请示与批复、来函与复函应为一件还是两件

罗　宾等

罗宾：在文书档案管理中，有的单位把上级部门的批复放前面，本单位的请示放后面装订为一件。而外单位来文和本单位相应的复文一般还是分为两件管理的吧?是不是也可以把本单位的复文放前面，外单位的来文放后面装订为一件呢?请问请示与批复、来函与复函应为一件还是两件?

一井水：请示、批复，来函、复函既适合本单位请示、去函，外单位批复、复函；也适合外单位请示、来函。本单位批复和复函。均作为一件保存。沧海：一井水先生所说从理论上讲是行得通的，但在实际当中。将请示与批复、来函与复函作为一件管理保存的恐怕大多是请示单位、来函单位；至于批复单位、复函单位，将请示与批复、来函与复函作为一件管理保存的恐怕风毛麟角!

濮档人：俺见到的情况恰恰相反，有一个单位，几乎所有的请示都是关于设备与经费方面的，都差不多列为短期(10年或30年)保管。问他们批了没，回答有的批了，有的没有。但批复文件很少或者说几乎没有，就是比较重要的人事方面的批复也大多以通知形式发文：另外一个权力单位。多以批复单位、复函单位出现，却大多是将请示与批复、来函与复函作为一件管理保存的。一井水：请示、批复的保管期限要根据内容而定，肯定不都是永久保管的。批复也不一样，有的专门行文、有的在请示上直接签字、有的电话答复。因此要想保存完整的事件情况，就不能分开，电话或口头答复应该在请示文件上注明，批复文件直接放在请示的前面，也就不肓而喻了。

茂跃：《归档文件整理规则》规定“来文与复文可为一件”。请注意措辞：可为一件。言下之意可以作为一件，也可以不作为一件。

沧海：王老师对“可为一件”的解释可谓经典之至。我个人认为，对于来文单位而言。请示与批复、来函与复函作为一件管理保存相对比较妥当(据我了解，实际当中大多来文单位都是这样做的)，因为有复文的请示、函一般比没有复文的请示、函价值要高，即保管期限要长，有复文的请示、函如果不与批复、复函放在一起保存的话，会给我们造成此请示、函没有复文的错觉。对于复文单位而言，我认为请示与批复、来函与复函不一定都要作为一件管理保存(据我了解，实际当中大多复文单位都没有作为一件管理保存)。因为对于复文单位而言，复文是其本身形成的，价值一般要高，即保管期限要长：而来文价值一般要低。即保管期限要短。复文与来文放在一起似乎不太妥当，这恐怕是大多数复文单位没有将请示与批复、来函与复函作为一件管理保存的原因吧!

茂跃：《归档文件整理规则》规定“来文与复文可为一件”，我以为还是作为两件管理好。就请示和批复而言。如果作为一件的话，那么归档文件目录中题名的填写就存在问题：该以谁为主?也许有人说。以批复为主，那实际上是将请示当作了批复的附件。其实，《归档文件整理规则》的实施是有前提的，必须要实行计算机辅助管理。因而将请示和批复作为两件，并不影响今后的管理、检索和提供利用。

田润：结合自身搞利用工作的经历谈点个人看法：众所周知。快捷、准确地搞好检索利用是我们档案部门主要目的之一。从这个角度而言，请示与批复、来函与复函应该作为一件。因为对于利用者而言，只有批复和复函才是他们日后所要查阅的，没有批复和复函，请示和来函基本没有查阅的意义。我们在归档时批复(复函)在前，请示(来函)在后作为一件。检索目录上只需显示批复和复函即可。利用者只需检索到批复(复函)，他们的目的就达到了。如果作为两件，尤其是请示与批复、来函与复函不在同一年份的情况，势必增加检索的时间和难度。这就与我们所追求的快捷，准确的利用目标相背。

兴利：如果还是手工检索，作为一件好处多一些：如果实现了计算机检索，各为一件利大于弊。请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往性文件应各为一件。在排列编号时，如果是同一年度，应作为同一事由排在一起，回复性文件在前，报请性文件在后。其理由有二：其一，来往性文件作为一件，在编目时只对复文进行编目，可能会造成文件的漏检；其二，有些报请性文件报出后，由于种种原因，主报单位迟迟未作批复，有的也就可能不批复了。如果要等复文来了再一起归档，在跨年度的情况下，就会造成一些重要的请示因为没有复文，而人为地变成了零散文件归类不当或漏归。

一井水：现在说的就是针对计算机管理说的啦，跨年度的放在一个年度，计算机不认可，归档文件目录打不出来，必须按年度打印，所以，过去立卷讲针对年度，现在讲文件形成年度。我们在业务指导中掌握的原则是：对于同一年度的请示与批复不论请示单位还是批复单位都应该视为一件保存，批复是根据请示形成的，保管期限应该是一致的，如企业改制方案的申请和体改办的批复。如果不存方案、只保存批复(一般就是同意此方案)，文件就不完整。对于上一年度的申请、下一年度的批复就只能视为两件存档了，然后再在备注中注明参见号。

赛维：我个人认为：对于请示和批复、来文和去文(或往来文件)应当尽量摆放在一起。跨年度的，应该以批复文件形成年度为准，将请示摆放过去。如果是计算机进行管理，且实现全文或目录级检索的话，可以在系统内进行关联，实体则可以不摆放在一起(可以提供电子版本使用的前提下)。在著录时，个人认为还是分开著录相对好一些，摆放的先后次序，我还是习惯按时间顺序，因为就同一件事情可能会有多次请示或者申请，而最后，可能会有批复，也可能没有批复。批复在前，请示在后的摆放方法，较适合按“一件”装订这种方式，著录时，建议对批复和请示文件都进行著录：如果是分作两件进行装订，著录方面则可以更为详细。实际工作中，使用批复的概率要大于请示，从借阅和复印的角度，显然“件”越小，使用就越方便。当然，在使用中，按“件”管理带来一个问题，就是按“卷”(同一事项涉及多份文件)查阅，且那些文件不在一起的情况下，调“件”很繁琐。所以有些单位采用了虚拟“组卷”的这个称法，虽然是以件为单位，但是同组卷类似，相同相近的事项在实体上尽量放在一起。

张奇明：在现实工作中，有些请示领导只是在处理笺上批示。或者一些请示事项并没有单独的批复文件出现，很多时候以会议纪要的形式告知结果。我个人认为还是各为一件好，不过在整理时应相对集中。请示与批复、来函与复函它们是内容联系非常紧密的文件，没有“请示”与“来函”电就无从说起“批复”与“复函”。之所以主张它们各作为“一件”处理，正如王茂跃老师所言：“毕竟。这是两个责任者形成的文件，作为两件

对待，在整理时便于整理。在检索时，多一个检索条件，便于检索。”再则，在实际工作中，有同一事由或问题多次请示情况出现，但往往还是没有批复或最后一次才迟迟批复，如果我们把其作为“一件”处理，是把N次的请示与批复作为一件处理，还是只把最后一次的请示与批复作为一件处理呢?至于相对集中。就是说将“请示与批复、来函与复函”在排列时排列在一起，做到批复在前、请示在后；复函在前、来函在后。

濮档人：请问你说的“相对集中”和请示与批复、来函与复函作为“一件”归档是不是一回事?

张奇明：请示与批复、来函与复函各作为一件时，排列得相对集中与只作为一件是不一样的。从装订而言，前者是分别装订，各为一个保管单位：后者是把请示与批复、来函与复函装订在一起的。就排列而言，请示与批复、来函与复函作为一件保管时，我们一般是将批复在前、请示在后，复函在前、来函在后：而两者各为一件时，我认为无所谓谁在前在后的问题，只要能够尽量做到这一组文件相邻就行。

濮档人：我基本同意张老师的看法，但对于张老师所说的“两者各为一件时，我认为无所谓谁在前在后的问题，只要能够尽量做到这一组文件相邻就行”观点不敢苟同。我认为两者各为一件时，不仅仅要尽量做到这一组文件相邻就行，还应该按行文时间先后排列，即请示或来函在前、批复或复函在后。

档童刃：关于请示与批复、来函与复函应为一件还是两件问题，我是这样想的，一件也好，两件也罢，都不是问题的关键之所在，重要的是两者应集中放在一起，就好像一对夫妇一样，你说是生活一起好哪，还是两地分居好哪?答案不言而喻。当然对于一些跨年度的请示与批复、来函与复函，由于种种原因没有放在一起的情况还是很多的，但这毕竟不是主流，就好像两地分居的“夫妇”不是夫妇生活的主流一样。至于集中放在一起的请示与批复、来函与复函，谁放在前面、谁放在后面问题。我想也不是问题的关键之所在，重要的是两者集中放在一起就好，就好像生活在一起的一对夫妇一样，只要在一起生活，不管谁老大、谁老二都没有关系，总比两地分居好吧。

一井水：请示与批复、来函与复函作为一件保管也好，两件保管也好，只要放在一起，保持二者联系，方便查阅就行。茂跃：实际上，作为一件或两件。都是可以的。还以请示和批复为例，如果作为一件，在填写题名(即文件标题)时。是以批复作为题名，还是以请示作为题名呢?还是对请示和批复进行概括再得出一个新的题名呢?无论怎么处理。都是有点问题的。毕竟，这是两个责任者形成的文件，作为两件对待，在整理时便于整理，在检索时，多一个检索条件，便于检索。《归档文件整理规则》在当初制定时规定“来文与复文可为一件”，没有强调必须作为一件，我的理解就是考虑到了实际整理过程中，有的认为一件好，有的认为两件好。其实，作为一件或两件都不是原则问题，只要便于保管和利用都是可以的，没有必要什么都搞成“一刀切”、绝对化，全国所有的机关单位都是一个做法。因为《归档文件整理规则》规定“来文与复文可为一件”，已经说得很清楚了。另外，有的批复不在同一年度，比如第二年6月份以后批复的，甚至还有时间更长的(如机构暂时冻结可能两三年后才有批复)。因此绝对地说应为一件，不具有可操作性。也就是说。特殊情况必须作为两件，即使是正常情况(在同一年度的请示与批复)作为一件可以，作为两件也可以。这样说绝对不是墙头草。其实，我更倾向于作为两件的。由于档案一般是按年度分开的，对不是同一年度的请示和批复、来函与复函而言。肯定是要作为两件对待的。同一问题的档案被分割保存在不同年度的不同的档案盒中，是否割裂了档案之间的历史联系了呢?是否不便于利用呢?以件为单位，采用计算机辅助管理，是没有任何问题的。当然。在实体管理时。我们最好在归档文件目录的备注栏上都加以标注。具体可以这样操作，如在请示所在的归档文件目录的备注栏中注明该件批复的档号。同样，在批复所在的归档文件目录的备注栏中也注明该件请示的档号。

金玲：从目前的全宗内事由原则的基础上考虑，请示与批复是一件。从实际工作出发来看。整理为一件对整个事件是个全面过程的反映，有利于文件在利用时，对同一事件反复核对有没有批复，批复是什么。至于不同年度内的同一事件的请示和批复，在计算机检索中，有附件情况说明这一项，并不影响计算机对内容的不支持。如果对于同一事件进行多次的请示，又因为批复时间隔很长。这个情况倒不多见，就是作为几件来对待，也可以在备注上写明以前的请示情况，标明存址。这个也是对文件的特殊处理。

崔松飞：请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为一件。如果报请性文件归档整理后才收发回复性文件，也可各为一件。并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。

魏新：请示与批复、来函与复函，在数量上是两件。但就其内容来说，它们是针对某一问题所形成的材料。将请示与批复、来函与复函视为一件可以保证对某一具体问题的提出与解决的完整性。对于日后了解和查考这一问题提供了便利，有利于掌握问题的来龙去脉，为解决相似的问题提供方便。

丁从建：新的《规则》采用“件”作为归档文件的整理单位，对归档文件进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。最终实现对立档单位归档文件的有序化管理。为此。准确地把握和界定“件”，就显得尤为重要。《规则》明确以自然件作为一件。并由此适度延伸，将关联性较强的正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文、来文与复文以及装订完好的报表、名册、图表等也认可为一件。作为归档文件整理的基本单位，体现了《规则》的灵活性，而且兼顾了后续检索的需要。我认为，请示与批复、来函与复函还是应作为两件处理，其一。它符合《规则》中的对“件”的要求；其二。能准确填写归档文件目录，便于后续的准确检索；其三，在计算机辅助档案管理条件下，档案人员可以轻松实现文件的“实时归档”，实现“随办随归”、“办结即归”，不必等到复文后才一起归档。

豫同仁：关于请示与批复、来函与复函应作为一件还是两件问题，我认为应具体情况具体分析，不能搞“一刀切”。具体来说，我认为主要有以下三种情况：第一种情况是请示与批复、来函与复函本来就是一件，也就是说，批复是在请示件上批复的、复函是在来函件上复函的。这种情况。无可置疑，请示与批复、来函与复函应作为一件，就是我们想作为两件也很困难。但这种情况我认为，一般应以请示件或来函件作为正式文件，同时必须在备注栏内说明批复或复函情况。第二种情况是请示与批复、来函与复函分别为两件且为同一年度文件的，这种情况我认为一般应作为一件，批复在前、请示在后或复函在前、来函在后，或者说是批复或复函作为正本、请示或来函作为附件。第三种情况是请示与批复、来函与复函分别为两件但不是同一年度文件的，这种情况我认为一般应分别作为一件，但须在备注栏内说明，即王老师所说的“在请示所在的归档文件目录的备注栏中注明该件批复的档号，同样在批复所在的归档文件目录的备注栏中也注明该件请示的档号。”