档案馆的“公众形象”与“社会影响”

王建玲

1、何为档案馆的“公众形象”和“社会影响”

一般来讲，档案馆的形象是指档案馆行为及其活动的成果在社会上和人们的心目中留下什么样的印象和获得怎样的评价，它是档案馆的实际行为在公众舆论和人们头脑中的投影。按不同的表现形式。应有硬件和软件之分。从硬件方面来看，它是档案馆留给人们的第一印象，应包括档案馆外观设计、规模大小、内部布局、设施配备等；而从软件方面来看。它是档案馆内在深层的形象，是档案馆运行机制、人员素质、管理水准、服务态度，以及对馆藏档案(资料)开发能力等要素的综合反映。

档案馆的社会影响应该是档案馆在社会上人们所普遍关注的事件和国家政府部门及一定的地区内。所倡导的运动和工作中作用大小的度量，作用越大社会影响也就越大。档案馆在这方面的专业优势是非常明显的，如运动和工作中相关历史人物资料的来源以及事件背景资料和有关证据的提供可能都是运动和工作成功的保证和事件解决的前提。所以档案馆应该积极发挥这方面的专业优势。

档案馆的“公众形象”与“社会影响”是相辅相成的，良好的公众形象会造成积极的社会影响，而积极的社会影响有利于塑造良好的公众形象。

2、从油田档案处(馆)发展实践看公众形象的建设

1994年以后油田档案体制进行了改革，将原隶属于油田各二级单位的档案室统一收归局档案馆，形成了“专业化管理，区域性服务”的管理体制，从硬件方面树立起了油田档案馆的公众形象，并且在“专业化管理，区域性服务”的管理体制思路指导下，广泛开展档案人员业务培训，提高档案管理者素质，增强了档案馆软件方面的公众形象。十几年来油田档案馆发展迅速，硕果累累，影响波及国内外。现在的油田档案处(馆)已是一个具有相当规模的现代化档案管理机构。档案的收集和利用率较以前大为提高，并且在油田局域网上建立了自己的网站实现了各单位之间档案资源共享。截止2007年底，全处(馆)现有专业档案资料楼6座，档案工作用房总建筑面积达36万多平方米，档案处(馆)及其所属28个基层档案室，负责油田机关及二级单位各门类档案的收集、整理、存储、利用等工作。库藏档案全宗200多个。库藏档案包括文书档案(党群、行政、经营、生产技术)、会计档案、科技档案(科研、产品、基建、设备仪器)、油气勘探开发档案、专业档案(勘探设计、工程、教学、公证、案件、地籍、声像)、职工档案、实物档案、资料等18个门类，库藏纸质档案14177万卷、3067万件，底图704万张，其他载体档案158万多盒(盘)，资料354多万册。全处共拥有计算机130多台，档案柜架5000多套，基本满足了档案现代化管理的要求。为了建设深层次档案馆公众形象，油田档案处(馆)先后制定了《工业企业档案分类规则》，中原油田《企业档案分类规则》、《文书类档案案卷质量标准》、《科学技术档案案卷质量标准》、《馆藏资料分类编号规则》及各类档案管理细则。开展了案卷质量评比活动。使全馆案卷质量全部达到了标准化规范化。在科技兴档上。油田档案人员先后成功地开发了《中原油田档案管理信息系统》、《地质档案(资料)收发系统》、《人事档案管理系统》等9个档案管理软件系统。实现了库藏档案的微机管理。1999年，油田档案人员还承担了苏丹国《石油档案管理概论》教材的撰写和《石油档案计算机管理系统》软件的开发工作。并派员赴苏丹完成了为期4个多月的教学培训任务，开创了油田档案国际合作的先例。从1995年以来，全处累计为油田和社会提供档案资料服务301万人次、2377万卷次。创直接间接经济效益8亿多元，完成省部级以上科研成果15项，获河南省第十届发明展览会金奖1项。濮阳市科技进步奖1项，河南省档案科技进步奖16项，注册OC活动小组40个，完成课题140项。其中获局级以上奖励28项，油田档案学术研讨会11期。交流论文550篇，获奖230篇，组织参加省部级以上档案学术研讨会30次，320篇参加交流，其中120篇获奖。先后有240篇论文获得局级奖励，130篇论文在《中国档案》等杂志上公开发表或在省部级以上档案学术研讨会上交流，1项获中国档案学会优秀成果三等奖、75项获河南省档案学优秀成果奖、50项获河南省档案调研成果奖，油田档案工作先后多次荣获全国、河南省等单位档案管理先进单位。油田档案处(馆)十几年来的发展说明重视档案馆公众形象的建设，对社会影响的作用，对档案的利用开发有非常积极的作用。

2.1油田档案处(馆)的实践说明档案馆公众形象的建设有利于增强档案人员自身的凝聚力，使其主动为档案馆的发展献计献策。

2.2油田档案处(馆)的实践说明档案馆公众形象的建设提高了档案馆的公众地位，提高了大众的档案意识。使档案信息收集和利用工作更加主动。

2.3油田档案处(馆)的实践说明档案馆公众形象的建设促使了其他部门对档案馆工作的认同，有利于实现档案信息资源共享。