完善软件文档管理的前端控制——对软件文档一体化管理的思考

□赵山山 张来武

在软件开发中，软件文件（文档）常常用来表示对活动、需求、过程或结果进行描述、定义、规定、报告或论证的任何书面或图示的信息，是软件产品的一部分。伴随着软件的开发与生产，大量的软件文件产生，这些文件中有保存价值的文件最终将转为软件档案被存储、保管、开发利用。由于软件开发的特性，软件文档运作过程中主要以电子文件状态出现。因此在软件档案的管理中，建立在“大文件”基础上的文档一体化的管理理念和加强软件档案的前端控制的文档一体化管理模式被很多软件企业广泛认同。

随着软件生产的日益复杂，规模也越来越大，为了提高软件产品的质量，在软件工程化中人们的注意力开始集中在软件生产过程上。为此，国际标准化组织特别为软件工业制定了ISO9000－3标准，美国卡内基·梅隆大学的软件工程研究所提出的CMM（用于软件开发过程和软件开发能力的改进与评估的模型）也在一些软件开发企业得到重视和应用。在这些软件工程化管理方法中，都强调了软件管理和工程文档化、标准化，强调基于软件生存周期加强对软件文件的生成过程的严格控制，以建立规范的文档，保证软件开发的质量。其中文件控制工作主要包括：预先建立组织级的软件文件管理规范标准并在具体软件项目启动前进行文件管理的事先策划，以规范软件开发中的文件的生成和处理过程，建立并控制基于文件生成过程的文件审批流程，保证软件文件的质量；加强文件版本控制和变更控制，通过对软件开发过程中形成的各类软件文件的不同版本进行标识和跟踪，保证项目文件的可追溯性及有效性，并通过变更申请、变更评审、变更批准、变更实施等文件变更控制手段，解决软件文件出现问题时私自更改的状况，提高软件技术状态更改的有效性和严肃性，等等。这些对软件文件生成过程的动态管理，虽最初目的是为了通过过程控制，提高软件文件质量，保证其现行效用的高效发挥，从而提高软件项目管理水平。但从软件文档一体化管理（全程管理）的角度来看，这也可看作是软件档案前端控制的一种表现。因为现代电子档案管理的前端控制思想就是主张在电子文件生成初采取行动，以保证其归档质量，将传统理论上对档案实体保管对象的关注，转变成对文件形成过程的关注，重视文件内容、文件形成者及其过程的有机联系。从这点来看，软件工程化中对软件文件的生成过程的严格控制要求与现代档案管理的前端控制思想有一定的契合。不可否认，软件工程化中加强软件文件生成过程控制的做法，将在相当大的程度上影响着档案后续管理的水平，也将会有助于软件文档一体化管理的实现。但毕竟二者在出发点上、控制要求上还是有所区别的，软件企业在软件档案管理中有必要在认清二者异同的基础上，抓住契机，使两者相辅相成，相互促进，发挥出档案前端控制的冲击力，达到文档一体化管理的真正目的。

在对一些软件企业软件文档管理工作进行了解的基础上，笔者认为，要想将软件工程化中软件文件控制工作与现代档案管理的前端控制思想有效结合，推动软件文档的一体化管理，有必要加强以下几个方面的工作。

一、在组织级软件规范标准的制定和具体软件项目策划中强调软件档案管理的要求

目前软件工程化管理水平达到较高水准的软件企业，为了对本组织内的软件项目进行规范性管理，组织都会预先建立起一套完整的软件规范标准（一般由软件管理标准和软件技术标准组成），并针对具体软件项目的特点和研制进度要求在项目初对各项管理工作进行事先的策划。这些预先制定的规范及项目开始前的策划都包括了软件文件的管理规范与要求。如软件管理标准会明确规定项目在使用各种软件生存周期时软件技术文档的剪裁依据和剪裁指南，同时给出软件评审和软件配置管理方面的管理要求。软件技术标准中软件文件标准则尽可能给出软件研制过程中所能产生的软件各类文件的最大合集，如软件任务书、软件需求规格说明书、软件概要设计文档、软件详细设计文档等等。同时，给出各类软件文件的编写规范和编写实施指南，有助于软件技术人员进行软件文件的编写工作。而具体项目策划工作则会根据软件规范标准和选择的软件生存周期模型，对该项目中应产生文件种类、数量、内容等进行早期策划，规范指导具体项目中将产生文件的编写与处理。应该说这些规范、标准及前期的策划，在文件形成初即从内容与形式、处理程序等方面规定软件开发中产生什么文件，怎样产生，如何规范。这种文件产生前的规范要求将会保证后期软件项目中产生文件的规范一致，提高文件质量，这也意味着将有效保障归档的软件档案的质量。从这点上来看是符合档案管理中前端控制的思想的。“前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学融合，把需要和可能在文件生成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。”①因此，档案管理的前端控制表现之一，就是在文件形成初即对文件的生成制定一些规范或具体的管理要求，以指导并规范文件的生成过程，从而保证后期归档文件的质量符合档案管理要求。

但我们应该意识到，在软件工程化中有关文件控制的规范制定与前期策划工作主要是从软件开发业务管理的需求出发的，主要侧重于从软件文件的种类、内容与形式、生成环节等方面保证软件工程中文件的规范一致，提高文件的质量，使其能有效发挥各类软件文件的现行作用，推动软件开发工作。因此，它与档案管理前端控制思想中对文件质量控制的要求是有一定的区别的，不能充分体现软件档案前端控制的目的。所以，要想在提高软件项目管理水平的同时，充分发挥前端控制对档案管理的作用，更好地推动软件文档一体化工作，就应该在规范标准制定和具体软件项目策划中不仅考虑软件开发业务管理的需求，同时要从后期软件档案管理的需求出发进行考虑。如，后期档案管理对归档电子文件的质量要求除了从内容的完整规范性来保证它的信息参考价值外，还强调从内容信息、背景信息、结构信息几方面来保证它的凭证价值。因此在文件生成前，要对文件的背景信息和元数据的著录等作出规范要求，而不仅仅是文件内容与形式的规范要求。也就是说软件档案管理的前端控制应侧重于围绕如何保障后期档案的真实完整性、安全性与长期有效性的要求进行规范制定与预先策划工作。因此，制定《软件研制过程中的文档管理规范》、《软件定型后的文档管理规范》、《软件技术文件编制要求》、《软件技术文件编制指南》等软件规范、标准时以及针对具体软件项目策划时，应考虑将后期软件档案管理要求考虑编写进去或作为策划内容。如，预先确定归档范围（归档内容和归档版本）、保存价值、采集时间和采集方式、元数据的著录、要求归档文件预先加上标识、建立电子文件登记制度以全面记录电子文件的文件特征等等。这样才能充分发挥规范标准的制定及前期策划工作在软件档案前端控制中的作用与优势，从而全方位规范指导文件生成过程，不仅保证现行文件的质量，还可以保障归档文件的真实完整与安全有效。同时也避免文件、档案控制管理标准、规范及要求的前后不统一，不衔接，导致前后工作的断层，前者控制成果不能为后者充分利用。

二、注意软件开发中文件生成过程控制工具与软件档案管理工具的有效协调与衔接

软件工程化一大要素是工具，即为工程方法提供自动或半自动的开发环境。因此软件开发过程中常运用很多开发管理工具，包括具有文件生成过程控制功能的工具。如，协助项目开发的建模工具；具有软件文件审批流程控制功能的办公自动化管理工具；协助文件管理人员进行文档版本控制与变更控制的软件配置管理工具（如Rational ClearCase、Synergy、HanSky）等。这些工具生成、存储、控制软件项目中不同阶段产生的软件文件，具有不同的控制管理功能，保证文件制作的质量、文件的可追溯性及有效性，避免软件开发过程的混乱。而对于软件档案管理，采用一个高效的电子文件保存系统，保证软件档案以电子方式有效保存、利用、检索与处置也是企业的最佳选择。应该说，从某些方面来看，软件开发中文件控制工具的一些功能与电子文件保存系统强调对文件整个生命过程进行监控和记录等要求是有一致性的。如，软件文件的版本控制工具是要对文件生成中不同的版本进行标识和跟踪，以确保软件技术状态的一致性，避免软件文件的丢失、修改的丢失和相互覆盖，保证在需要时可以追溯到以前的版本，追踪到在软件开发的什么阶段、该阶段的哪一个环节出现了什么问题，该环节的技术复审负责人是谁。而变更控制工具通过变更申请、变更评审、变更批准、变更实施等程序控制，解决软件文件出现问题时私自更改的状况，提高了软件技术状态更改的有效性和严肃性。而电子文件保存系统为了避免电子文件生成中的易失易变性，保证归档文件的真实完整等，也强调对电子文件生成过程中每一环节（如修改变更）进行监控，并留存相应记录，以严密追踪电子文件的现时状况及来龙去脉，从而确保电子文件归档后的真实与完整。因此，二者具有一定的共通之处，所以企业在选用或开发相应的管理工具时应考虑相互功能的协调，注意彼此的衔接，避免重复与断层。

但当前有些软件企业存在的问题是，分别开发或选用不同的软件文件生成控制工具与软件档案管理工具。软件文件生成控制工具设计初主要出发点是为了工程业务管理的需要，因而在功能设计中经常只考虑实现软件业务管理需要的文件控制要求，而有意无意会忽略档案管理业务中文件全程控制的要求。加上这些管理工具往往来自不同的开发公司，因此，工具之间常存在功能重复，控制记录的做法相异，彼此信息数据不能有效共享的问题，从而造成不同工具系统间不能有效衔接，前一阶段的工作成果不能为后一阶段有效利用，造成一种浪费，无法有效实现文档一体化的管理目的。因为文档一体化管理的要求，或档案前端控制最大的优势就是在于减少文件与档案管理各环节的重复，提高管理效率和质量。

所以，从有效实现软件文档一体化管理需求出发，也为了节省资源，避免浪费，企业有必要考虑软件开发中各种实现文件控制功能的工具之间以及和档案管理工具间实现无缝链接的问题。可以考虑结合自己公司业务和文件档案管理的特点和状况对工具进行二次开发和重新定制，实现各种工具间的相互衔接和照应，以及适当归并和简化，避免功能重复。或从文档一体化的全程管理需求和软件项目管理业务需求出发开发集软件项目管理与文件控制管理和档案存储管理为一体的电子信息系统，在满足各种软件开发业务管理的要求的同时，有效地连接档案管理的前端控制和后续管理，防止两者之间断层的出现，最大限度地优化资源，发挥出前端控制应有的作用。

三、加强档案部门对软件工程化中文件控制工作的参与

文档一体化管理与以往档案工作不同之处在于：档案部门将从希望与文件形成机构合作的“恳求”机构，转变成一个监督形成者及维护档案文件活动的审计机构。也就是要有效实现文档一体化管理，档案工作者需要更多地参与、指导、监督文件的形成阶段，同时也需要得到文件形成者的更多的帮助与支持。但是在目前一些软件企业中，由于软件开发过程的专业性，档案部门还未能全面参与到软件工程化中的文件控制工作。文件过程控制工作的开展多以质量部门、软件开发相关技术部门为主负责推动完成。一般情况下，文件控制规范标准的制定由质量部门的人员负责，项目初期文件控制工作的策划由项目责任人负责，软件电子文件版本和变更等控制工作一般由项目级的软件配置管理人员负责管理，配置管理人员往往由熟悉软件项目开发过程的软件技术人员兼任。而档案部门主要还是处于接收软件档案，进行后期管理工作。由于，档案部门不参与软件文档控制规范的制定，不参与前期软件文件控制工具的设计和选择，不参与前期文件控制工作的监管，而参与文件相关控制工作的人又不了解文档一体化管理的要求，也不明白档案前端控制思想内涵与重要性，也就使得档案管理前端控制思想无法真正在软件文件控制工作中得以贯彻。软件工程化中的文件控制工作也就无法真正实现档案管理中的前端控制的要求，更无法有效推动软件文档一体化的实现。因此，企业应从人员配备、制度保证等多方面支持档案部门参与软件工程化中文件的控制工作，强化它对文档管理的监督与监查功能，从而使软件工程中的文件控制工作真正发挥出档案前端控制的冲击力，达到文档一体化管理的真正目的。当然档案部门要想发挥这一作用，一方面要加强档案工作人员对软件开发业务的熟悉与了解，另一方面应加强对参与文控工作的非档案人员的档案管理专业知识的培训。

①特里·库克：《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》，《第十三届国际档案大会报告集》，北京：中国档案出版社，1997年