新时期高校办公室管理研究

成　飚

摘要:高校办公室作为学校一级综合性管理机构,在创新管理理念、规范管理制度、优化管理效能和服务意识、建设管理队伍方面还需要加强研究实践。二级管理制度的构建和推进对高校办公室管理提出了更高、更具体的要求。创新化、规范化、精细化、信息化、主动化以及无间化管理将切实有效地推进新时期下高校办公室管理工作。

关键词:办公室管理;二级管理;创新管理

随着国家经济建设的发展,高等教育进入了一个前所未有的大发展时期,伴随着办学规模的不断扩大,为适应学科建设和发展的需要,许多高校不但建立了二级管理建制,而且各高校在二级管理建设方面各有特色,有着不同的成功经验。二级管理的深入发展,对高校办公室提出的更高、更新的要求。作为管理的综合协调办事机构,办公室是保证高校各项工作正常运转的中枢,是上情下达、下情上传的纽带,它的职能涵盖了现代高校管理系统中的决策、执行、监督、检查、反馈等各个子系统,而且又具有特定的服务及信息传递功能。作为学校的一级综合性管理机构,其管理水平直接关系到全校各项工作的正常运转。目前,高校办公室在管理工作中有些方面可以做得更好。主要表现在:管理理念的创新方面、管理制度的规范方面、管理工作的效能方面、管理意识的服务方面、管理队伍的建设方面。扬弃传统的经验式管理,不断创新办公室管理工作,是新形势下,我们要重点研究的工作。

创新化的管理理念

办公室管理创新,不仅仅是管理方式的创新,更重要是管理理念和管理过程的创新。管理理念和管理过程的创新是高校办公室管理创新的核心。从实践看,高校办公室管理创新理念包括以下内涵[1]:

第一,明确科学观的理念。科学的管理是基础,只有科学管理,才能实现管理创新。

第二,树立全局观的理念。高校办公室是高校的“枢纽”,因此办公室管理者要总揽全局,把握学校的中心工作,懂得合理分配人力、物力、财务,处理好重点和一般,近期和长远的关系。

第三,强化服务观的理念。高校办公室原来基本都是传统的经验型管理,管理重点是“办事”,而且是“交办型”的经验管理。创新型的管理理念要求我们由经验型管理走向科学化管理,不能只停留在办好领导交办的日常事务,还必须在学校的发展、建设、管理等方面进行思考,要站在“参谋服务型”的管理高度,在全局观念的指引下,主动帮助领导出思路、出办法,为领导科学决策出智囊。

第四,发扬集体观的理念。高校办公室是一个集体,管理创新就是要发挥集体智慧。从领导到工作人员,全员参与,围绕工作高效和优质服务,求同存异,搞好管理,要换位思考,加强团结。办公室的管理人员还应该经常与其他部门沟通联系,开阔眼界,开阔思路,有利于创新的层次,还要吸收其他高层次和同类学校在管理工作中的做法,并结合实际,使创新理念更实际化,更易开展工作。

规范化的管理制度

办公室工作头绪多,比较繁琐,很多在规范化建设上还比较欠缺,工作无序且有一些的随意性的现象,而解决这类问题的关键是规章制度的建立与执行。办公室要根据新形势,制订和完善各项工作制度,明确岗位职责,实行目标管理,形成分工合作、职责明确的运转机制,处理好分工与协作的关系,将各项工作落实到实处。而且明确岗位责任,符合现代管理理念,只有职责明确、奖惩分明,各项工作有章可循,才能充分调动工作人员的积极性和自觉性,极大限度地发挥办公室的整体效能。

规章制度的制定要遵循科学性、系统性、全面性、稳定性的原则,以使办公室这个有机的整体形成最大合力,高效、高质、高速、低耗地完成自身所承担的工作。

精细化的管理工作

实施精细化管理,对充分发挥办公室的综合职能,提高管理水平和质量、提高执行力和执行到位率有着积极意义。

办公室管理的核心主要是人和事,是通过制度、通过岗位对人实施管理和通过流程对事进行管理。要处理日常繁琐、复杂的具体事务,首先要有能够执行到位的制度,还要有健全和完善的岗位责任制,更要精细化的管理流程,这样才能发挥管理者的主观能动性,减少人为损失,减少工作的误区,提高工作效率,提升管理水平。

精细化的管理工作,就是将管理工作过程纵向精细化分解为工作流程,管理者明确流程的各个单元的各个细节,抓住核心细节,从而提高管理工作效率。细节决定成败,对细节的把握,需要管理者具有精细管理意识,并认真分析管理工作的内涵和外延。这项工作需要定岗、定责、定标准,也就是建立健全的岗责体系,在机制上保证职权责利一致。当然岗责体系,需要有相应综合、科学的考核评价体系,对能够标准量化和非流程、主观因素较强的其他工作设计必要的评价指标,这样才能发挥主观能动性,提高工作效率,推进管理水平。

信息化的管理方式

办公室是信息的中心,是学校各种信息的一个交汇点和集散地。国家教育主管部门的方针、政策,学校上层管理机关的指示、指令,各个系的总体规划、目标管理、领导决策、重大事件、重大活动等都要通过办公室的上传下达。办公室作为信息中枢,实施信息化管理,十分必要,这也是高校办公室工作的发展方向和趋势,更是提高办公室管理效率的有效途径。我们必须树立信息化管理的观念,大力推进信息化建设,并以此带动学校的其他方面的建设。

信息化管理,可以从以下两个方面着手:

一方面建立办公管理系统,包括基于校园网络系统的无纸化办公平台和基于计算机管理的档案系统。无纸化办公平台是高校办公室信息化管理的工作重点,可以实现行政管理、教学管理、学生管理、校园新闻公告、文件的收集、整理、传输,而且可以通过信息库对信息进行分析、筛选,从而提高管理水准。档案的信息化建设也是高校院系办公室信息化建设的重要工作方面。档案的重要性不言而喻,必须实现有效的管理。但是,长期以来档案的重要性和其在实际工作中的地位不尽相符,因为档案管理的复杂繁琐造成了管理者对其望而却步,这也给高校院系办公室的日常管理带来了极大的困扰。要解决这个问题,提高档案管理的效率,只有依靠信息化,信息化特有的科学性、便捷性和可操作性能够极大地改变传统的档案管理方式,能把管理人员从繁琐的档案管理中解放出来,提高办公效率[2]。

另一方面是建立校园内外的信息发布系统。高校办公室可以将高校新闻、特色在第一时间在内外网发布,对外实现与管理部门、其他同类高校的互联沟通、信息共享,展示校园文化及高校形象;对内将信息及时传达给学生、教师,这是教学活动得以顺利组织与调整的必要条件。

主动化的服务意识

服务性、服从性是办公室工作的一个鲜明特点。很多工作都可以根据办公室工作的规律性提前预测,主动开展。主动开展工作,一要有超前意识,要有预见性。凡事越早越主动,越晚越被动。二要树立服务意识。为领导服务、为部门服务、为师生员工服务是办公室的最基本的职能。在开展工作的过程中还要注意服务对象的多层次性和服务内容的多样性,坚持把服务作为工作的着力点,无论是文稿起草、内外宣传、会议安排,还是车辆调度、教学督察、后勤协调都要围绕“主动服务”这一中心,并不断创新服务方式,提升服务水平,提高服务质量办公室的工作。

无间化的管理队伍

管理队伍的素质,影响整体工作效率。办公室人少事多,要做好工作,首先要讲无间化合作,也就是团结合作,相互支持,相互帮助,相互谅解。只有无间化合作的队伍,才能充分发挥出团队整体效能。而且每位办公室工作人员代表的都是整个学校的形象。无间化合作的态度,能够影响整个校园,如果说教育是“立人”“达人”,那么无间化合作的态度,能够“立校”“达校”。办公室管理人员还要树立终身学习的理念,终身学习的内容主要有:人际关系沟通能力、表达能力、观察能力、应变能力、竞争能力、理财能力以及分析判断能力、决策能力、创新能力、组织管理能力等。而这些能力的培养只有通过不断的实践,在实际的工作得以不断的提高[3]。只有通过终身学习,才能使管理队伍不断在新的起点上不断创新,不断得取得各方面的佳绩。

高校办公室管理是教育管理的一个重要组成部分,研究办公室管理的问题既有理论意义,也有很强的现实意义。“莺其鸣矣,求其友声”。愿与同行们共同探讨、共同进步。

参考文献

[1]苏秀章.论高校办公室管理创新的内涵及其特征.山东省青年管理干部学院学报,2005.

[2]万承华.高校院系办公室的信息化建设.重庆职业技术学院学报,2007.

[3]黄若燕.浅谈新时期高校二级学院办公室工作水平的提高.《科技信息(科学·教研),2007年8期.