会计电算化后内部控制面临的问题及对策

刘会丽

中图分类号：F275.2文献标识码：A文章编号：1673-0992（2009）05-096-01

摘要针对会计电算化后企业内部控制制度面临的诸多问题，提出必须建立一套适合会计电算化系统的内部控制制度，采取有效措施，确保企业会计信息的真实可靠和资产的安全完整。

关键词：企业会计；电算化；内部控制

一、会计电算化后加强内部控制的意义

会计系统的有效运行离不开一个健全、有效的内部控制机制。内部控制是单位为提高会计信息质量，保证资产的安全和完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。内部控制制度在会计电算化环境下，更具有举足轻重的作用。只有建立健全会计电算化环境下的内部控制，才能提高会计的分析决策能力，为管理者提供所需的经济信息，更好地实现其管理和决策的职能；才能防止浪费和舞弊行为，保护财产物资的安全性和完整性；才能建立科学的岗位责任制，协调各部门的工作，强化管理，提高管理水平及管理人员素质；才能提高会计工作质量，增强各种信息输出和财务报告的可信度、可靠性；才能使诸如《会计法》《企业会计准则》《会计电算化工作规范》等得以贯彻执行；也才能确保会计电算化环境下各项经济活动能够正常、安全、有效地进行。因此强化内控、提高会计电算化的科学管理水平是建立现代企业制度的内在要求，也是提高企业竞争能力的重要途径。

二、实行会计电算化内部控制面临的问题

会计数据准确性问题。企业使用计算机处理会计和财务数据后，企业的会计核算环境发生了很大的变化，会计数据仅需要会计操作人员一次性输入到计算机中，电算化系统就会自动完成总账、明细账、日记账等的登记以及财务报表的各种相关数据的生成工作。但这些工作的数据全部来源于第一次的手工录入，因此，原来手工记账下行之有效的账证、账账核对工作已经失去了作用，若原始录入数据出现错误将很难被发现，并且会直接导致一系列会计数据的失真。

1.财务软件本身可能存在的问题。会计电算化的最大载体是会计软件，如果会计软件在安装或者操作过程中出现了任何问题，就很可能导致系统中电子数据被破坏甚至丢失。现在，有的会计软件系统在设计、开发中存在安全问题，投入运行后暴露诸多隐患。

2.会计电算化工作中的安全问题。会计资料属于企业的最高机密，一旦丢失、被非法窃取或篡改，将有可能使企业蒙受这样那样的损失。在电算化系统下，所有的会计信息都存储在服务器和磁盘中，复制、检索、修改等操作可在瞬间完成，而且不会留下任何痕迹，这就影响会计信息的安全性。

三、加强会计电算化内部控制制度建设

强化现代企业制度必须强化内控管理，提高会计电算化的科学管理水平的内在要求，也是提高企业竞争力的重要途径。

加强人员职能控制。由于会计电算化知识与功能的相对集中，必须制定相应的组织和管理控制制度，明确职责分工，加强组织控制。建立会计人员操作控制制度，确保原始数据操作的准确性。一是接触控制。非系统维护人员不得接触到程序的技术资料、源程序和加密文件，以减少程序被修改的可能性；二是数据和程序控制。程序的安全与否直接影响着系统的运行，而数据的安全与否关系到财务信息的完整性和保密性；三是实体安全控制。涉及到计算机机房的环境、光和磁介质等数据存储体的存放和保护，对长期保存的磁介质存储媒体还应定期转储；四是软件安全控制。软件的开发必须严格遵循财政部颁布的有关规定，科学系统的分析和设计。系统软件完成后必须与提交的原程序清单保持一致，减少软件开发时可能埋下的安全隐患。应分析研究各应用软件的兼容性、统一性，使各业务系统之间能相互衔接，相关数据能够自动核对、校验，数据备份应统一完成；五是系统网络安全控制。网络安全指标包括数据保密、访问控制、身份识别等。针对这些方面，可采用的安全技术主要包括：数据备份及机器的使用规范，软盘专用及防病毒感染，数据的加密技术、访问控制技术、认证技术等。网络传输介质、接入口的安全性也是应该引起注意的问题，尽量使用光纤传输，接入口应保密。

加强电算化会计档案管理控制。企业必须建立起完善的电算化会计档案管理制度，加强档案的管理。应根据电算化会计档案的特点，做好会计档案的收集、管理与保存、移交、销毁等工作，并专人具体负责。计算机会计系统有关资料应及时存档，定期对财务数据进行备份，保证存档文件的安全完整。更换会计电算化档案管理员时，必须办理移交手续，编制会计电算化档案移交清册。移交会计电算化档案要由单位负责人监交，交接双方经办人和监交人要在移交清册上签字。保管期满的会计电算化档案，由档案保管人员向单位负责人提出销毁意见，编制销毁清册。单位负责人在会计电算化档案销毁清册上签署意见，并由单位档案机构、会计机构和上级主管部门派员监销，并将实际销毁内容与销毁清册进行准确核对。销毁后，监销人员要在销毁清册上签字，及时将监销情况报告单位负责人。

加强会计队伍自身素质的建设。利用计算机技术提高内部控制水平，必须不断提高会计信息化水平，以信息技术防范信息技术风险。首先决策层要重视，才能实现电算化的及时更新换代，提高内部控制水平。其次为提高会计从业人员技术水平，要大力开展计算机辅助审计技术的培训。例如：数据模拟检测法、整体检测法、程序编码控制法、平行模拟法、程序追踪法。培养一批既懂财会、审计业务、又精通计算机应用技术的有经验的复合型专业内部会计人员。同时要加强会计人员职业道德、责任感和事业心的教育，为企业更好地防范控制风险，加强内部控制提供人才保障和智力支持。