关于学校档案资料建设的问题与思考

温小玲

中图分类号：G275文献标识码：A文章编号：1673-0992（2009）04-069-01

一个偶然的机会，认识了一个在档案局工作的朋友，知道了档案资料建设的重要性。想想自己在教务处，各种资料也很多，迫切需要整理，因此专门查阅了一些资料，对档案工作有了新的认识，因而引发了几点思考。

一、学校档案资料建设的现状堪忧

1993年江西省教育委员会、江西省档案局联合制定的《江西省中、初等学校档案管理暂行规定》明确指出：“学校档案是国家档案的一个重要组成部分，学校档案工作是办好学校的一项重要基础工作，也是衡量学校管理水平的一个重要标志。”据笔者了解，档案行政部门对档案管理的指导监督范围，还没有到学校这一块。作为学校的上级行政管理部门——教育局，由于社会的压力等诸多方面的因素，除了着力追求教育教学质量外，加强了基础实施的建设，包括校舍扩建更新、现代化设施设备的添置、图书资料的收集保管，唯独没有把档案管理工作纳入学校建设的范畴，没有把档案管理工作列入学校评比的范围。学校档案资料管理依然是盲点。

1.思想认识的缺失

首先，档案行政管理部门没有引起足够重视，或者说虽引起了重视，但迫于经济的局限，而无暇顾及。导致在督促指导总体规划、督促指导人员的安排方面成为空白。

2.机构队伍的缺失

教育行政管理部门，机关内部已在同级档案行政部门的督促指导下，成立了档案工作组织，有分管领导、有具体负责档案工作的部门和责任人，各科室还配备了兼职的档案员，按规定计划以及各种制度及时完成文件材料的收集、整理、归档、保管、提供利用等档案管理工作。但鉴于人力、财力、物力、精力等诸多因素，对于辖区各级学校的档案资料工作，没有列入本级行政管理的工作范畴，也没有列入目标管理的范围，更没有成立相关的组织，因而要求不严、督促不力、培训指导不多。

3.管理能力的缺失

由于教育行政部门思想上认识不到位、机构队伍没有建立，因而对学校的档案管理人员的指导、培训也较少。即使学校对档案管理工作有了一定的认识，有了加强档案工作的打算，但也迫于业务人员的缺失、业务知识的缺乏，无法开展该项工作。

4.后勤保障的缺失

学校经费紧张，这是众所周知的。虽说档案管理的经费投入不大，但由于种种原因，根本就没有考虑档案管理方面的设施设备安排，没有些许经费开支。学校有图书资料室，没有档案室；有图书资料橱柜，没有档案装具。学校里根本就没有档案管理这一概念。

二、弘扬传统必需

1.提高声望的必需

声望不高的学校，无论是中学还是小学，自然就会变成师资力量薄弱、生源贫乏。于是第况愈下，教学质量低下，好的老师不愿进来，学生纷纷转往他校，好的传统丢失，恶性循环，一蹶不振。

2.档案意识要加强

“各级教育行政部门必须予以高度重视，把档案纳入议事日程，落实有关工作，解决具体困难；各级档案行政管理部门要对学校档案工作进行监督和指导”（赣教发[1993]第005号）。作为主管部门，首先要树立档案资源建设是为教育教学和各项管理工作服务的意识，不断更新观念，总结、探索档案资源建设的规律和经验，摸索、总结档案利用的规律和频率，不断开发、整合档案信息工作的积极性；再次，加强督促和检查、培训和指导，使档案管理工作成为主管部门主管工作的一部分，成为学校办学的常规工作，以追求档案资源利用的最大效益，最大限度的满足教育教学和各项工作的需要。

教育主管部门不但要完善机关档案工作机构和队伍，更要组织和完善领导本区域内档案工作的机构和队伍，完善全系统的档案管理体系，以加强学校档案工作的督促、检查、培训、指导，要给足学校档案管理所需的人员编制，加强人员队伍的建设和培养，建立一支高素质、精业务、爱岗敬业的、相对稳定、具有战斗力的队伍。学校更应成立档案管理工作机构，有分管领导、具体负责的部门和责任人，各部门有兼职档案员；建立健全各项档案管理制度，严格按“章”办事，管理档案，开发档案资源。

3.后勤保障要加强

“兵马未到，粮草先行”，“巧妇难为无米之炊”。档案管理工作投入不大，但离不开后勤保障。教育主管部门要作好学校保管场所的规划和指导，确保学校档案有保管场地；要考虑学校档案经费的支出，确保学校档案管理工作中，完善设施、更换设备、添置用品等所需的经费支出。学校更要从发展事业出发，安排好档案保管场地，舍得投入，完善必要的设施，搞好库房建设，确保档案存放安全，购置必要的设备，确保整理档案有用具用品，档案有存放的橱架、装具。

三、大力开发和利用档案资源

学校要在重视档案工作的前提下，大力开发和利用档案资源，并以利用为目的，以服务各项工作为宗旨，丰富室藏。一是尽快尽早的成立档案工作机构，组织一支档案工作队伍。二是确保物质经费保障，尽快尽早开展工作，组织力量把以往没有收集的资料收集起来，整理分类、立卷归档、妥善保管。三是尽快尽早建立制度、作好规划计划，使档案工作成为学校工作中不可缺少的一部分。四是档案工作人员做好档案资料的收集和日常积累，不断增加档案门类，如文书档案、教育教学档案、学籍档案、会计档案、设备档案、教研档案、基建档案；不断收集不同载体的档案，如纸质档案、照片档案、声像档案、电子档案等。五是按规范化标准管理档案，编制各种检索工具，方便利用和服务，积极开展编研工作，发挥档案的最佳效能。六是不断完善管理，更新设施，逐步采用现代化手段、达到现代化档案管理水平。