博士学位论文双盲评审信息化建设的探索与实践

郭 嘉 张 俐 于晓舟

【摘要】依据系统集成、面向服务、数据安全、专家库构建四大原则,对博士学位论文双盲评审工作进行了网络信息化的探索与实践,极大地降低了管理强度,缩短了评审周期,节约了管理成本。在总结两年来系统运行情况及存在问题的基础上,提出了优化网络部署、建立短信平台、拓展评审区域,全面实现“学位论文评审工作网络信息化”的建议。

【关键词】博士学位论文;双盲评审;网络信息化

引言

为了保证博士生的培养质量,各研究生培养单位都建立了博士学位论文的评审制度,为了有效排除非学术因素的干扰,公平、公正地评审论文,我校从1999年开始试行博士学位论文抽查匿名评审制度,2001年开始对博士学位论文实行全部的双盲评审。通过近十年的工作经验,作为学位管理工作人员,深深地体会到实行博士学位论文双盲评审在提高博士生的培养质量方面确实起到了非常积极的作用,同时也带来了许多问题,例如强大的工作量,高额的管理成本,长时间的评审周期以及专家的选取存在一定的偏差等等。针对这些问题,我们从2006年开始探索博士学位论文双盲评审实现网络化的途径,自主研发了博士学位论文双盲评审的网络化信息平台,建立了较为完备的专家信息库,下面就我校实行博士学位论文双盲评审工作的网络化信息建设的经验与存在的问题进行探讨。

一 博士学位论文双盲评审传统操作模式所面临的问题

近几年来,随着在校研究生人数的剧增,特别是在答辩的高峰期,论文送审的传统手工模式暴露出许多问题,主要表现在以下三个方面:

1 信息传送效率较低

我校博士学位论文双盲评审的方式是博士生在申请论文答辩前将其隐去指导教师和作者姓名的送审稿一式三份送交研究生院学位办,学位办委托与我校同等规模的研究生院单位或科研院所的研究生管理部门聘请相关专家进行评阅,一般情况下,一式三份的送审稿需送至三所不同的研究生管理部门[1]。接受委托的研究生管理部门将学位论文连同专家评阅书一起送达评审学院,由评审学院选取适合的专家评阅人,评阅人按照评阅意见书上的内容逐项评阅,最后由评审学院收集评阅意见书送交其所在研究生管理部门,该研究生管理部门寄回我校研究生院,待三份评审意见齐全,由我校研究生院学位办交给作者本人。这种方式浪费了很多时间在评审材料的中转上,以我校为例,从发出材料到评审意见返回,一般周期为一个半至2个月。

2 管理工作成本较高

论文送审工作费用除去学生制作纸质隐名论文费用外,还包括特快专递邮寄费、专家评审费、接受委托的研究生管理部门的管理费三项支出。以我校为例,目前一个博士生论文材料的送审成本为750元,其中3位专家评审费200元/人,接受委托的研究生管理部门的管理费30元/篇,特快专递邮寄费20元/份。后两者费用占整个评审经费的20%,其中尚未包含专家评审费汇款所需的手续费用。我校年度授予博士学位150人左右,每年这两项支出就超出两万元;除了数额不菲的经济成本之外,在送审周期内所耗费的人力成本与时间成本也是巨大的,从论文的整理、搬运、邮寄,到评审结果的手工收集与返回,经粗略统计,评审材料需中转8次以上。

3 缺少一个学科方向齐全的专家库

在实行手工博士学位论文匿名评审时,专家库的建立主要采取评审专家返回的评审意见书中的信息进行补充更新。这样形成的专家库资料不全,而且数量较少,管理人员在选取相近学科专业的专家时,因为专家详细研究方向的不全或缺乏等原因,导致了送审论文和评审专家研究方向、领域不对口的现象发生,这往往需要重新选取评审专家,再次进行送审,延误了评审意见的正常返回。

二 博士学位论文双盲评审工作的网络信息平台的建立

针对上述问题,对博士学位论文双盲评审工作进行信息化实践开发时,要从节约成本、方便使用、安全公正的角度出发,最大限度地减少中间环节,避免非学术人为因素的干扰。我校在进行双盲评审信息化建设的过程中,遵循了以下四条原则:

1 系统集成原则

系统集成原则是实行研究生教育管理系统化,把新的业务分系统有机地“嵌入”到已有的研究生教育管理信息系统中,在最大限度利用、共享已有数据的基础上,避免重复建设、数据冲突等现象的发生。在双盲评审信息化的建设中,涉及到三类用户,学生、学位管理员和评审专家,其中学生用户的信息可以从我校已有的研究生管理信息系统中按需提取,如学生的学科专业研究方向、年龄、培养方式等信息,以便专家评审时作为参考,在熟悉作者本人基本情况的基础上,作出更为“贴切”的评审打分、评语;在评审专家的数据采集模式上,我们集成到了学院管理信息系统中,由所在学院的研究生秘书老师登陆网上系统,实时进行专家数据的添加、更新等功能。

2 面向服务原则

面向服务原则是在系统设计时,要为操作用户提供尽可能全面的服务。因此,既要保证管理人员的工作得到优化,也要充分考虑研究生的信息需求性,尽可能地提供及时、快速的信息反馈服务给他们,便于他们在学业科研中掌握主动性,根据信息的变化及时作出相应的调整。例如,在论文送审过程中,从学生急切了解送审进度、评审结果的角度出发,我们设计了学生实时查询送审进度的功能,从任一地点接入互联网络,就能登陆查询最新的送审情况,从而根据专家的评分、评语等信息及时修改、完善论文,更好地进行学位论文答辩。这项功能改变了以往评审意见齐全后才邮寄返回的现状,实现了零环节中转,解决了管理人员高强度的咨询答复及解释工作。

3 数据安全原则

博士学位论文双盲评审是对博士学位申请者的一种质量监督和学术水平肯定,保证评审数据的安全性和正确性,是对一篇博士学位论文作出客观评价的前提。在双盲评审信息化工作中,我们主要从软、硬两方面来保证数据的安全性。硬的方面包括部署安全的网络防火墙设备、设计健壮的评审软件等计算机技术的应用;软的方面从“质量监督方”入手,增加了对评审结果的专家“主动锁定”功能和学位管理员的“强制锁定”功能,“锁定”功能在两者之一确认执行后,评审数据由“更新状态”设置为“只读状态”,避免非法用户进行信息篡改,影响评审工作的公平与公正。

4 专家库构建原则

在博士学位论文双盲评审工作中,拥有一个庞大、多学科的专家库是开展评审工作的根本保证,是为博士学位论文选取最适合评阅人的重要前提。此外,专家的选取要以高层次学者、博士生指导教师和院士为主要目标,保证其联系方式、特长、研究方向等信息准确、详尽、有效。我们主要以本校学科专业为重点搜索方向,通过互联网络、研究生教育工作的重要会议等获知手段,不断地对专家库进行更新维护工作。目前在库专家2063人,博士生指导教师所占比例为87%,专家基本信息的有效率在80%以上,可以满足我校博士学位论文送审工作的需求。

依据以上四条原则,我们把所面临的问题进行了分类分析,归纳为三个待解决问题:成本问题、评审周期问题、安全问题;在进行系统功能具体设计时,以电子论文代替纸质论文为信息传递模式,去除邮寄、中转等中间环节为关键,实现了学生-学位管理员-评审专家一条龙的信息化评审管理流程。其中学生和学位管理员的功能模块集成于我校已有的研究生管理信息系统中,评审专家模块以WEB服务的形式单独开发、部署。以下主要描述三类用户的系统功能。

学生用户为博士学位申请人(以下简称申请人),其功能列表见表1。申请人论文涉密的仍采用传统方式进行送审。

学位管理员用户作为评审工作中仅有的中间环节,其管理工作得到了进一步的优化,即登陆学位管理信息系统,完成申请人的资格审查、办理送审手续、选取适合的论文评阅人,其功能列表见表2。

从上表可以看出,学位管理员的大部分工作已经转换为信息化操作方式,摒弃了以往繁重的材料整理、邮寄等工作,极大地降低了工作强度,缩短了评审周期。

评审专家用户一般为具有高级职称的教授学者,考虑到网络评审方式所欠缺的安全性,我们采取了签字传真确认的方法,具体为:专家评审完毕后,打印输出评审结果,签署姓名并传真至我办,进行网上评审结果和传真件的核对入库,保证评审数据的真实性。评审平台的系统界面,见下图1。

三 双盲评审工作信息化的优势及问题

1 平台的优势

依托信息化平台,我校博士学位论文双盲评审工作已正常运行近两年,完整处理了三个学期的专家评审数据,收到了以下明显的效果:

(1) 论文传递效率普遍提高

我办和论文评阅人取得联系目前采取电子邮件方式,在专家接到邀请邮件并表示同意评审后,管理人员向专家发送含有登陆用户名、密码及评审返回日期的邮件,专家可随时登陆系统进行论文评阅。专家评审完毕,通过网络输入论文得分、评语等数据时,系统自动记录数据提交的时间点,作为实际返回日期存入数据库。排除少量手工方式送审的涉密论文,通过对系统数据库中要求返回日期和实际返回日期对比统计,得到表4的结果。

从上表可以看出,92%以上的评审专家都能够提前或按时地返回评审结果,仅有小部分专家存在延误现象,这说明评审专家对我校的博士学位论文送审工作是很支持的,为今后送审工作的开展提供了强有力的激励作用。同时,也说明网络模式的博士学位论文双盲送审已为国内大部分评审专家所接受,可以作为送审工作的主要模式。

(2) 管理工作成本显著降低

采用网络评审模式后,我校在博士学位论文双盲送审工作中,管理成本有了显著降低。在直接与评审专家本人联系,评审电子论文的模式下,省去了接受委托的研究生管理部门的管理费30元/篇,特快专递邮寄费20元/份,扣除专家评审费汇款所需的手续费用5元/笔,以我校年度授予博士学位150人计,管理成本由22500元下降至2250元以内;此外,中间环节的取消,大大解放了人力资源的投入,同时,送审周期普遍由一个半月降低为目前的20天左右。

(3) 数据统计快速高效,便于发现、分析影响博士学位论文质量的问题

双盲送审的初衷是为提高博士学位论文质量,送审的整个过程中所产生的评审数据,是找出影响博士学位论文质量的第一手材料。采用计算机网络模式收集评审数据后,使快速地进行数据统计分析成为可能。例如,通过对我校博士学位论文匿名通讯评议评价意见表中的五项指标进行简单的得分数据段分析,可以迅速找出我校博士学位论文质量的薄弱环节,从而有针对性地加强此方面的培养力度,如表5,共统计两年来566条送审数据,首先对各指标取其平均值,再进行百分位换算。

表5 2007-2008年评审专家评议情况分指标统计

从上表可以看出,我校博士学位论文整体质量良好,指标A1、A3、A4百分位均在85以上,说明我校博士学位论文在选题、科研能力和创新性上得到了评审专家的一致认可,我校博士毕业生大部分是地学相关专业,进一步肯定了我校在地学相关领域的优势学科地位,说明我校的地学相关领域的学科建设是紧跟学科前沿、国家急需的;此外,指标A2、A5得分稍低,但百分位都在80以上,相对于其他三项指标来说,我校博士生对于学科知识的综述、写作与总结能力尚存在部分欠缺,因此需要从写作能力这方面来加强培养力度。

2 存在的问题

双盲评审工作的信息化虽然在降低管理成本与提高工作效率上积累了一些好的经验,但整个工作的开展过程中仍暴露出一些问题,主要是少部分专家评审结果返回的不及时等,我们总结为两大类,非人为因素和人为因素。

非人为因素主要是计算机硬件问题,包括评审平台无法访问、网络连接速度缓慢等现象。我校部署的评审平台位于校内教育网络,因而会有部分使用电信、网通的专家用户根本无法登陆评审平台来完成评审工作,另外,由于网络带宽问题,也会存在一些地区的专家能够登陆成功,但网上操作速度缓慢,造成部分专家放弃进行网上数据提交,改回传统邮递的评审结果返回方式。

人为因素较为复杂,例如专家忘记应返回日期,工作繁忙无法抽出评阅时间和习惯性地采取传统邮寄方式来返回评审结果等等。其中,忘记应返回日期的评审专家占了很大部分,但在管理人员电话催返后,基本上都能够尽快评审、返回结果;其次,还存在选取的评审专家,其学科专业的研究方向不对口而造成的重新选取专家送审,延长了评审周期等因素。

四 对双盲评审工作信息化的建议与思考

在总结了博士学位论文匿名送审的概况、需要遵循的原则,介绍了我校博士学位论文网上双盲送审的实践之后,正视送审工作中存在的问题,寻求更好更快的网络评审模式是根本所在。

1 优化网络部署,保证网上评审的高效

通畅的网络是完成网上评审工作的根本保证,必须高度重视网络设施的建设与维护工作。博士学位论文双盲评审涉及到全国甚至国外各地各个学科领域的专家学者,他们普遍通过教育网或电信网登陆互联网络,因此,保证以上两个接口具有快速的网络带宽,是优化网络的重点。网络优化是一项系统工程,需在领导的大力支持下,任命熟悉网络的管理人员对资金、设备这些资源进行整合、调试,输出最优合力,为评审工作的开展提供平稳的技术支持。

2 建立短信平台,保证信息传递的及时

信息化社会的显著特点是实现业务的信息化管理,其核心是实现信息的快速获取和再加工输出,因此,保证业务群体能够在第一时间内及时获取信息,是管理工作的最大期望,也是信息化项目实施成败的关键。在博士学位论文匿名送审工作中,利用短信平台,可以快速的发送评审邀请信息、登陆用户名及密码信息、超期通知警告等信息,在保证安全高效的同时,和评审专家建立紧密的联系,实现人性化的管理平台。在评审专家普遍接受此种模式后,可尝试建立论文送审的“电子招评”功能,通过群发短信的方式,发送论文的主题、关键词信息,快速找出最适合的评审专家,使评审工作更加公平,得到更为合理的评审结果。

3 拓展评审区域,扩大双盲送审的广度

可以在网络技术、带宽许可的情况下,建立区域级或国家级的送审管理平台,学位授予单位使用并共享专家库信息,实现大范围的“学位论文评审网络”。“评审网络”集中了各学科专业庞大的领军人才,有利于在更高的层次上指导博士生的论文写作,实现广度更大、学术水平更高的论文双盲评审,激励博士生进行科研创新;同时,在实现论文送审的“电子招评”功能后,可以加入“论文公示监督”功能,实现“评审网络”范围内的论文公示,避免学术不端、抄袭剽窃等现象的发生。

博士学位论文是博士生综合素质的体现,在管理工作中,必须加强信息化管理理念,来促进博士学位论文质量的提高。博士学位论文双盲评审工作是博士学位授予的关口,借助网络信息技术,得到更为合理、及时的评议结果,对博士生的论文写作有着极大的激励、监督、指导作用。相信通过这项工作的开展,必将显著提高博士学位论文质量,实现公平、公正、公开的博士学位论文盲审。

参考文献

[1]李占华,罗英姿,董维春.博士学位论文双盲评审制度的改革与实践[J].高教发展与评估,2007,(3):51-52.

Exploration and Practice on Informationization Construction of Double-blind Review for Doctoral Dissertation

GUO JiaZHANG LiYU Xiao-zhou

(Graduate School, China University of Geosciences, Wuhan 430074, China)

Abstract: According to the principles of system integration, facing service, data security and construction of expert-base, exploration and practice of network informationization on double-blind review for doctoral dissertation have been done in this paper. This greatly reduces the management intensity, shortens the review period, and saves the management cost. Based on the summarization of the system running status in the past two years, the suggestions of optimizing the network deployment, establishing short message platform, expanding the judgment area, and fully realizing the network informationization of the review for dissertation have been put forward.

Keywords: Doctoral Dissertation; Double-blind Review; Network Informationization