特色学校创建中的档案管理工作初探

郑新杰

当前，创建特色学校、走内涵式发展之路已成为学校建设的重要目标之一。因此，特色学校的档案管理就显得十分重要，档案是否真实、完整、富有特色将直接影响到特色学校的建设。

特色学校的档案管理必须要做到规范。档案工作的规范管理能给学校的教育教学工作提供有力的支持和帮助，特别在每年上级组织的督导、验收、评比和争创示范性高中等工作中能提供有力的证据支持，真正地感受到搞好档案工作的积极作用，加深了对档案管理意义的认识。所以，必须建章立制，完善档案工作的管理。

特色学校档案信息资源的开发和利用是一项细致而又系统、严谨而又科学的工作，认真收集、整理、保管档案的同时，必须始终坚持围绕学校特色建设这一主线为学校各项工作服务的原则。

第一，注意收集本校办学方向的有关文件材料。学校在贯彻教育方针、树立现代化教育观念时，根据学校具体的环境条件制定适合学校总体发展的规划、年度工作计划和专题工作总结，每年召开中层领导干部讨论研究学校教学发展方向及学校管理等形成的文件材料，学校组织教职员工、党政领导班子学习教育法律法规、依法治校的会议记录、专题材料、简报，还有各处、室依据制定的实施办法、工作细则等。学校档案工作人员，隶属校办公室，对及时了解学校重大活动有着得天独厚的有利条件，应充分发挥自己的优势，主动跟踪学校的重大活动，了解学校长期规划和年度计划的主要内容，根据各类文件材料的形成规律，制定文件材料收集计划，特别要在各项重大活动结束后，及时向相关部门和人员收集应归档的文件材料，其中图片、照片、录像等声像材料应请相关部门和人员做好文字说明。有关办学方向的档案材料，体现了一个学校的办学水平和学校管理的总体能力，是上级对学校工作进行考核时必查的档案资料，因而是学校档案工作中的一个重点，其表现在是不能按常规在学年结束后进行文件材料的收集，而应在学校重大活动结束后，随时收集，以保证归档文件材料的完整性、针对性和时效性。

第二，要加强收集学校教师队伍建设的文件材料。学校从应试教育转到素质教育后，学校教师队伍的素质在不断地探索中提高，不仅要求教师具备一定的专业知识水平。而且还要从各个环节充实提高教师的业务水准。首先，以《中小学教师职业道德规范》严格要求教师，遵纪守法；其次，在新课程改革大潮的驱动下，教师应大胆尝试着用新理念的教学方法去撰写教学反思，以作为教学中的第一手资料；加大教师培训计划，以“请进来，走出去”的思想观念来大大激励每一位教师。每年度要建议每一位教职工每月写一篇关于师德、师风、教学管理及教学心得的论文，并汇编成册形成资料保存，以此鼓励鞭策大家。积极参加各类继续教育的学习，使其在教学工作实践中总结出有益的经验，鼓励教师撰写论文在区、市、省级及各类刊物上发表。教师队伍在提高自身素质过程中形成的有特色的教案、论文、年度考核材料，教师指导学生参加各类竞赛活动的文件材料和获奖证书等，充分体现了一个学校的师资水平，这部分的文件材料是学校对教师进行培养、使用的重要参考资料。学校档案管理人员应加强这方面文件材料的收集，按教研组进行分门别类，以便提供利用。

第三，要注意整理学校常规管理文件材料。学校档案管理是学校常规管理的组成部分，学校常规管理的主要内容有：学校教师根据教学大纲研究教材、编写教案、批改作业、组织测试，反馈学生的知识掌握情况和健康状况，对后进生转化工作，每个教学阶段都要做教学质量分析：学校图书馆、教学设备使用情况，仪器设备购置利用后一般都要进行造册登记：学校进行基本建设和各种建筑物质量达标验收等过程中形成了专门的基本建设档案：学校进行财务管理，会计核算时形成的会计档案；安全工作是学校管理一个不可缺少的环节，都制定了一系列安全管理制度、责任书等。学校常规管理过程中形成的各种文件材料，是学校档案的重要组成部分，它对提高学校日常管理质量和工作效率有着重要的参考作用，但这些文件材料一般分散在学校各职能部门，要有效地提高学校档案的利用效率，就需要学校所有档案必须实行集中统一管理，以便统一开发档案信息资源，有效地为学校领导和学校各项工作服务。

第四，要把学校教学质量的文件材料当作学校档案管理的主体，学校教学质量是学校档案至关重要的内容。例如，学校在德育方面形成的文件材料为学校教学质量档案增添了新的内容：学校在日常教学实践中形成的课程安排、教学计划，学生各学科成绩册，体能、技能测试的材料及学生入学、毕业名册等文件材料，是学校正常教学管理和评估教学质量的重要档案。建立完善的教学质量档案是分析教学质量、提高教学质量不可或缺的第一手资料。学校档案管理应根据学校教学工作的规律，在学年结束后及时收集有关材料，按年段、班级进行分门别类，编制检索工具。不断提高学校档案管理水平，直接关系到学校特色办学的质量，完整齐全的档案材料并经系统整理的档案能科学地、系统地为学校各项工作服务。