浅谈高校会计信息化建设的制约因素及应对措施

[摘 要]加快高校会计信息化的建设,应从分析制约高校会计信息化发展的因素入手,从规范高校会计信息化系统、强化内部控制与提升会计人员素质等方面采取切实可行的措施。

[关键词]高校 会计信息化 制约因素 措施

作者简介:丁海萍(1974-),女,江苏南通人,扬州大学财务处会计师,经济学硕士,主要从事财务管理研究。

一、高校会计信息化建设的现状

(一)会计处理未达到自动化要求

目前,多数高校已较好地实现了日常会计核算会计电算化的要求,但会计电算化系统仅是手工会计模式的“拷贝”。电算化核算模式下,会计人员岗位的设置与原先手工记账时基本一致,由审核人员、出纳人员、复核人员共同完成日常财务的核算流程。与传统手工记账方式相比,会计电算化优越性主要表现为将原先手工记入账本的各类会计数据,改为在计算机上直接录入,减少了繁琐的手工记账过程,但运行流程与资金结算方式未有质的改进,当前高校会计业务处理仍处于会计信息化的初级阶段。

(二)会计信息时效性滞后

高校的会计系统在数据的查询更新过程中普遍存在着滞后性,有的高校数据3-4天更新一次,有的高校甚至1周或半个月才做一次数据更新,相关职能部门在使用财务数据时,往往滞后于业务发生数日。随着高校间资源的整合,合并办学的模式的扩展,多校区分设财务报销网点的财务核算体系已较普遍,通常情况下,学校在归集汇总全校数据时,需进行财务软件中各校区分账套中的财务数据合并,因各报销网点数据复核时间的滞后性,全校的财务信息的汇总往往效率低下,达不到管理层对财务数据及时性的要求。

(三)会计信息管理未达到智能化要求

目前高校财务管理目标的实现主要依靠制度的约束与会计人员的自身素质,未能有效地利用现代信息技术平台进行智能化控制。如学生收费系统、人事档案信息管理系统、部门预算管理系统等自成体系,相互独立,部门之间数据对接需较多的外界人力干预,未能实现通过网络技术搭建数据共享平台,实现信息的智能化调用。又如高校新校区建设中面临的巨额债务风险,多数高校未能充分利用软件平台建立智能化的财务预警系统,债务资金结构与流量的分析系统等,目前这些数据分析仅仅依靠定期或不定期的财务分析,很难达到提升管理、强化内部控制的要求。

此外,当前不少高校正进行数字化校园的规划与建设,教学管理、宿舍管理、饮食服务、财务核算等数据模块也处于集成整合的过渡阶段,如何利用教育信息化的建设契机,提高会计信息在学校发展过程中的管理作用,也是高校会计信息化建设的重要课题。

二、高校会计信息化建设的制约因素分析

(一)会计软件版本繁多,数据共享性差

会计软件是会计信息化的基础,对推动高校会计信息化的进程具有举足轻重的作用。目前各高校使用的会计软件没有硬性统一要求,有的使用的是复旦天翼的会计软件,有的使用的是用友软件,甚至有的规模较小的学校用的是自行开发的会计软件等。因各高校采用的会计软件版本繁多,数据的输出格式各异,在进行数据归集、互享时,形成了一定的困阻。此外,学校领导对会计信息的重视程度也将影响到会计信息系统的软硬件投入力度,在高校资金普遍较紧的前提下,会计信息化建设面临着投入与产出的决策博弈。

(二)信息数据专业性强,外部信息使用者难理解

会计信息化的目标是达到会计信息资源的外部共享。高校是个小而全的复杂的综合系统,会计核算业务范围广、要求高,所使用的会计软件较为复杂。目前使用较多的会计软件是复旦天翼、用友等针对高校特别开发的会计软件,其功能主要是满足日常会计数据的录入,会计人员对信息的查询,预设会计报表的生成等,但上述所有的功能是从满足会计人员要求的专业角度出发设计的,所提供的数据查询信息对财务人员而言分类详尽,可外部信息需求者在使用该类软件时,却往往会因不了解生硬难懂会计专业术语或核算项目而使操作显得分外困难。

此外,高校仍在执行财政部1998年颁布《高等学校会计制度(试行)》,会计核算仍采用收付实现制,会计科目也是自成体系,使得高校的数据信息存在失真问题,如高校的固定资产不计提折旧,固定资产的账面价值直到报废基本保持不变,巨额的账面数字背后可能就是一堆分文不值的破铜烂铁。高校在对外提供数据时,收入类、支出类特别是净资产的会计科目均有别于企业会计科目的含义,外部信息使用者一般较难从会计报表中获取自己所需的较直观易懂的会计信息。

(三)人员因素对会计信息质量影响较大

会计信息化的特点,就是利用网络能便捷的查询到所需信息。当信息使用者过度依赖与相信电子数据,减少对纸质档案的调查与验证时,可能产生错误的结论。会计信息录入人员在进行会计凭证等信息初始时,由于操作人员语言表达能力或报销者含混表述等多种原因,录入的信息与原始单据反映的客观情况会有出入。当会计使用者仅以会计电子数据为依据做决策时,结论可能有偏差。

三、构建高校会计信息化体系的措施

(一)高校会计信息化软件升级,增强数据通用性

一是会计软件的通用接口标准化。构建高校会计信息化体系,首先要求构建开放的会计信息系统,具体可通过统一高校的会计信息化标准,规范会计核算软件的数据接口来实现。如2005年颁布的国标《信息技术会计核算软件数据接口》,对企业会计核算软件的数据接口以标准化条款进行了规范,实现了不同的财务软件以及相同财务软件的不同版本之间数据信息的衔接,推动企业会计信息化的普及和提高。虽然各高校使用的电算化软件各不相同,但随着网络技术的进步,软件间的兼容性增强,不同核算软件的数据接口技术已不再困难,再通过高校的主管部门实现会计核算内容的标准与规范化,高校间的会计信息互享将在技术上实现突破。

二是提升会计软件的智能化。随着会计信息化系统的普及运用,会计软件将不再局限于会计人员使用。可通过授权控制,将预算执行控制职能分解于高校内各职能部门,部门负责人审批用款时,直接进入会计信息查询系统,了解部门预算的下拨、使用与结余情况,网上直接点击该项业务的批报项目、报销金额等,生成业务授权号,通过数据加密直接传送至财务报销终端。当经办人员到财务部门报销时,会计人员可通过部门负责人的授权号与书面审签实现对业务的双重验证,审核无误后,通过网上银行直接将报销金额转入当事人或往来单位的账号,并及时以手机短信通知当事人进行核对;若有差误,也可通过网络直接反馈部门负责人。会计信息化软件的智能化,将提升职能部门参与财务管理的能动性,提高财务人员会计信息录入的正确性,加强内部控制的严密性。

(二)细化内部控制,确保数据安全

为了确保会计信息的处理质量,减少关生差错或异外事故的概率,高校应制定详尽的内部控制制度,防范风险。包括对程序安全的控制、人员工作职能的控制、数据维护的控制等。

一是程序安全的控制。首先要加强机房安全管理,无关人员不得进入机房,操作系统在无人时要进入密码保护界面,密码要定期或不定期地进行更换。其次,要加强程序的病毒防范措施,严控外部数据的导入功能,防范外部病毒入侵撰改数据。最后,要加强数据备份工作,对会计信息数据要定期进行磁盘与硬盘的双备份。

二是人员职能的控制。在对人员职能进行设计时,要充分考虑职务的不相容原则,要将数据的维护人员与数据录入人员的职能相分离,对不同数据使用者按需求进行功能限定,通过人员职能的控制,使各个部门权利相互牵制、相互制衡。

三是数据维护的控制。会计信息数据生成,包括数据录入、数据审核、数据记账、数据调用等过程。数据录入要进行授权控制,并对输入数据的正确性进行验证,如借贷平衡验证、数据类型合法性验证等。数据审核,是对输入数据的合法性与准确性的审查过程,要核对原始纸质凭证与机制凭证的一致性,表述的准确性等。数据记账,是将审核无误的会计信息记入本年账簿,进行数据的归集。数据调用,则是会计信息的输出,输出的信息应满足信息需求,并建立标准化的报告编号、收发、保管工作等信息档案。现行会计档案管理要求,纸质档案与电子档案并行存档保管,应对电子会计信息建立便于检索与调阅的索引编号,文件的修改、更新等都应附有修改的书面授权证明,同时,会计信息系统应具备自动记录工作日志的功能,利于管理者或审计人员的查询与跟综检查。

(三)提升会计人员综合素质

会计信息化,对会计人员的综合素质提出了更高的要求。

一是提高会计人员的专业素质。高等学校的财务管理相对封闭,多年来高等学校会计制度基本变化不大,高校会计人员接触企业会计制度的机会也不多,因此,高校会计人员主动了解财政部、教育部新出台会计制度、会计准则等的能动性相对不高。随着网络、通讯的技术的发展,高校间人才的流动,国外人才与经费的交流,高校与业务往来部门的联系打破了时间与空间的限制。开放社会的环境对高校会计人员的专业素质提高了更高的要求,既要熟悉高校的会计制度,也要了解业务往来企业的会计核算模式,还要了解国外高校的先进管理经验,现在的高校会计不是会写字会打算盘就可胜任,需要更高的专业技能。

二是增强会计人员的信息技术培训。传统手工方式下,会计人员只要掌握专业知识就可胜任会计岗位的要求。而会计信息化是建立在网络平台上的会计信息的管理,会计人员不仅要掌握会计专业知识,还要掌握网络与现代通讯技术,了解银行新型的结算方式等。我国高校会计人员的业务素质相对较弱,部分会计人员是通过短期培训上岗,多数年龄偏大的会计人员对于英语与计算机技术掌握较少。会计信息化的数据均是建立在网络技术的平台上,当出现网络故障时,电脑往往出现的是英语提示,这对于不懂英语的人而言,可能很简单的处理也难摸到头绪,甚至当事人误按键时,可能对系统造成无法修复的损坏。会计信息化要求会计人员掌握一定的网络技术,直接通过互联网信息了解财政部的最新政策、了解教育部高等事业的发展动向,了解高校会计同行的研究前沿等,开放的互联网信息可减化会计人员探讨工作难题的工作量,加强行业间的互相取长补短。

三是会计人员开拓创新能力的培养。因多年的计划生育国策,我国适龄入学人口将进入下降通道,而随着教育国际化的发展,外国高校进入中国教育市场争夺生源,使得高校间的竞争日趋激烈。教育资源的合理与优化配置成为高校提升自身实力的发展策略,其中会计信息是高校发展决策的重要参考,会计信息的数据质量将直接关系到决策的准确性与科学性,这势必要求会计人员要有一定的创新能力。会计人员要创新财务管理,提高会计信息的使用空间,扩充会计信息的内涵,加入更多的辅助决策信息等。

参考文献

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[2]程晓华。高校会计信息化建设要求与应对措施[J]会计之友,2009,[3]:84-85

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