试论和谐校园建设过程中新建本科院校行政秘书素养的提升

摘要：随着学校的升格，新建本科院校的行政机构随之完善健全，分工明确细致。在推行校系两级管理的同时，二级机构人员配置相应得到完善。行政秘书作为二级机构办公室的窗口，已成为新建本科院校不可或缺的岗位，发挥着越来越重要的作用，完善提高行政秘书队伍建设，提升行政秘书素养在促进和谐校园建设中有着不可忽视的作用。

关键词：和谐校园；本科院校建设；行政秘书素养

中图分类号：G434文献标识码：A文章编号：1009-2374（2009）06-0112-02

伴着党中央“十七大”的胜利召开，中国各个领域吹来一股新鲜的气息。新建本科院校迎着这股气息，推行一系列行之有效的政策。随着校系两级管理的完善，各系部逐步成为一个集科研、教学、行政为一体的独立机构。行政秘书作为系部办公室工作的窗口，已成为新建本科院校不可或缺的岗位，并且发挥着越来越重要的作用。伴随学校的升格，学士学位点的授权，以及本科教学质量评估等涉及到一系列技术及专业含量较高的工作给行政秘书带来新的挑战。行政秘书工作随着学校的发展，已经脱离了传统意义上单纯的抄写收发，而是融合了各类专业知识背景。本文就如何在促进和谐校园建设中完善提升行政秘书素养进行探讨。

一、和谐校园建设的内涵

第十五届全国高校党建工作会议明确指出建设和谐校园的任务和要求。明确和谐校园建设的内涵是首要任务。我们所构建的和谐校园应该同和谐社会一致的，也是一个讲求民主法治、公平正义、诚信友爱、充满活力、安定有序、和谐发展的文明校园。具体而言，民主法治就是民主办学得到充分发扬，依法治校得到切实落实，各方面积极因素得到广泛调动；公平正义就是学校各方面的利益关系得到妥善协调，各种矛盾得到正确处理，学校公平和正义得到切实维护和实现；诚信友爱就是师生员工互帮互助、诚实守信、平等友爱、融洽相处；充满活力就是能够使一切有利于学校发展的创造愿望得到尊重，创造活动得到支持，创造才能得到发挥，创造成果得到肯定；安定有序就是学校组织机制健全、学校管理完善、学校秩序良好、师生员工安居乐业、学校保持安定团结；和谐发展就是教学科研水平提高、师生员工生活富裕、工作学习生活环境良好。学校是由学生、教师、管理人员和其他教辅人员组成的，并且按照一定规范相互联系的一种特殊的社会组织。由此可见，建设和谐校园与校园中的每个人息息相关，包括二级机构的行政秘书。

二、高校行政秘书的岗位职责及作用

（一）高校行政秘书的定义

在现行高校管理机构中，一般都设有行政秘书这一岗位。高校行政秘书即在部门主管的领导下，协助部门主管做好系部办公室行政事务以及有关管理工作的行政人员。其内涵宽广，具有多样性、复杂性、传递性、交叉性、承上启下等特点。行政秘书工作在一个系部的发展建设中起着重要的作用，它在宣传贯彻学校工作精神、保证日常工作的正常运转、部门内部及部门之间的协调合作、学院整体合力的发挥中都是不可或缺的。

（二）高校行政秘书的岗位职责

行政秘书的主要工作职责是协助系部办公室主任做好系部的各项行政工作，处理日常行政事务。其主要工作有以下几个方面：（1）文书工作：负责起草、校对系部的有关文件和上报材料及系部各类会议的准备和记录工作；（2）人事工作：协助系领导做好系教职工的考勤、考核和职称申报等工作；（3）行政工作：负责系部文件收发及档案管理、综治工作、对外接待及办公用品保管发放工作等。

（三）高校行政秘书的作用

高校的院系办公室在各院系中起着重要的枢纽作用，行政秘书作为具体事项的执行者，在具体事项的处理中所体现的专业素质，工作效率，辅助参谋等既关系系部工作成效及学校形象，同时对领导决策也产生很大影响。

三、强化行政秘书综合素质，促进和谐校园建设

完善行政秘书队伍建设，首要是强化行政秘书综合素质，这对促进和谐校园建设有着重要的意义。本文认为高校行政秘书除了履行一般行政秘书岗位职责外，在新的时代背景下，还应注重以下方面的提升：

（一）提高个人信息素养

高校行政秘书的信息素养是指他们在高校实际工作中能够根据组织内外信息环境的发展要求，自觉接受教育训练而逐步形成的对待信息活动的修养与能力。提高个人信息素养，首先，行政秘书要具备先进的信息观念，积极地熟悉和使用网络；其次，高校行政秘书要具备强烈的信息意识，能够敏锐地感受社会信息变化对高校行政工作带来的有利和不利影响，从而积极主动地挖掘、搜集、利用有利于领导决策和秘书工作开展的各种信息；第三，行政秘书要具备较强的信息运用能力，其主要体现在为领导决策提供信息的及时性、准确性、完整性、连续性、针对性和有效性上。

（二）加强学习，提升个人业务能力

随着信息时代的来临，办公自动化已成为各领域行政工作的一种模式。传统的手工及one-to-one即“一对一”工作模式已经受到挑战。高校作为新时代前沿阵地，无论是高职称的教师，还是一般的行政人员，都应该加强学习，与时代接轨，走在时代前列，逐渐转为现代化办公，切实提高个人业务能力。此外，作为高校行政队伍的一分子，思想政治素质也应提升。大到关心国家大事，小到了解本系教师的思想动态及需求，做到及时有效地向部门主管汇报，协助部门主管做出正确的决策。

（三）开拓视野，完善相关系专业知识

高校是人才荟萃、知识密集之地。如果办公室秘书自身专业知识贫乏，对相关系知识一无所知，在具体实践中，就会有障碍。因此，作为相关系的一名行政人员，应该要具备相关系的一般专业知识。例如，作为外语系的行政秘书，就会涉及到外教、语言实验室等具有专业特色的领域，那么与外教在办公方面的语言交流及了解实验室基本情况都是必需的。因此，高校行政秘书首先应该开拓视野，接触各类专业知识背景。同时，办公室作为系部面向社会、学校、师生的窗口，在日常行政工作中，会面临各类专业调研、领导视察、社会各界人士参观指导、学生专业问询等涉及到相关系专业性较强的工作任务，作为接待来宾的行政秘书若具备了相关系基本的专业知识，就能应对自如，这有利于提升系部整体形象，提高教辅队伍知识结构及文化层次。

（四）最大限度地发挥个人协调能力

协调关系是秘书工作的一项重要职能和长期任务，系行政秘书是全系对外交流、协调关系的桥梁。协调是领导工作的重要组成部分，也是进行有效管理的重要手段。而在实际工作中，领导者不可能事无巨细地亲历亲为，系部大量的协调工作一般由秘书完成。秘书的协调职能有利于领导工作的正常进行，有利于提高单位的工作效能。因此，行政秘书作为学校与系部、领导与教师的联络员，要具备很强的协调能力。现行的两级管理制度，已经把高校行政秘书摆到了高校管理的枢纽部位。行政秘书要接触领导、同事、教师、学生和其他社会上形形色色的人。为使上下左右全满意，就需要高超的协调艺术。

此外，在当前构建和谐社会的背景下，高校行政管理中的协调工作对于构建和谐大学环境格外重要。因此，高校行政秘书必须具备八面玲珑的协调能力，善于分析和处理各种错综复杂的关系，原则坚定而又策略灵活，行动果断而又处事稳妥，才能辅助系部领导处理好系部各种矛盾，调动一切积极因素，形成和谐有序的工作局面。

（五）强化服务意识

高校行政秘书应当树立良好的服务意识。不仅要做好“你交我办”的任务，更要加强预见性.增强主动性，提高服务的质量和效率。对于高校行政秘书而言，除了要尽职尽责、细心周到、积极主动地为系领导当好助手和参谋之外，还要在协调工作中坚持“以人为本”的服务宗旨，做好对系部广大师生的管理服务工作，尊重学术群体的创造性和积极性，用积极主动的服务为学术发展提供服务和支持。同时，行政秘书应始终贯彻“服务第一”的理念，转换角色定位，以服务行业专业人员的高标准、高要求来要求自己，提高自己的服务态度、服务效率及服务质量。以一种更加和谐的姿态，更加平和的心态，更加平静的情绪来为系部服务。

四、结语

高校行政秘书队伍作为新建本科院校一支正在发展的队伍还有待于提高与完善。在中共中央提出构建和谐社会的大背景下，在学校实行校系两级管理的新体制下，高校行政秘书正在茁壮成长。学校和系部应给予重视，并为行政秘书提供培训与继续教育的机会，行政秘书个人更应该加强学习，提高个人业务能力及信息素养、完善相关专业知识、发挥协调能力、强化服务意识，使行政秘书在高校这一人才荟萃的殿堂成为一个和谐的人，行使一项和谐的任务，促进和谐校园的建设。

参考文献

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[4]Longman Dictionary of Contemporary English[M]．外语教学与研究出版社，1995．

作者简介：吴艳红（1982－），女，三明学院外语系助教，行政秘书。