浅析会计电算化下的内部控制

周 文

[摘要]随着计算机技术在会计领域中的广泛应用,传统的手工会计逐步被会计电算化所取代。会计电算化的广泛应用,内部管理问题日益显著,使会计电算化内部控制更加复杂化。本文对会计电算化下的内部控制进行介绍,并分析了内部控制存在的问题及其原因,在此基础上以销售行业为例从制度方面提出了相应建议。

[关键词]会计电算化 内部控制 制度 措施

一、会计电算化内部控制

所谓的内部控制,包括内部管理控制和内部会计控制两个方面内容。会计电算化的内部控制则是内部会计控制的特殊形式。财政部颁发的《内部会计控制规范—基本规范(试行)》,并指出:“电子信息技术控制要求运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统,减少和消除人为操纵因素,确保内部会计控制的有效实施”。

二、目前,会计电算化内部控制还存在的问题及其产生的原因

目前,虽然会计电算化系统已在许多企业中拖入使用,但其相应的内部控制还存在一些问题,这些问题主要表现在以下几个方面。

1.由数据处理方式引发的一系列问题。

会计电算化条件下,数据处理方式主要带来三个方面的问题。首先,一旦数据输入操纵不当,就会引起明细账,总账乃至报表等一系列的错位,从而导致输出信息的失真。其次,处理数据时责任高度集中于电算化软件系统,企业将面临巨大的系统风险问题。一旦系统内部的数据被人非法侵入修改或毁坏,由此造成的后果不堪设想,企业系统的安全性及稳定性受到极大威胁,给企业带来无法估量的损失,系统风险问题也成为会计电算化内部控制的主要风险。最后,数据输入时,职责高度集中,从而使一些不相容的职务没有按规定分离。例如:有些会计人员既负责数据的输入与输出,同时,又负责数据的报送,这无疑增加了他们在未经授权批准的情况下直接对使用中的数据和程序进行修改等操作的可能性,从而导致会计数据的准确性和安全性受到威胁。

2.计算机软件和硬件系统维护所带来的安全问题。

会计电算化的特殊性决定了其实施必须以计算机软件及硬件系统的配套设施齐全情况下方可使用。而在目前,计算机维护人员和会计工作人员常常是相分离的,擅长计算机维护的人员对会计工作不在行,而对懂得会计知识的工作人员又很少能自己处理计算机使用过程中出现的问题,这就导致了,计算机维护人员与会计工作人员的不一致,而这种不一致性很容易引起企业内部资料被非法删改或外泄,对企业安全存在巨大挑战。

3.会计资料的备份和保管不及时、不规范,导致财务数据丢失。

在会计电算化法规中明确规定,单位应坚持每天双重备份,并分人分处保管。但在实际工作中,有的单位并没有真正落实,也没有及时打印并按规定保管凭证和账簿,致使电脑一旦出现故障或磁性介质损坏时,部分会计资料就会丢失,造成无法挽回的后果。

三、以摩托车销售行业为例,从制度方面对完善会计电算化内部控制提出的建议

1.针对会计点算化数据输入方式所带来的问题,企业应该完善日常操作管理制度。

日常操作管理主要包括计算机系统使用管理和上机操作管理。

在计算机使用管理方面,计算机系统应为电算化系统的硬件设备创造一个良好的运行环境,防止各种非指定人员操作计算机,保证计算机内的程序与数据的安全。

在上机操作管理制度主要包括上机操作的规定,操作人员的职责、权限与操作程序等方面的规定。会计人员需要在各项操作与各环节管理制度相对完善的情况下才可按规定录入原始数据、记账凭证、执行各功能模块、输出种类信息、做好系统内有关数据的备份等各项工作。同时,还应该加强系统程序操作控制和系统文件安全管理控制。

在摩托车销售行业,应收账款制度方面的管理应该做到:(1)经销商抵款时,经销商向公司抵款视同付款,报告按:片区负责人-销售部负责人-会计-财务部负责人-总经理的程序报批,超过权限报控股公司;同时各销售部门办理实物转移手续,涉及固定资产经企管部签字。(2)发出对账函时,国内:会计根据销售月报及K3账务编制应收账款对账函(包括当月有业务发生的,未发生业务但前期对账有异议和六个月以上未发生业务仍欠款的),每月30日以前将当月对账函传真给各经销商;出口:会计编制应收账款余额表与各业务员核对,六个月以上未发生业务仍欠款的需经销商书面确认。(3)汇总对账函时,国内:每月15日前各销售人员将经销商有欠款余额的,对账函原件寄回财务部;无欠款的,对账函传真回财务部;会计18日前将各经销商对账结果汇总并提出处理意见,报销售部门和财务负责人;书面资料装订成册。出口:会计18日前将业务员签字核对后的对账函整理成册备案。(4)调整账务时,会计根据回传的对账函,对有异议的地方-个月内进行核实,核实清楚后按实际情况在次月调整处理并做相应的账务处理,同时通知经销商已经调整;三个月以上双方未达成一致,报部门负责人协调。(5)延期记录时,对已办理延期付款销售的经销商发生回款超时情况,会计应及时通知销售部门人员,并报告销售部门负责人;若再延后一个月内仍不能收回欠款,销售部门需将欠款经销商相应资料和信息上报控股公司法规部;会计应将其计入不良信用记录。(6)报表方面,会计每日核算各销售部门发车数量及金额,并根据当日实际回款金额编制应收账款日报表;月底根据当月实际发车和回款情况编制月报表和延期回款记录表;传公司总经理、各市场部负责人、财务负责人。应付账款应做到:财务部统计岗位审核待检单时,须认真检查待检单上面的内容与物流系统是否一致,不符合规定的要求相关责任人即日进行更正。

2.完善计算机软件和硬件系统维护的管理制度。

硬件维护是指在系统运行过程中,出现硬件故障时的检查修复,以及在设备更新、扩充、修复后的调试等工作。软件维护是指当企业的会计工作发生变化而进行的软件修改和软件操作出现故障进行的排除修复工作。

计算机系统维护的工作人员要负责系统的硬件设备和软件的维护工作,做到及时排除故障,确保系统的正常运行。在系统维护方面,一般由系统维护人员或指定的专人负责。同时,需要特别作出规定,系统维护员可进行维护工作但绝不可操作会计软件进行会计核算工作。

3.完善电算化会计档案的管理制度。

企业应根据电算化会计档案的特点,做好会计资料的收集、保存和调用等方面的工作。财务部门对于已输出的磁性介质上的会计资料应及时加贴外部标签,指定专人妥善保管、存档,并定期检查、复制,对会计档案的调用要有完善的资料借用和归还手续。另外,企业应认真按照电算化法规中的规定,做到坚持每天双重备份,并分人分处保管,以防数据丢失,造成无法挽回的后果。就摩托车销售行业的应付账款数据保存而言,日常2个工作日内,月度关账按盘存要求,以便盘存和挂账正确取数。

随着IT行业加速发展,电算化的运用越来越普遍,对于会计电算化下的内部控制刻不容缓。只有严格按照电算化法规限制会计人员权限,规范工作要求,完善企业各环节的制度使企业每一个环节都有章可循,才能逐步消除会计电算化下企业内部控制的问题,使电算化真正实现其应有的职能。

参考文献:

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[4]何丽.关于电算化内部控制.会计之友.