公路部门资产内部会计控制分析

黄智愚

摘要:随着公路体制改革的不断深入,如何在改革中强化对国有资产的监管,防止国有资产流失,已是公路部门管理工作的当务之急。而有效的内部控制不仅能使单位的资源得到合理配置,亦可防范和发现单位内部和外部的欺诈行为,因此,必须从建立健全内部会计控制入手,来逐步完善公路部门内部控制体系。

关键词:公路资产;公路养护;内部会计控制

中图分类号:F230文献标志码:A文章编号:1673-291X(2009)17-0076-02

随着我国公路事业二十多年的迅速发展,国家为公路养护建设投入了大量的资金,形成了数额巨大的的公路行业资产。随着公路体制改革的不断深入,如何在改革中强化对国有资产的监管,防止国有资产流失,已是公路部门管理工作的当务之急。而有效的内部控制不仅能使单位的资源得到合理配置,亦可防范和发现单位内部和外部的欺诈行为,因此,必须从建立健全内部会计控制入手,来逐步完善公路部门内部控制体系。

一、公路部门资产的现状及存在的问题

资产是指由过去的交易、事项形成的并由企业拥有或控制的资源,该资产预期给企业带来经济利益。虽然目前公路部门貌似“家大业大”,但潜在的问题也很多,表现在:

(一)债权真实性不高,烂账、呆账、坏账较多。造成此现状的主要原因一是因为历史遗留问题无法核销。改革初期的各种投资款项全部挂在往来账上,尤其是异地投资由于政策等原因无法清理导致现任财务人员不能“销账”。某一公路企业账上挂有应收广州珠海某单位100多万元,实为1992年单位挪款炒地皮。二是公路体制改革造成内部各单位之间往来账无法核对查清。2000年左右,公路体制改革尝试管养分离,各级公路部门分离二级机构,财务也实行分级核算,但是由于管理模式不成熟,资金往来之间的性质含糊不清,各财务机构对往来的处理在定性及时间上不一致,造成双方金额出入很大,核对困难。三是工程结算不及时,造成预付款较多。主要表现在工程部门与财务部门的沟通滞后,负责人随意乱签字预付,造成预付款超过工程款,施工单位钱一到手,就不积极配合单位开票报账。有些公路部门竟然现在还挂着90年代初的工程预付款几百万元。目前,公路部门大部分项目对预付款、应收款项的管理与其发展要求不相适应,造成预付款、应收账款居高不下。

(二)存货管理缺乏有效的内部控制,造成资金浪费现象严重,有待评估,损失较大。存货问题常常是陷入经营困境企业的众弊之源。在公路部门则主要体现在公路项目管理上,存货的管理缺乏有效的内部控制,内部会计控制在物资采购和付款方之间,关系不协调、责任不明确; 在采购计划、价格比较、质量管理、票据审核及付款等环节上出现混乱; 物资采购环节、验收入库环节、领用环节之间没有有效的控制、监督和考核措施,造成资金浪费现象严重,成本上升。同时,单位管理中现时的成本管理不是全面的、系统的,计价核算采取多种方法,前后各期不一致,账实不符,随意性大,水分多,不定时盘盈盘亏,致使单位的会计信息失真。

(三)对外投资核算没有到位。公路部门的对外投资主要表现在对第三产业的发展。公路部门对外投资项目主要存在:1.项目未经有关部门审批。未经审批的项目一旦机构改制、人员变动等原因,对这部分投资失去控制,造成国有资产流失。2.对外投资核算不清晰,未列入单位的资产总额。公路部门实行的是事业单位会计,应设置“对外投资”会计科目,但部分单位的对外投资记入“其他应收款”、就不能反映单位真实的对外投资和资产组成情况。3.存在各种舞弊现象。个别对外投资项目中存在隐匿投资收益、投资收益体外循环、小集体和个人占有投资收益、设立小金库、通过借款转移投资、改制时低估资产等舞弊现象。

(四)固定资产账实不符。制度不全, 执行不力,固定资产家底不清,账实不符、账卡不符,或因使用不当导致提前报废以及由于购置价高质次而不用而造成国有资产管理费用过高,闲置贬值。甚至某些人利用公路固定资产管理不善,随意处置,趁机侵吞、挥霍国家财产,酿成经济犯罪。

(五)无形资产管理忽略造成流失严重。公路无形国有资产是市场经济的产物,主要包括公路的特许经营权, 专利权、非专利技术土地使用权、公路桥梁冠名权等。传统公路资产仅以公路的养护、路政管理的形式体现公路实物形态的管理,而利用会计方法对公路无形路产进行核算反映在公路养护会计上基本为一片空白,没有将公路无形资产以价值量的形式反映出来,导致管理没有到位,无形资产流失严重。

二、公路部门资产内部会计控制改善

内部会计控制属于内部控制,它以会计核算和会计监督为中心,通过会计工作及利用会计信息对单位的经济行为进行调节和控制。从2001 年开始,为贯彻执行新《会计法》,财政部相继颁发了《内部会计控制规范——基本规范(试行)》等一系列规范性文件,指导单位建立、健全并有效落实内部会计控制,为公路部门内部会计控制制度的建立提供了制度依据和可操作性规范。因此,笔者认为,公路部门应结合公路部门工作的实际,有针对性改善内部会计控制:

(一)债权的内部控制改善方案

一是加强债权的事前控制。相关责任部门要对所签合同的条款认真审核,尤其是工程预付款的比例应根据工程实际完成的进度由工程部门出具工程完成计量清单后按比例付款,并预留好工程质量保证金。二是确保债权入账的准确性。财务部门要根据实际发生的经济业务事项,按照《会计法》及国家统一的会计制度规定确认债权,并保证债权款项记录及时、认真。三是加强对债权的日常管理及定期分析。财务部门对单位债权状况作为每季度经济活动分析的一项重要内容进行分析,并定期向债权对方单位寄送对帐单,以确保双方在应付帐款数额、还款期限、还款方式等方面的认可一致。四是建立债权清理责任制,实行债权清理责任追究制度。按谁挂账谁清账的原则,保证应收款项及时收回,对超过三年无法收回而形成坏账的其他债权,应查明坏帐产生的原因,分别追究经办人、责任部门负责人和批准人的责任。

(二)存货的内部控制改善方案

存货的内部会计控制的目的是加强对单位存货的内部控制和管理,防范存货业务中的差错和舞弊,保护存货的安全、完整,提高存货的运营效率。因此,存货内部会计控制制度的关键是不相容岗位应当分离,包括:存货入库和出库的经办人应与审批人相分离;实物的验收保管应与采购、记录相分离;负责审批发料的岗位应与存货保管岗位相分离;存货的盘点应由保管、记账以及独立于这些职务的其他人员共同进行。同时,完善对存货入库及仓储以及存货的领用、发出与处置控制。财务部门应会同仓储部门定期组织对库存材料进行实地盘点,清点数量或测算实际数量,检查,视情况提出处理意见。

(三)固定资产的内部控制的改善方案

固定资产的内部会计控制的目的是确保资产安全完整地保存和使用,价值得到公允反映。要完善固定资产内部会计控制一是严把设备购置关。购置设备尤其是大型设备,必须事前申请,不得越级审批权限,重大固定资产采购实行领导集体决策。二是设置固定资产明细分类账和固定资产登记卡。分别按固定资产类别、使用部门和每项固定资产的使用年限、计提折旧、残值等相关资料进行明细分类核算,做到账卡相符。三是建立固定资产业务岗位责任制。明确相关部门和岗位职责、权限,确保办理固定资产业务的不相容岗位相分离、制约和监督。四是定期对固定资产清查盘点。将资产物资与固定资产卡片逐一核对、清点,填写盘点表,并将清查盘点结果上报财务部。固定资产处置严格按照《事业单位资产管理暂行办法》中规定的程序和方式进行处置。

(四)对外投资的内部控制的改善方案

对外投资是属于资产管理的一部分。公路部门要根据本系统的经济活动的内容特点和管理要求建立一套行之有效的对外投资内部控制制度。一是严格执行报批原则。公路部门的投资资金大都属国有性质,因此,一切对外投资交易活动必须经过适当的审批程序、职务分离制度才能进行。二是要坚持评估原则。事业单位的大部分资产是以历史成本计价的,一开始不是为对外投资而购买且在事业单位滞留了一段时间,以历史成本作为对外投资的计价是行不通的,不能反映资产的真实价值,其价值必须经有资质的专业评估机构评估。三是对外投资的计价、反映的控制。公路部门应按照事业单位对外投资会计核算制度设置会计科目进行核算与计量,并恰当在报表中予以反映,以满足各方面的需要。并根据投资业务的种类、时间先后分别设立对外投资明细登记簿,定期或不定期地进行对账,确保投资业务记录的正确性。

(五)无形资产的内部控制的改善方案

公路部门应当依据相关规定科学界定公路经营企业的无形资产,辅以会计手段对无形资产予以控制。一是会计信息控制。按照事业单位会计制度对所有的无形资产进行会计确认、计量、记录,使账面能够真实、准确的反映无形资产。二是加强对无形资产定期盘点、核对管理,防止无形资产流失。应指定专门的无形资产机构,建立相应的无形资产分类账、台账。定期进行全面清查。三是建立对无形资产核销审批制度。无形资产的核销、转让和调出,应该通过书面申请,考察评估后上报审批。经审批允许转让的无形资产,除国家另有规定外,应当列入单位的事业收入。