浅谈档案管理现代化

刘玉梅

档案学是一门社会化科学,随着社会的发展,步伐的加快,随着社会化方方面面的频繁更迭,档案学越来越引起人们的重视,档案管理的现代化已摆上了重要的议事日程。作为国家机关、社会团体、工矿企业及个人在社会活动中直接形成的,作为原始记录保存下来以备查考的文字、图表、声像等不同形式的历史记录,档案资料就是社会生活链条中的一个链节,历史是割不断的,档案资料也不能有所缺失,否则,就会造成历史的断代。当然,这里说的不是广义的历史。

从以上可以看出,社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据,档案对社会的发展具有某种或多种积极的不可或缺的作用。但在档案管理方面,随着科学技术的不断发展,计算机已渗入社会的各个领域,以完全改变了传统的档案观念,也给档案管理提出了新的课题,如何搞好档案的现代化管理,已成为迫在眉睫、时不我待的问题。

一、档案管理现代化的意义

要想实现档案管理现代化,首先应明确档案管理现代化的重要意义,这包含以下二个方面的基本内容。

1.档案管理现代化的内涵。对档案管理现代化的理解,应从思维方式现代化和管理方式现代化两个方面去把握。所谓思维方式现代化,是指以全新的观念、超前的思想意识,按照档案学发展的客观规律,应用现代科学技术的原理和方法,对档案工作进行正确的评估、判断和决策;所谓管理手段现代化,是指应该利用电子计算机技术、微缩技术及其它先进技术和设备,对档案工作的各个环节实施有效控制、高效管理。具体来说,就是要使档案工作跟上科技发展的水平,实现“五化”,即思维超前化、技术自动化、组织网络化、体系多元化、结构综合化。

2.档案管理现代化的必要性。首先,实现档案管理现代化是科技发展的必然要求。计算机技术、网络技术、声像技术、电子通讯技术等新科技、新手段在社会生活各个领域越来越广泛的应用;各种新载体、新介质的档案资料形式,给档案工作提出了新的问题、新的挑战,档案工作必须适应时代发展,适应科技发展,更新观念,更新管理方式和管理手段,必须实现档案管理现代化。

其次,实现档案管理现代化,是现实的迫切需要。从档案管理工作的现状来看,目前的档案保护条件和管理手段还存在着许多不足和严重的问题。据一份抽样调查显示,建国初期形成的档案,由于载体材料差,加上保护手段等因素影响,已有相当一部分档案出现褪变,褪变严重的,已失去了字迹,成了无字档案。由此看来,档案本身也向管理现代化提出了急迫的要求,迫切需要用现代化的管理手段提高管理保护水平。

实现档案管理现代化,是减少劳动强度,提高管理效率的必由之路。传统的手工操作管理方式,不但效率低下,且劳动量相对较大,档案资料中的各种有害物质,也直接影响了档案管理人员的身体健康。实现档案管理现代化,是将广大的档案管理工作者从繁重的体力劳动和有害的工作环境中解放出来,且大大地提高了工作效率。

二、档案管理现代化的主要技术标志——信息化

现代化的技术标志是信息化,信息技术是当代技术的前沿,看一个国家或地区档案管理现代化的水平,主要是看其档案信息化的程度。数字化、网络化是实现档案管理工作信息化的必由之路,而正在悄然兴起的数字档案馆的开发研究和建设,涉及信息技术的方方面面,因此可以说,数字档案馆是档案信息化管理的集中体现。

以有序的信息空间和开放的信息环境为特征的完整意义上的数字档案馆,不是封闭的档案馆信息网络,而是包含在办公自动化系统、计算机辅助设计和管理系统、公共信息数据管理系统等更为广阔的大系统中的组成部分。它是由分布式文件、档案数字资源构成的、具有强大服务功能的跨机构、跨地域的信息系统,是继数字图书馆之后,在网上扮演重要角色的又一知识网络,是国家的数字信息基础工程。

数字档案馆不仅仅是馆藏档案的数字化,也不只是停留在整个档案工作流程的计算机化,而是代表了网络环境下档案信息资源的整体处理模式,涉及到一系列标准规范与法规的制定和推行软、硬件基础设施的构建、应用系统的开发、数字资源的建设、人才队伍的培养等方面的内容,是一个与软件工程、网络工程、计算机工程、信息组织工程等密切相关的系统工程。

三、档案现代化管理对档案工作人员的要求

档案人才是知识管理人才,信息的知识性及档案工作的专业性决定了档案工作者的劳动是知识性劳动。档案管理现代化的主要内容和核心,就是计算机技术的应用,即档案的计算机管理。电子计算机以其高速运算能力和极强的数据处理能力,给档案工作者带来了科学的管理手段和先进的检索方法,为了让电子时代人类活动的真实历史记录得以长期或永久的保存和利用,档案管理者必须学会利用现代化档案管理手段——档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能。这就要求档案管理人员必须适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革,否则,是无法适应计算机时代档案管理工作的。档案工作人员必须掌握现代信息技术,熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备,进行电子文件的制作,使用和维护。

学习档案计算机管理的知识和技能,首先要了解档案计算机管理必须具备的一定条件:一是实现科学管理;二是要掌握与档案信息处理相关的标准化知识、掌握档案计算机管理的应用方式,即档案自动编目和自动检索,档案自动(原文)存储与检索;档案自动标引;档案资料的自动编辑、文档一体化自动管理;档案保管环境的自动控制;字迹褪变档案的信息恢复和增强性处理。□

(编辑/永安)