管理人员的管理观念落后、普遍缺乏服务意识，则进一步制约了学生档案就业服务功能的发挥。

2、管理客体的档案意识薄弱。档案意识是指个人及社会对档案的认识程度，它决定了人们对档案的社会地位和作用的认识，影响着档案用户对档案需求的准确表达，支配着档案用户的档案行为③。由于高校档案管理部门和管理者对本职工作的宣传不到位，使得作为档案管理客体的学生缺乏档案意识。根据有关调查研究发现，大学生对档案不太了解的占调查对象的52%，对档案比较了解的为30%，对档案很了解的只占2%④。学生的档案意识薄弱，使得学生档案的利用率低，就业服务功能发挥不出来。

（二）管理机制不完善，就业服务功能弱化

1、档案管理人员缺乏专业素养，就业服务水平不高。据了解，我国高校从事学生档案管理工作的大都是兼职人员。因此，相当一部分管理人员对高校学生档案的管理缺乏专业素养与责任心，不熟悉学生档案管理的规律。在日常档案管理工作中常常出现：一是档案转递程序不规范的问题，在转递档案时，不按规定通过机要渠道转递，并且只顾档案发出，而不注意收集档案回执，从而容易造成档案的丢失；二是出现档案漏发、误发现象，由于兼职人员的工作时间和精力投入有限，且业务水平不高，要限期把大批毕业生档案发往各地，容易造成失误。

2、档案内容不完整，无法反映大学生素质全貌。随着社会的进步与发展，用人单位对人才的录用标准越来越高，对毕业生关注的重心逐步从注重思想状况、学习成绩转向对能力、身体、心理等综合素质与信用情况的全面了解。而传统的高校学生档案管理模式在材料收集方面仅重视个人思想政治表现与学习成绩，缺乏对个人的实践能力、人际交往能力、创新能力、组织管理能力和心理素质、诚信品质等情况的记录⑤。这使得用人单位无法根据档案材料对学生作出准确评价，进而不利于用人单位选拔人才。

3、档案管理方式落后，不能满足大学生就业需要。目前，大学生档案管理基本沿袭着计划经济体制下的老办法，一直遵循着“档随人走”的原则，使得档案提供滞后于大学生就业需要。这种现象应归因于落后的学生档案管理方式。目前，我国大部分高校的学生档案管理方式都以纸质档案为主，较少采用电子档案。这种以手工操作为主的档案管理手段，建档工作量大，学生在校期间产生的档案材料大多散放在各部门或各班主任乃至个人手中，等毕业生离校时再集中归档。当用人单位需要高校提供详实、全面的学生档案时，校方却不能及时提供出来。这种落后的学生档案管理方式使得档案的利用率低，进而严重阻碍了大学生的就业和择业。

三、提升学生档案管理的就业服务功能的对策思路

为充分发挥学生档案管理在促进人才培养过程中的积极作用,特别是服务大学生成功就业的作用，需要创新学生档案管理工作思路。针对目前高校学生档案管理失范这一现状，笔者认为，高校应从以下两大方面提高学生档案管理的就业服务能力。

（一）创新档案管理观念，增强就业服务意识

1、增强校领导和管理人员的档案服务意识。学生档案管理是高校档案工作的重要组成部分，也是高校管理的基础性工作。因此要让每一位高校领导、教育管理工作者认识到学生档案是关系到学校加强学生素质教育以及学生顺利就业的大事。学校应提高学生档案管理工作的地位，将学生档案纳入学校的综合管理，制定和完善档案管理工作的相关制度。对档案管理工作人员提出具体工作要求，进一步明确档案管理责任，使之按照档案管理规范进行学生档案的收集和管理。

2、增强学生的档案意识。高校能否恰当利用学生档案管理来培养和教育学生、提高档案的就业服务功能，受制于学生的档案意识是否具备及其强弱程度。高校可通过多种途径与方式，加强学生档案意识的培养：一是可利用新生入学缴交档案之机，通过各种形式贯彻宣传《档案法》，让学生初步树立档案意识，使之知晓在校期间哪些材料将进入毕业生档案，进而改善自己的一言一行，为完善档案而努力学习、锻炼自己的能力；二是在学生毕业前，学校应把档案意识教育作为就业教育的重要内容，依托多种平台宣传毕业生档案的内容、作用和去处，提高学生档案意识。

（二）完善档案管理机制，强化就业服务功能

1、提高档案管理工作人员的素质，提升就业服务水平。档案管理工作是一项专业性很强、业务素质要求比较高的工作。建设一支强有力的档案管理队伍是提高学生档案管理质量的重要基础和保证。为此，学校应成立学生档案管理的职能部门，落实发展档案事业所需设备以及经费，根据工作需要配备专职档案管理人员，加强学生档案管理人员的职业道德建设，使每位档案管理人员充分认识到学生档案服务学生的功能，并定期组织人员进行专业培训，提高档案人员的业务知识、科学文化知识和运用现代化设备的技能。

2、设置完善的学生档案内容，全面反映学生综合素质。高校要真正实现“为单位选送优秀人才、为毕业生推荐合适单位”的目标，就应不断加强档案管理，充实档案内容。为此，反映学生道德品质、思想素质、组织能力、实践能力、科研能力的材料等都应归入学生档案。这里，笔者想重点强调增加学生在校期间的诚信材料的意义。随着我国人事制度改革的深入推进，社会人员流动日趋活跃，个人信用情况的利用率将越来越高。将个人诚信情况纳入毕业生档案收集范围，不仅可以增强学生的诚信意识，也可以为用人单位提供有利的选人依据。

3、转变学生档案管理方式，强化档案就业服务功能。当今社会已进入信息化时代，传统的纸质档案管理方式已经不能适应高校管理及大学生就业服务的需要。电子档案管理以其检索速度快、查找方便、可靠性高、存储量大、寿命长、成本低等优势成为现代档案管理的新趋势。学生档案的电子化管理方式具有无可比拟的优势：一是减轻管理人员的劳动强度，大大提高其工作效率；二是在信息不对称的就业环境下，有利于符合条件的用人单位全面、及时、方便地查找毕业生的档案信息(涉密及隐私部分除外)，进而增加毕业生就业机会；三是充分利用电子档案管理系统跟踪毕业生的就业信息，通过对毕业生的就业质量进行分析，了解人才市场对人才的需求状况，进而改进人才培养模式，加快教学计划、内容、方法和手段的改革与调整，为在校大学生更好就业提供服务。因此，高校在学生档案信息的收集、传播和使用方面，有必要结合自身条件，推进学生档案管理的信息化建设。

注释：

①丘如华：《强化高校学生档案管理的思考》，《广西社会科学》2009年第8期

②曲德强：《高校学生人事档案与大学生就业研究》，《中国电力教育》2008年第12期

③冯瑜：《档案服务功能与大学生就业》，《中国档案》2008年第12期

④谢宝琴：《关注大学生档案意识的培养》，《兰台世界》2007年第3期

⑤赵滟：《大学生档案意识现状分析及其对策研究》，《云南档案》2008年第3期