电子注册制度与高校学籍档案管理工作探讨

吴　珊

【摘要】学籍档案管理是高校教学管理工作的重要组成部分，学籍学历电子注册又是学籍管理工作的重中之重，是维护学历证书的公正性及保护大学生合法权益的重要保障。本文从电子注册制度的具体内容、实行电子注册的必然性及电子注册制度对学籍档案管理工作提出的新要求等方面进行了论述。

【关键词】电子注册制度 学籍档案管理 要求

学籍管理是高校学生管理工作的重要组成部分，电子注册又是学籍管理工作的重中之重，电子注册工作的好坏直接关系到学生的切身利益，关系到高校和社会的稳定，同时对维护学历证书的公正性、严肃性，维护大学毕业生的合法权益起到重要的保障作用。电子注册是高校学籍管理的延续，是传统学籍管理工作在新形势下的发展，学籍管理是做好电子注册的基础，电子注册则是加强学籍管理的有效手段。

一、电子注册制度的内容

电子注册制度包括学籍电子注册制度和学历电子注册制度，学籍电子注册制度是为完善学历电子注册制度而制订的，与学历电子注册制度互相衔接。

1.学籍电子注册。学籍电子注册，即当年省级招办录取结束后，将各高校在本省(自治区、直辖市)录取的新生数据报教育部，教育部在网上公布各高校经省级招办录取的新生名单，各高校在新生入校后上网核对本校录取名单，网上有的学生给予注册，取得学籍。学籍电子注册，将学历证书电子注册阶段的资格审核提前到入学阶段，实现在校生网络化管理，使学籍注册与学历注册实现数据链接，实现高校、省级、教育部共同管理和维护统一的数据库，合理制定了各级部门的操作权限和职责，使信息的逐级报送管理，变成与计算机系统的即时、分级维护交互管理，最终实现了教育部把握资格、省级部门动态监管、高校远程维护的分级管理、动态管理。

2.学历电子注册。为适应高等教育改革，维护国家学历制度和学历证书的严肃性，规范学历文凭颁发制度，打击社会不法分子伪造学历证书，教育部决定从2001年开始正式对全国高校学生实行学历电子注册信息上网管理制度。具体操作为：首先，各高校要对毕业生的毕业资格进行认定及数据的整理，将校验通过的毕业数据和链接成功的毕业生图像信息打包成压缩文件上报省教育厅；第二步是省教育厅进行数据的审核，省教育厅用毕业生当年的新生录取数据对各校上报来的毕业生数据进行校验，对于招生库中没有的或不一致的数据，则审核各高校准备的相关材料，如录简表、转学审批表、户籍证明等，省教育厅通过人工核对无误后，再提交给教育部。最后，教育部对各省上报的数据进行终端审核，经过这样一个反复的审核过程，最终通过的毕业信息才能实现网上公布。

二、实行电子注册制度是学籍管理的必然要求

1.实行电子注册制度是学籍学历管理工作的需要。随着高等教育的改革和发展，高校招生规模的逐年扩大，加强和改革完善高校的学籍和学历证书的管理，已是国家的头等大事，在实行电子注册制度以前，许多高校的学籍学历管理工作都是以手工模式进行，工作量大、材料繁多、管理难度非常大，耗费了大量的人力、物力和精力。因此，手工管理极大限制了高校学籍和学历证书管理工作的开展和发展，必须加以改革，实行电子注册制度。

2.实行电子注册制度是维护高等教育严肃性和权威性的需要。长期以来，学历证书一直被认为是一种荣誉、能力及身份的象征。随着市场经济的发展，学历证书更是决定毕业生在双向选择就业中能否被录用的关键。然而，以前的学历文凭发放管理却存在很多问题。而实行电子注册制度能从根本上杜绝假文凭，也弥补了以往由高等学校、省级部门二级管理的不足和制度不健全。

3.实现网上学籍信息数字化的需要。学籍管理资料信息化建设势在必行。实现资料信息资源共享是数字化学籍建设的基础。高校要充分发挥优势，以学籍管理信息化、网络化为导向。

三、电子注册制度对学籍档案管理工作提出的新要求

1.对各高校学籍管理相关部门的要求。首先，要求各高校必须引进能较好完成电子注册任务的，具有可扩展性和兼容性的信息管理系统。如我校成教部就引进了新力学籍管理系统和电子注册辅助系统。通过辅助系统的数据库结构校验和数据合法性校验，上报的数据更准确，工作效率得到了提高。其次，学历证书电子注册有严格的时间限制，规定的操作程序和上报的内容，要求不允许出任何差错，这就要求学籍管理部门确保工作质量，建立健全的学籍管理制度并严格实施，是学校维护正常教学秩序，保障教育质量的重要手段。

2.对学籍管理人员的要求。首先，学籍管理工作政策性、规范性强，要有高度的责任心。新生、毕业生电子注册信息向社会公示，具有较高的透明度，要求学籍管理人员在工作中不能有丝毫的差错和疏漏，必须细致、规范。其次，由于教育部的招生信息是通过网络传输，学生学籍信息又是通过计算机软件处理和管理的。因此要求学籍管理人员熟悉学籍信息管理系统的使用。再次，学籍管理带有很强的政策与法规性，要求从事学籍管理人员保持相对稳定，保证工作的连续性，熟悉自己的业务范围，掌握一定的专业知识和现代技能，要有较强的服务意识，法治意识。

此外，由于新生、毕业生电子注册每年都有比较固定的时间段，促使学籍管理人员的工作也要围绕电子注册进行。例如，每年4月中旬上报新生信息，每年11月中旬上报毕业生信息。注册制度本身的周期性，规范了学籍管理人员的工作内容、工作程序、工作节奏。

3.对学籍档案材料的要求。第一，在校生学籍、成绩实行“文档一体化”管理。学籍卡是学籍档案的主体，按照教育部学籍学历信息管理平台中需填报的学生个人信息项类印制规范的学籍卡，发给新生填写。第二，建立分年级学生名册，统一打印分专业分班学生名单，按一定规律统一编制学号。第三，采用教育部学籍学历信息管理平台对有学籍新生及在校生、毕业生进行规范管理。第四，学籍异动管理规范化。有学籍在校生转学、转专业、休学、退学等要办理相关手续，如转学学生要求提交录取名册复印件、转学审批表、报名登记表及录取通知书供学籍管理员办理相关转学手续。学籍异动规范管理，能确保学籍档案真实可靠。第五，建立学生成绩管理数据库，根据任课教师的原始成绩单录入学生各学期各门课程成绩，修完教学计划规定的全部课程，成绩及格，才准予毕业。第六，按照教育部毕业证书电子注册文件要求对具备毕业资格的学生统一编定毕业证书电子注册号。电子注册号做到全国唯一、不得重号。

总之，电子注册制度就是利用现代技术对学籍学历进行管理的一种方式，从建立开始使用到现在，随着它制度上以及技术上的逐步完善，它在学籍学历管理工作中所体现的重要性也越来越明显，相信在不久的将来，电子注册制度将会给高校学籍学历管理工作者带来一个全新的管理模式。

参考文献：

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