文档一体化管理初探

胡均兰　卢月梅

摘要：文档管理的现状：文档收集不全 、档案管理工作滞后。文章论述了实现文档一体化管理的条件，实现文档一体化管理的必要性，文档一体化可实时归档，保证档案资源的原始性和可靠性，文档资源得到最大限度的开发和利用，促进文档管理更加规范和科学。

关键词：文档一体化管理；文档资源；信息管理；计算机技术

中图分类号：C36文献标识码：A文章编号：1009-2374（2009）06-0057-02

在现代电子计算机和通信技术应用与发展的信息社会里，计算机网络构筑的数字化虚拟环境对人类社会的作用与意义越来越大。电子文件和电子档案作为数字化信息，从其产生、处理、传递、整理、保管和利用等各个方面都向档案界提出了新的课题，实现文档一体化管理是对文件资料转化为档案信息资源的管理过程，使文件管理与档案管理工作形成一个无缝的衔接系统。

一、文档管理的现状分析

（一）文档收集不全

传统的文件处理与档案管理是分设在两个职能部门的，分别负责文书处理工作和档案管理工作，文件在归档前属文书部门管理，文件归档后属档案部门管理。文件在两个相对封闭的部门中分开运作，文书处理和档案管理各自为政，使档案质量得不到可靠的保证，档案资源也不能充分发挥作用，常常出现文书部门收集不全文件、档案部门收集不全档案的现象。

（二）档案管理工作相对滞后

传统的文档管理工作是分开管理的，文件管理与档案管理分为先后两步走的基本格局，而且传统的文件管理和档案管理是手工化管理，使传统的档案管理步骤相对滞后，文件管理与档案管理严重脱节，影响了档案的归档率和档案质量。

二、实现文档一体化管理的条件

为保证文档一体化管理的顺利进行，必须配备计算机及先进的管理系统，扫描仪、刻录机、打印机等，建立有效的文档管理制度，明确文件归档时的专业规范，制定出一套文档一体化管理标准，包括文档资料的相关的责任制度，文档资料的价值评估，文档资料的保密等，为开展文档一体化管理提供保证，而且必须保证这一标准的制定执行具有连贯性，这样为管理工作者提供组织和技术保证，实行电子文件和电子档案的标准化管理，有利于提高文档一体化管理水平，使文件转化为档案的过程规范化和标准化，使文件资料向档案信息资源的顺利过渡。

三、实现文档一体化管理的必要性

成熟的信息及电子技术已经普及到各行各业，我国近年来大大加快了各项工作的信息化进程，文档一体化是必然趋势，也是国家信息化工作的必然要求。

在日常的文档管理工作中，形成了大量的文档信息，这部分信息一直以来都是用手工管理的，这就不可避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学，要改变这种情况，就需要建立一套完备的信息管理系统，用现代化方法管理文档信息，从而提高信息的规范化程度和利用效率。

四、实现文档一体化管理可实时归档

对于本单位自制文件，各职能科室起草电子文件后，即提交到办公室审核，报请领导签字，再进行文件编制，电子文件一旦正式形成，对有保存价值的文件均可通过数字化转换形成档案，即可由档案部门进行实时归档。

对于外来文件在计算机系统中进行登记、输入或扫描，由承办人办理文件传阅等处理工作，文件处理程序完毕后，及时移交纸质文件归档。文件只要进行一次性输入（或扫描），就以全文的形式存在于网络系统中，即可多向、多次地输出，并在它转化为档案前或后均可全文检索、方便利用。

五、保证档案资源的原始性和可靠性

将原有的文件管理与档案管理变为分工不分家管理，在进行文件管理时要想到档案管理，要按照档案管理的要求进行文件标准化管理，而且档案管理需要向前延伸，提前介入文件的管理，提早对应该归档的文件资料进行监督，对文件制作形成过程进行指导，直接对文件进行鉴定、著录等专业处理，保证入档质量，减少重复劳动，节约人力、财力、物力。把文件管理与档案管理看成是一个统一的管理系统，实现文档一体化管理，从整体上组织控制文件、档案信息资源，使文件从产生到最后利用，形成一个无缝衔接系统，这样才能便于对文档的保护与存取，以提高文件资料的归档质量，保证档案资源的原始性和可靠性。

六、文档资源得到最大限度的开发和利用

在信息化时代里，大量的电子文件产生于办公自动化系统中，由此产生了大量的电子档案，使得档案信息也快速向数字化方向发展，档案手工管理被计算机管理所取代。把提高档案质量从电子文件形成的源头抓起，使档案的形成到利用的整个过程协调有序。以网络为起点，将文书与档案工作统筹规划、相互协调，两者在网络系统内衔接，从而实现文件的一次性输入，多口、多途径的输出，全网络信息共享，这样使档案的资源能够得到最大限度的开发和利用。

七、促进文档管理更加规范和科学

计算机及网络技术的广泛应用，不仅大大地提高了文档管理的工作效率，工作质量，也使文档管理工作的准确性大为提高。在高度信息化的环境中如办公自动化、局域网及广域网，文件信息不仅快速而且信息量大，传统的文件和档案分开管理的模式已经无法适应文档现代管理的需要，只有采用文档一体化管理，才是信息管理的有效方法，同时，信息化水平的提高，也使文档一体化管理效率和准确性大为提高，有力地促进文档管理更加规范、更加科学。

随着人们对信息需求程度的提高，人们开始越来越重视对文件信息和档案信息的管理。文档一体化管理为实现电子文件和电子档案管理的衔接提供有效的手段。

参考文献

[1]冯惠玲．电子文件管理教程[M]．中国人民大学出版社，2001，（8）．

[2]连成叶．论数宇信息档案长期安全保存策略[J]．档案学通讯，2004，（3）．