论科层制下高校教学秘书的职业压力

柯卓娃　陈伟强

[摘 要]:压力是一个人对于带有不确定的但又很重要结果的要求、限制或机遇在心理和生理方面的反应。长期面对压力会导致机能失调性影响,这一结果会影响一个人的工作业绩。教学秘书是教学管理的中坚力量,教学秘书的工作状态直接关系着教学管理的水平和教学质量的提高。近年来,教学秘书队伍建设存在的问题受到越来越多人的关注。诚然,造成教学秘书职业压力的原因是多方面的,笔者就工作中的体会,试图分析高校科层体制对教学秘书职业压力的影响,并探寻解压的途径。

[关键词]:科层制 高校教学秘书 职业压力

压力是一个人对于带有不确定的但又很重要结果的要求、限制或机遇在心理和生理方面的反应。长期面对压力会导致机能失调性影响,这一结果会影响一个人的工作业绩。教学秘书是教学管理的中坚力量,教学秘书的工作状态直接关系着教学管理的水平和教学质量的提高。近年来,教学秘书队伍建设存在的问题受到越来越多人的关注。诚然,造成教学秘书职业压力的原因是多方面的,笔者就工作中的体会,试图分析高校科层体制对教学秘书职业压力的影响,并探寻解压的途径。

一、高校科层体制对教学秘书职业压力的影响

我国大多数高校具有科层式体制的组织结构,通常是按照校、院、系三级划分层次,根据行政编制安排各级岗位、职责、人员,用考核检查来影响学校的教学行为。这种科层式管理体制的思想渊源来自德国管理学家、社会学家马克思•韦伯的科层组织管理理论,是建立在有系统地划分组织权力以提高工作效率的基础之上的,具有一套专业化的功能、固定式的规程和权威分层的管理方式。其主要特点是:(1)专业分工明确,职责分明;(2)成员组织关系呈严格的等级序列,职权等级森严;(3)排除个人因素影响的组织工作原则,制度规则化、非人格化;(4)严格以专业知识、工作效率作为人员任免、晋级的标准。教学是高校一切工作的中心,教学管理水平直接影响高校教育教学质量。现有的高校教学管理体制也因具有科层式的组织结构,而具有了科层化教学管理的模式。在这种管理模式下,作为教学管理一线人员、教学管理的具体执行者——教学秘书,行政上受所在系(院)领导,业务上由教务处指导,行为规范既受到教学管理制度的控制,又被要求严格运用教学管理制度控制和协调师生行为。他没有真正的行政权、管理权及决策权,服务性、从属性的工作性质决定了他职业生涯的夹心位置,在追求秩序性高效率工作的同时,承受了相当大的职业压力,直接影响了他的业绩。

1.非人性化的工作要求

在科层组织模式下,控制学校运作的基础主要是建立在非个人因素的“学校规则”或“学校政策”的力量上,表现在教学管理上,即为强化教学管理,稳定教学秩序,加强教学质量控制而制定的众多教学规章、制度、条例、规则、细则、守则等。这些教学管理制度既随时控制和约束教学秘书的行为,又为教学秘书控制教学秩序和管理提供了依据,它要求教学秘书去除纯粹个人的、情绪的和非理性的因素,来建立对教学秩序及管理比较有效的控制。同时,这些教学管理制度的设置决定了教学秘书工作琐碎繁杂、单调繁重的特点,并要求教学秘书在处理具体问题时,高度集中,不得有丝毫的疏忽。此外,质量和效率作为教学管理的两大要求,则强调教学秘书必须在规定的时间之内高质量、高效率来完成各项工作。结果,长时间用一种形式主义、不以个人为转移的精神来履行职责,压缩在不可避免的工作速度、单调繁琐的工作任务、成天小心翼翼惴惴不安的工作心态中,使教学秘书常处于极度的压抑和紧张的压力之中。

2.尴尬的工作地位

科层化的教学管理模式强调理性,强调规范管理,强调领导者的作用。然而学校毕竟是学校,它又有自己的特点,教学的根本性质要求其具有松散柔和型组织的特点。结果,它一方面要求教学秘书在服从上级管理的情况下,严格按照学校教学管理制度开展教学管理工作;一方面,在组织内实行较为松散人际管理,对组织中的教学或科研过程、人才培养方式下放比较大的自由度。这使仅作为教学管理内部事务的协调者的教学秘书在实施教学管理及协助时,常陷于左右为难的尴尬局面。另外,教学管理过程中的控制并不掌握在教学秘书的手中,他上受院级领导和教务处或更高领导层的多重领导,既被要求按规办事、绝对服从,又是上下级沟通的夹心饼;他沿级上下传递信息而又不能更改或决策任何事务。教师与教学秘书之间在工作的处理上也一直有着冲突的存在。教师作为高校教学中的专业人员,他们希望在执行业务时有广泛的自主权,但其专业自主权却往往受到学校赖以建立的理性化的规则和程序来界定和指挥。教学秘书作为教学管理的一线人员,是教学管理的具体执行者,其工作直接面对这种教师专业自主需求与科层管理模式的冲突。但他既没有管理权也没有决策权,科层化教学管理模式决定了他服务性、从属性的工作性质。当处于服务性、从属性工作性质的教学秘书运用相关的教学管理规定,用一种形式主义、不含人情关系的方式去监督和评价那些在实际教学上比自己更内行的专业教师时,往往得不到教师的信服甚至发生人际关系的紧张。

3.被弱化的自我价值

自我的追求和主动的意愿以其最低的分量而存在于工作的快乐中,没有这种快乐,个人最终就是瘫痪的。但在科层化教学管理模式下,教学秘书的行为被其职责权死死约束和限制,职务是职业,不再是个人的身份。一方面,是工作内容多、繁、杂、细,工作成绩不易量化,其实际成绩不可能依客观标准来恰当地衡量,工作被降格到仅只必须完成指定任务的地位上,个人被融入功能中,存在被客观化,教学秘书所做的事情只是为了一个整体而被完成的。一方面,普遍的教学管理秩序确保了教学管理得以持久地运行,只要规则不变,作为功能的执行者教学秘书可以被无差别地替换。职业努力在此是毫无意义的,而且存在不稳定的恐惧。再者,千篇一律的理性程序,遏制了教学秘书的自发性、创造性和个人的主动性;照章办事、绝对服从,使教学秘书陷于程序化的日常工作,满脑子考虑的是协调一致、井井有条,使其为非人化的目标而机械地生活,长此以往,逐渐失去个性和自我,变成科层机器上的一个齿轮或螺丝钉。

二、探寻解决的途径

学校科层制是目前我国高校管理体制的现实选择。那么,如何在科层制挂历体制下释放教学秘书的职业压力,改进教学管理,提高教育教学质量,笔者认为,除了目前各种研究所提及的进一步提高对教学秘书工作的重视、提高教学秘书的工作及心理素养、分清教学秘书权责及创建有效激励机制等外,还可以发挥教学秘书非正式群体的作用来帮助教学秘书减压。

1.教学秘书非正式群体对教学秘书减压的作用

我们发现,在科层化教学管理中,教学秘书无论在生理上还是在心理上都承受着种种职业压力:长时间的紧张繁重的工作,使教学秘书在生理上承受着疲劳压力;过于秩序性程序性使教学秘书感受着单调感的压力;组织规章制度和层级制,使教学秘书承受着非个性化的压力和紧张的人际关系。事实上,由于这种紧张压抑的工作压力的存在,教学秘书之间往往形成一种有别于工作之外的小群体。这些小群体是在教学管理过程中,教学秘书之间业务联系中,相互认识和了解,逐渐发现在其他同事身上也存在一些自己所具有、所承受、所厌恶的东西从而相互吸引和接受,并开始工作以外的联系,频繁的非正式联系又促进了他们之间的相互了解而形成的。实际上,通过这种小群体组织的各种工余活动,能较好的消除教学秘书的工作疲劳;活动中教学秘书彼此交流共同的情绪、小道消息的传播,又有利于舒缓工作的单调感。在工作中这种教学秘书间的小群体交流,也进一步互为彼此提供方便,交流业务,甚至弥补过失,极大的减少了教学秘书单独工作的焦虑。在生活中,教学秘书之间的相互安慰,相互勉励,则给人带来温暖,有助于克服非个人化造成的冷漠感,也使一些教学秘书自觉提高自身素质,同时相应的提高工作素养。

2.重视对教学秘书非正式群体的引导

虽然教学秘书非正式群体对教学秘书减压有一定积极的作用,但我们也要注意到,教学秘书的非正式群体对教学管理也存在一定的消极作用。如教学秘书间频繁的互动中,彼此往往会产生较深的友谊,有时利用职权彻私舞弊,影响了教学管理的正常开展;教学秘书间的小道消息有时会演变成误传或谣传,影响了学校的声誉,阻碍教学管理进程。无中生有的事件、貌似科学的预测,往往会涣散人们的意志,打击教学管理队伍团结。因此,高校必须重视对教学秘书非正式群体的引导,如利用教务处与其业务联系的管理人员介入该群体中,通过非正式交流,关注群体思想,引导群体舆论,使教学秘书群体与学校教学管理始终保持目标的一致;加强与教学秘书非正式群体的对话和沟通,促进学校管理层与教学秘书的相互理解和促进,以提高教学秘书对学校教学管理的信任度;鼓励和支持教学秘书非正式群体活动,促进成员间的关系及系统的稳定。只有充分发挥教学秘书非正式群体的积极作用,才能为教学秘书减压行动提供一条健康快乐的途径,进一步凝聚教学秘书力量,发挥教学秘书功效,提高教学管理水平,提升高校教育教学质量。

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