集团财务系统的问题及对策

[摘 要]随着集团管理的进一步深化,单纯的会计核算电算化模式已不能满足集团作为决策中心所需要的快速、及时的财务管理信息需求。财务信息化需要由单纯的会计核算型向财务管理分析型及信息系统集成型转变,进而为集团生产经营管理提供信息集成及决策辅助功能。本文从目前集团企业财务信息系统应用现状及存在的问题入手,对如何构建一个有效的集团企业财务管理信息系统进行了探索。

[关键词]集团企业 财务管理 信息化

作者简介:黄源强,2006年就读于厦门大学管理学院,2009年研究生毕业,获工商管理硕士学位,现任职于厦门海投房地产有限公司。

一、集团企业财务信息系统现状及其存在的问题

目前大部分集团企业财务信息系统仅有会计核算系统,在资金管理、全面预算管理等方面还缺乏相配套的管理软件,这造成了以下方面的问题:

(一)目前的财务核算系统存在的问题

1.信息滞后。由于各公司的财务核算数据存放在各自的服务器上,集团企业在汇总相关信息时需经过层层上报,获取、整理、汇总数据需要相当的时间,集团无法及时、准确地获取决策有用的财务管理信息。

2.信息失真。(1)传统的分布式会计核算处理方式下,由于下属单位的会计核算制度、科目编码、科目核算内容不统一、基础数据不规范,出现相同科目核算的内容不一样,各单位的财务信息不可比。(2)各单位提供的财务信息的无截止点不一样,也造成了各单位的信息不具可比性。(3)集团在获取相关信息时,在层层上报、层层汇总时容易出错,造成汇总会计信息失真。

3.对下属企业财务监控困难。在传统的财务核算模式下,下属企业的财务数据存放在各自的服务器上,集团无法实时调阅其财务信息,难以对下属企业的财务实现有效监控,也就难以保证其有效贯彻、执行集团制定的相关政策。

4.内部往来账核对困难。在集团企业成员之间进行内部交易,因双方入账的时间不一致、入账的科目不对应等原因而导致月末内部交易对账不平,交易双方需要耗费大量的时间和资源寻找对账不平的原因,进行调账,同时也给集团合并报表的编制造成巨大影响。

(二)全面预算管理中存在的问题

1.预算编制周期长,各预算责任单位要花数周的时间准备预算数据,而集团预算管理者则需要花费更多的时间来汇兑、调整,并且这个过程往往循环往复。

2.预算编制过程不好控制。预算单位众多,管理具有多层性,导致各个管理层级之间的信息传递不顺畅、不透明,一定程度上也延长了编制周期;同时在预算编制过程中,缺少合作与交流,各自编制自己的预算,没有对预算的假设前提进行沟通和确认。

3.预算数据缺乏准确性。为了编制预算而预算,成为一个数字游戏,而没有考虑具体的业务,这样编制出来的预算是没有任何指导意义的,形同虚设。

4.预算缺乏企业战略的明确指导。在没有企业战略的环境下谈预算管理,会重视短期活动,忽视长期目标,使短期的预算指标与长期的企业发展战略不相适应,各期编制的预算衔接性差。

5.执行预算管理过程中缺乏有效的控制与分析的机制和手段。各公司在实际过程中重编制、轻执行。集团对各个公司预算执行情况、各个公司对各个部门的预算执行情况,由于数据量大、数据来源广泛,无法及时有效获取,导致预算流于形式,起不到真正的指导和控制作用。

(三)资金管理中存在的问题

下属企业多头开户,集团对下属企业资金行为缺乏有效监控手段,跑、冒、滴、漏现象难以有效杜绝。部分下属企业发展平稳,富余资金形成大量低收益存款;部分下属企业面临重大发展机遇,资金缺口严重形成大量高成本贷款;集团整体出现“双高病”。集团内企业间大量的往来通过外部银行结算,形成资金体外循环,耗费不少结算费用。各成员企业分散融资,信用低,融资困难;融入资金各自分散投资,随意性大,集团重大战略投资缺乏资金保障。从集团整体上看,钱从哪里来?用到那里去?如何提高资金使用效益?三个问题缺乏有效管理,形成松散局面,难以有效掌握全集团资金的存量、流量和流向,整体资金运营效率和效益普遍偏低。

(四)财务分析系统存在的问题

集团财务信息化起步较早,已拥有近十年的数据积累,然而如何充分利用这些数据却缺乏有效的分析工具。对企业经营状况的分析,不仅仅来源于单独的财务系统或业务系统,综合性分析才能使管理者对集团管理有全面认识。集团在数据分析方面的信息孤岛现象还十分严重,一种高效的,可实现异构系统数据集成分析的管理工具对集团管理工作意义重大。

二、集团企业财务信息系统规划设想

从目前集团作为“决策中心、投资中心、资本运营中心”的定位来看,目前集团需要的财务管理模式应是以战略为导向,通过预算将集团战略落实到日常经营活动中,通过资金管理保持集团“心血管”系统正常运营并与预算配合监控战略执行,通过会计核算及时反映并监督日常经营管理活动,通过报告系统及时反馈战略执行动态并与预算对比评估战略执行效果。现代的财务管理是一个成体系的、相互关联的整体,而不是象以往那样不同部分自成一体、相互割裂。预算为执行、监控和报告评估提供依据,会计核算为监控、报告、评估提供基础数据,报告为评估和决策提供依据,反过来又影响预算、核算的基本内容。因此,构建这样一套集团财务管理模式,必然要依托现代化的信息技术,基于由战略、组织和流程决定的管理模式基础上构建一套集团财务管理信息平台。

(一)构建集团企业财务核算系统设想

集团财务核算系统旨在构建统一的会计核算平台,各成员企业在统一的会计核算体系、同一数据库下进行账务处理,其上一级母公司可快速查询其报表、凭证信息,实时生成母公司的汇总报表。该系统可以帮助我们实现:1、实时监控整个集团的财务状况和经营情况,强化对下属单位的监控;2、实现数据集中,保证了信息的及时性、真实性、完整性;3、通过集团参数设置、权限设置、审批设置、预警平台等手段在制度上和权限上落实内控制度,有效保障了内控制度在整个集团的贯彻和执行。4、解决集团企业成员之间对账难的问题。通过业务协同处理,实现集团内部跨单位的协同作业,实现业务的同步自动触发;集团对账模块为合并报表提供内部交易数据,实现内部交易数据的自动读取,提高合并报表编制效率。5、现金流量表的自动分析生成,可实时监控整个集团的资金流动情况。6、实时掌控全集团的资产增减变动情况,提高资产利用效率。

(二)构建集团企业全面预算管理系统设想

系统支持预算从编制,到执行监控,到事后分析及业绩考评的全过程管理,支持从上到小、从下到上、多回合协商多种编制模式和编制过程。

1.提高预算编制效率与可执行性。

全面预算管理是企业管理支持流程之一,与其它管理支持流程相互作用,共同支持企业的业务流程(财务管理、计划管理、采购与生产管理、库存管理等)。在编制过程中集团对各分、子公司统一布置预算表样,分、子公司上报预算、审批并反馈,集团预算表上报后的汇总及合并报表。基层公司每月预算执行情况的反馈统计表。公司对内部部门制定预算并下达,日常提供分析、考核、预警等机制。预算管理系统支持多预算体系的定义,支持预算表的列自定义功能。

2.建立预算执行控制管理体系

预算管理支持多种控制方式、可以按期间和累计进行控制,可以按刚性或柔性进行控制。系统要求灵活设置预算指标,各种满足管理需要的预算指标可与会计科目等财务指标对应,集团可设置不同的收支项目,进行报账式管理,预算控制到业务单据,达到事前与事中控制,而非一个事项已成事实时的总账控制。预算系统与总账、资金管理及费用管理系统能有效地集成,实现预算的事前控制。

系统要具有良好的费用预算、资金预算及控制功能,实现费用单据网上报销功能;对于预算超支的项目进行提醒。

提供预算预警功能,以促使公司财务部门能及时调阅各预算指标的完成情况及完成进度,提醒各预算指标分管部门合理安排预算支出。

3.建立预算执行情况反馈与分析

在分析预算执行情况时,能够在月末做出预算项目与实际发生额的对比表,方便预算控制与分析。系统能对预算差异进行深入的、定量的分析,同时确定预算差异产生的原因,并把预算执行情况与企业经营状况有机的联系在一起。

(三)构建集团企业资金管理系统设想

通过信息系统对集团、集团公司的资金进行全面掌控,实现资金集中管理,对下属单位资金进行全面监控,便于集团、集团公司对所属公司的资金进行统一调度,实现内部网上结算与财务凭证制作的同步。资金管理以账户管理为核心,以业务单据为流程,与财务系统能完美集成。系统具有专业的票据管理系统,完善的国际结算管理功能,方便与外部商业银行的接口,实现外部网上银行。

(四)构建集团企业财务分析系统设想

信息系统建立商业及管理驾驶仓分析体系,根据集团关心的重点问题,指导集团建立相应的分析指标,从财务和业务系统的基础数据库中抽取需要的数据,提供灵活的多维分析功能。集团可以为企业的各级管理者搭建的商业智能分析平台展示在企业门户上,或是管理者自己网页上,通过人性化的图表界面,让每一个管理者每天可以直观的看到自己所关心的实时动态刷新数据、信息,不用再辛苦企业的财务人员或业务人员,每天不断通过人工报送企业的各种资讯。

1.企业可以充分利用实际运行信息系统的企业营运信息数据,包括财务数据、业务数据、绩效数据,并集成汇总到企业信息数据仓库中,根据企业业务情况,从中抓取有价值的信息,形成企业的财务分析体系,如:业务收入分析、业务费用分析、利润分析、成本分析、现金流量分析、杜邦分析、吞吐量分析、客户分析等等,通过构建系统化的财务业务数据综合展现,快速准确地反映企业实际运营状况。

2.在分析的基础上,根据企业、部门、个人的目标,进一步纳入企业预算、计划体系,实时对比实际与计划的差异,让企业的运营按照企业预定的计划和目标开展业务,并在经营过程中加以控制。

3.在预算和监控的基础上,纳入规范的绩效指标体系,将企业综合的和分解到各单位、各部门的企业KPI(关键绩效指标)目标的执行情况做分析,并与同行业的关键绩效做对比,找到差距,随时掌控企业经营状况,以及指标完成情况,通过指标监控的预警及时发现问题,快速响应,明智决策。

三、结语

构建财务管理信息系统后,原有财务管理系统的核心由会计核算向财务管理转移,加强了管理功能和为管理层决策提供财务信息支持的智能型财务分析功能,系统也从原来独立、封闭的系统发展到完全融入集团企业管理的整体中,集团将更为有效地协调处理各投资主体的权责利关系,从集团整体角度实现资源的整合、协同与共享效应,并且使这些效应建立在集团整体的竞争优势不断提升,各成员企业凝聚力增强,资源配置效率与效益不断提升的基础上,从而保障集团制定的战略目标在集团企业内部得以正确、有效地执行,极大地提升了集团企业的对下属公司的管控能力。

参考文献

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[2]张岚,财务软件系统在财务管理中的作用和意义,工业审计与会计,2006年5月

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