档案用户与图书情报用户的需求差异及原因剥析

归吉官　谢晓平

摘要：文章通过比较档案用户与图书情报用户在需求心理、需求信息内容侧重点、需求时段、需求信息范围、需求影响因素等方面存在的差异，并就存在需求差异的原因进行剥析，以便更好地了解档案用户需求过程。

关键词：档案用户；图书情报用户；信息需求长

长期以来，信息用户研究都没能够给予足够的重视，特别是档案学界关于档案用户的研究，一直都处于薄弱环节。加强档案用户研究，将档案用户需求与图书情报用户需求作对比研究，有促于更好地了解、认识档案用户，更好地服务于档案用户。

1用户需求心理的差异及原因剥析

1.1档案用户的“求实”心理与图书情报，用户的“求快”心理及其差异原因剥析

1.1.1档案用户的“求实”心理与图书情报用户的“求快”心理

档案用户在利用档案时，都希望所获取的档案信息是最真实、最准确的第一手信息。特别是有凭证性需求的档案用户，由于所需求的档案信息是被当作解决问题的凭证性依据，就更要强调其真实性。所以档案用户非常注重信息的真实性，有非常强烈的“求实”心理。

图书情报用户信息需求的过程一般是，先从自己已掌握的资料中查找。然后再转向方便快捷的非正式渠道，最后才求助于图书、情报机构等正式渠道。很明显，这体现了图书情报用户重“求快”的心理，“美国情报学家罗森瑞等人在调查的基础上发现：情报用户对情报源(渠道)的选择几乎都是建立在可获取性的基础上的。最便于获取的情报源(渠道)首先被选用，对质量的要求则是第二位的。”图书情报档案同属于信息家族，都具有一定的时效性，但是时效性各有强弱，人们在生活当中对图书情报信息的时效性要求明显强过对档案信息的时效性要求。

1.1.2差异的原因剥析

①档案的原始记录性(孤本性)和图书、情报的非原始记录性(可替代性)。档案是反映人们当时实践活动最原始的、最真实的信息记录。它具有唯一性和孤本性。档案用户出于查考事实、再现历史原貌的需要而利用档案，必定非常注重档案信息的原始性。图书、情报是建立在原始记录材料基础上的间接反映社会活动的信息记录形式，是用于传播、交流的信息知识。相关的、类似的图书情报信息可以相互替代地用于交流利用。图书情报用户利用图书情报信息主要是为了获取比较系统的知识或最新的科学信息，以解决生产、生活中的问题，没有必要牺牲大量的时间和精力寻求最原始的信息材料。因此，图书情报信息的可替代性为其用户的“求快”心理提供了实现条件。

②档案的保存备查性和图书、情报的即时利用性。档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的、保存备查的原始记录。档案资料是通过保存来慢慢显现和实现其价值的。图书、情报的价值具有非常明显的时效性，特别是情报信息更加强调信息传播、利用的最新、最快等特性，有时候情报信息更是稍纵即逝。档案突出的是潜在价值，而图书情报强调的是现实价值。

1.2档案用户的神秘心理和图书情报用户的自然心理及其差异原因剥析

1.2.1档案用户的神秘心理和图书情报用户的自然心理

由于档案和档案部门的特殊性质，档案用户到档案机构查阅、利用档案都怀有神秘心理和畏惧感，对档案部门能够提供的档案信息，持有一定的怀疑态度，从而不能够完全、准确地表达自己的利用需求。而图书情报用户到图书馆等信息机构利用信息的心理却表现得非常的自然，毫无神秘感和畏惧感，进而避免了认识需求与表达需求的偏差。

1.2.2差异的原因剥析

①档案的政治性和图书、情报的亲民性。档案的政治性集中体现在具有浓厚政治色彩的档案工作上，档案及档案工作的机要性也就是其政治性的重要表现。档案资料中有相当一部分涉及党和国家的政治、军事、经济和商业秘密，因此维护档案信息的秘密安全显得尤其重要。相比之下，图书、情报本身没有被披上神秘的政治面纱。而是被当作为一种主要的社会信息源，得到广泛的、有效的传播和利用，成为一种文化的产物，深入民心。

②档案利用手续的繁琐性和图书、情报利用的普遍性。档案及档案工作具有浓厚的政治色彩，档案用户到档案部门进行查阅档案时需要出具一定的证明，查阅档案手续复杂、繁琐。档案用户一般不能将现实存在的认识需求直接转化为实际的查找行为，而必须通过档案人员来表达需求，才可以实现对档案信息的利用。图书情报信息作为一种知识传递和文化传播的主要社会信息源已经植根于社会，广泛深入人心，人们利用图书情报信息已相当普遍，利用手续也很简便、快捷。在图书馆，读者可以自行查阅读书，一般不需要借助第三者(图书馆人员)即可满足自己的利用需求。

2用户需求信息内容侧重点的差异及原因剥析

2.1档案用户需求重在信息的原始性、真实性和图书情报用户需求重在信息的全面性、系统性

档案用户利用档案信息大多是出于针对档案的真实、可靠性，去解决具体事务。档案信息由于自身的特性，能够为人们解决实际问题提供原始、真实的凭证，是处理日常事务、评判是非的依据材料。档案用户一般不会利用档案信息来满足其对科学文化知识的需求，而图书情报用户对信息的需求主要出于针对信息的知识性，通过获取知识性较强的信息，才便于更了解详尽的情况以科学地指导实践活动。针对图书情报用户对信息的需求特点，可以看出，只有全面的、系统的且知识性强的信息才能满足其用户的需求。

2.2差异的原因剥析

①档案信息与图书情报信息的特性各异。从信息内容上来看，档案本身承载的信息真实记录了当时当地人们从事社会活动的过程和结果。真实反映了活动主体所具有的思想和意图。图书、情报所包含的信息是经过加工的非第一手材料信息，是对某一领域的知识和材料进行加工而形成的内容比较成熟、论述比较系统全面的成果。利用客体(图情档)自身的特性决定了利用主体(用户)的需求取向。

②档案与图书、情报的价值和作用各异。档案具有凭证和情报参考双重价值，而且凭证价值是图书情报所不具有的，图书情报只有单一的价值——情报参考价值。档案与图书情报价值各异，其所发挥能作用也各不相同，档案的法律作用是其凭证价值的重要体现，而图书情报不具有法律作用。因此，用户对信息需求的一般规律是，用户为满足凭证需求倾向于到档案部门利用真实性、可靠性强的档案信息：用户为满足情报参考需求倾向于到图书情报等信息机构利用系统性、知识性强的图情信息。

3用户需求时段的差异及原因剥析

3.1档案用户需求的阶段性和图书情报用户需求的连续性

档案用户需求的阶段性是指，在某一时期、某一阶段，人们为完成某些特别的事务、解决某些特殊的问题，需要大规模利用档案资料，但它又不是持续不变，而是呈现出阶段性的利用高潮和低谷。建国后，我国曾出现过几次档案利用高潮。如1979年由于党

和国家开展平反冤假错案而出现了一次档案利用高潮，1985年、1986年出现了当年上山下乡的知识青年利用档案计算工龄的高潮，1985年一1988年国家开展编史修志工作，档案利用再次升温。图书情报用户需求的连续性恰恰与档案用户需求的阶段性相对，不会出现利用率的大起大落，而是呈现出相对平稳的、连续的利用。

3.2差异的原因剥析

①档案用户需求相对于图书情报用户需求较易于受环境因素的影响。档案用户需求会随着环境因素的变化而变化，会随着客观因素的变更而出现高潮与低谷的更替和大起大落的现象。回顾几次档案利用大高潮，档案用户需求都与党和国家出台的各项方针政策密切相关。图书情报用户受环境因素的影响相对有限些，受国家政治生活的干预相对小些，所以用户需求一直呈平稳状态。

②档案信息的专指性和图书情报信息的大众化。档案信息的专指性是指档案信息的知识性比较有限，发挥作用的领域相对比较狭窄，它只对特定用户或者在特定领域发挥出巨大作用。这正是档案用户需求呈阶段性变化的重要影响因素。图书情报信息本身有较强的知识性，是传播和交流知识、文化，承载人类文明的主要社会信息源，它直接面向的是广大人民群众，所以人们对它一直情有独钟。

4用户需求信息范围的差异及原因剥析

4.1用户需求存在权限上的差异

档案用户在需求档案时，特别是遇到涉密档案时都要在规定的开放时间和允许的利用范围内才可以正常利用。实现档案用户需求的必要前提就是要遵循如下原则：“维护党和国家的机密；维护有关组织和个人的利益：维护广大利用者的利益。”所以档案用户需求是有前提条件的，是存在权限的限制的，图书情报用户对其信息的需求相对于档案用户而言所受的限制较少，而且图书情报本身信息源广面宽，信息可获取性高，信息之间有很强的可替代性。图书情报用户针对解决某一问题而提出有关的信息需求，如果这一信息受到利用上的限制，也可以通过相关的信息来弥补，而不必吊死在一棵树上。

4.2差异的原因剥析

①档案的机要性和图书情报的共享性。由于有些档案涉及党和国家利益、个人的隐私等问题，所以档案有一个开放期限和利用范围。档案按照允许开放利用范围的大小可以分为：“开放档案、限制利用的档案、保密的档案。”档案的机要性在一定程度上限制了档案用户需求信息的范围。当然，图书情报信息的利用同样也会受到一些条件的制约，但是它的信息共享性高，通常可以有变通之法来摆脱条件的限制。图书情报的共享性也在一定程度上拓宽了图书情报用户需求信息的范围。

②档案工作的“以物为本”和图书情报工作的“以人为本”。长期以来，社会对充分开发利用档案信息资源的呼声一直未停息。而且呼声愈喊愈高，但是却没有能从根本上彻底改变档案工作“重保管轻利用”的现象。这种“以物为本，用户次之”观念在档案工作中根深蒂固。宗培岭教授认为“我不同意将档案馆的核心职能定为利用服务……档案是一个国家和民族的一种珍贵的历史文化遗产，具有承载文化、传承记忆的功能。”…他认为保存历史是档案馆的核心职能。图书情报工作从诞生之日起，就面向广大信息用户，以全心全意服务信息用户为己任。正因此，图书情报信息机构作为国家的科学文化事业单位，它的文化性和公益性已被广大信息用户所认可和接受。两者一对比，不难看出档案用户和图书情报用户信息需求范围的差异是现实存在的。

5用户需求影响因素的差异及原因剥析

5.1档案用户需求主要受外部因素影响和图书情报用户需求主要受用户内部因素影响

从信息需求的实现能力上来看，外部因素是决定档案用户需求有效实现与否的关键，诸如国家开放利用档案的程度。社会对档案信息需求的总体水平等等都制约着档案用户需求水平。“档案利用者需求分为客观需求、认识需求、表达需求三个层次。最佳的需求状态是三者完全一致，而实际上这只是一种无法达到的完美极致。”三个层次之间为什么很难趋于一致?之所以从客观需求到认识需求再到表达需求之间存在偏差，就是因为连接三者间的桥梁出了问题，比如利用受限制或者对馆藏不了解等，这些问题的出现归根结底都是由非用户本身的外部因素造成的。

而用户内部因素则是决定图书情报用户需求有效实现与否的关键，这种内部因素主要表现在图书情报用户本身的知识水平和文化素质的高低。“情报用户需求的内容变化规律将随着用户知识结构变化而改变，用户的知识结构是决定其情报需求量的主要依据，知识结构的变化不仅影响着用户情报需求量的改变，而且直接关系到用户情报需求的内容与性质。”

5.2差异的原因剥析

①社会意识的差异。社会对档案信息的总体认识水平还不够高，还处于不太成熟的状态。档案的面纱在人们心目中始终没能彻底揭开，总给人一种神秘感。而图书、情报走的是亲民战略，发展至今已经深入人心，人们的图书情报意识明显强过于档案意识。正因为如此，档案用户需求更容易受国家政治及社会文化等外部因素的影响，图书情报用户需求更容易受用户本身的知识水平及文化素质等内部因素的影响。

②工作原则及其管理制度的差异。档案工作基本原则是：全国档案工作实行统一领导、分级管理；维护档案的完整与安全：便于社会各方面的利用。它的最终目的是便于社会各方面的利用。但在实际工作中却没有落到实处，工作的重点不在于利用而在于保管。在档案收集和利用制度上，突出“物”的重要性而轻视“人”的需求。所有这些因素都拉大了用户与档案的距离，加剧了外部因素对档案用户需求的影响。图书情报工作及其管理制度都是以用户的需求为中心，工作的出发点和归宿都是为了满足用户的需求。图书情报工作是以用户的需求为导向，在实际工作中，发现用户有新的需求或者需求上的不足，将会在工作中及时补充信息。以满足用户需求。因此，图书情报用户与图书情报部门的关系十分密切。对图书情报部门的信息结构也很熟悉。这就进一步消除了外部因素对用户需求的影响，用户自身的内部因素自然成了影响用户需求的主要因素。

总之，加强档案用户研究，掌握档案用户需求特点，有利于实现档案信息供求的平衡和良性循环。

参考文献：

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