论教学秘书的素质与教学管理水平的提高

张 真

摘要教务秘书是高校教学管理队伍中的一员,教务秘书的业务水平和素质修养直接影响着教学管理的实施,从而直接或是间接的影响到教学质量。本文介绍了教务秘书在教学管理中的现状及存在的问题,分析了教学秘书应具备的综合素质,并结合实际阐述了如何改进和提高教学秘书教学管理水平的措施,希望能起到抛砖引玉的效果。

关键词教学秘书 素质 教学管理 高校

中图分类号:G645文献标识码:A

“教学是立校之本,科研是强校之路”,教学工作是高校重中之重的工作。教学管理的水平和质量直接影响着教学工作的好坏,进而影响高校的根本任务——人才培养,而教学秘书岗位正是保证学院各项教学管理制度顺利实施和正常开展教学活动的重要环节,也是联系学生、教师和学院教学管理职能部门的桥梁和纽带。

随着我国高等学校合并、扩招等改革工作的不断深入,我国许多高校的办学规模都不同程度地扩大,为了适应新形势下教学管理工作的需要,目前大多数高校普遍实行的校、院二级教学管理,对教学秘书的工作赋予了管理性和服务性的双重特性,对教学秘书的素质也提出了新的要求与挑战。因此,要适应新时期高等教育事业发展的需要,结合现状全面培养教学秘书的综合素质,提高教学管理工作的实效,这对高校的教学质量都具有重要的现实意义。

1 教学秘书的现状及存在问题

目前,教学秘书整体素质已有很大程度的提高,但教学秘书队伍建设相对于高校教学科研队伍建设的速度、质量以及高校的发展要求而言,还存在着较大的差距和较多的问题。主要有以下三个方面:

1.1 工作不受重视

教学秘书工作处于为教学服务的辅助地位,在一些人眼里,教学秘书是被动的操作者、执行者,从事的是简单的重复劳动,没有“技术”含量。这种偏见,直接导致教学秘书的整体地位在高校中长期处于低下的状态,进而造成他(她)们的工作能力和价值难以得到显现和发挥,自身认可度和工作积极性的降低,不可避免地成为教学秘书职业发展的瓶颈。

1.2 管理水平不高

目前对教学秘书人员选择上要求不严格,条件不统一,造成了教学秘书队伍人员良莠不齐,其总体文化层次较低、能力不强,缺乏科学管理意识;又因为教学管理工作多是日常性、事务性的工作。在长期工作中,教学秘书已形成了按惯例、按领导指示做事的习惯,严重缺乏积极创新意识,结果教务工作只能停留在传统型、事务型的管理水平上,不具备开拓能力。

1.3 稳定性差

教学秘书的培训深造机会少、晋升机会少、大多默默无闻地工作,缺乏获得专项奖励的机会,致使在晋级、评职称时处于劣势,因此在教学管理工作中作出显著成绩的基层教学管理工作者待遇偏低,难以稳定基层教学管理队伍。

2 教学秘书应具备的综合素质

高校教学管理的规范有序、科学高效与一支精干的教务秘书队伍是分不开的。在以信息化为主题的知识经济时代,适应高等教育发展的新形势,具备坚定的政治立场和良好的职业素质以及过硬的业务能力是对教务秘书最根本的要求。

2.1 过硬的政治素质

思想政治素质是人的综合素质的核心与灵魂,决定着其他素质的价值和动力方向。目前,各高校从事教学秘书工作的人员素质高低不一,在一定程度上影响了高校科学管理水平的提高和学校上规模、上档次的发展要求。

2.2 健康的心理素质

在工作中,教学秘书主要处于配角和服务性的地位,取得的工作成绩主要体现为教学工作的正常运转,不一定会引起领导和别人的关注,更难得到及时的表扬和肯定,但如果工作中稍有疏忽,则可能影响到诸多方面,甚至导致教学事故,并很快遭到来自多方面的误解、埋怨和批评。如果教学秘书没有高尚的思想境界、良好健康的心理素质就难以胜任这项工作,如果没有良好的敬业精神和奉献精神,就不能担当这一重任。

2.3 较高的专业知识素质

教学管理工作也是一门科学性很强的工作,教学管理者必须具备综合业务知识,最好能掌握管理专业知识与相关专业知识体系,才能对所从事的工作性质、内容、范围和要求有明确的认识,并运用科学的管理方法使管理工作科学化、规范化。因此,教学秘书应该尽可能地多学习一些管理专业知识,例如教育学、教育管理学、教育心理学、管理心理学、甚至社会学、公共关系学等知识,不断提高教学管理的理论水平。一个具有相关知识素养的教学秘书和一个只会机械执行领导指示的教学秘书,其工作效率和成效,也是截然不同的。

2.4 多样化的能力素质

高校教学秘书管理工作的知识化、现代化和效能如何,还和他们运用知识的能力有关,即他们不但要有较宽泛的知识素质,而且还要有运用知识解决问题的能力。具体而言包括:

(1)统筹管理能力。教学秘书工作的辅助地位决定了它的被动性,作为领导的参谋和职能部门的助手,随时随地可能接到工作指示和任务,如果来一个电话处理一件事,接一个文件安排一项工作,往往会陷于穷于应付的尴尬局面。要能够妥善安排,对学校纷繁的工作事务要力图能够驾驭,从中找出各学年各学期各时段的常规性事务,事先制定工作计划,主动出击且留有余地,在操控中才能游刃有余。对经常性工作和突击性工作以及临时出现的工作能分清轻重缓急,头绪多时在记事本上按照重急轻缓的原则,完成一项划掉一项,力求有条不紊,只有这样,才不会有遗漏出现。

(2)应变能力。碰到任务急工作量大的突击性工作,要求快速作出反应,在短时间内完成交办的工作,这就要调动平时工作中的各种信息资料,同时须凭工作经验、对工作任务熟悉程度的积累来完成。要注意在平时的工作中不断积累可能有用的个人信息资料并加以妥善有序的保管,对教学管理业务要尽可能熟知,这样碰到突击性任务才能从容应对,遇事不慌。把平时做好日常工作作为突击性工作的基础,只有平时踏踏实实,勤勤恳恳地工作,才能办事渠道畅通创造条件。

(3)沟通协调能力。教学秘书经常需要与教学职能部门和院系领导、教师和学生打交道,只有和他人保持良好的沟通,才能得到理解与支持。高校教学大量工作的顺利完成都得益于方方面面人员的共同努力,因此,教学秘书要正确认识并承担好自己的岗位角色,学会在沟通的基础上协调,在协调中做到到位不越位,参与不干预,出谋不决策,摆正自己的角色位置,在与人协作共事处理问题时要从多角度考虑,和谐地处理好和上级部门、院系领导、教师和学生的关系。

(4)现代化管理技能。 需要强调的是,教学秘书必须能够熟练地使用计算机进行日常工作的文档、表格处理,应用网络和教学管理系统软件实现办公自动化管理。这不但能使工作效率和水准得到提高,而且也能减轻管理中的部分工作量,也为师生和各级教学管理部门提供了快捷优质的服务。

(5)写作和语言表达能力。教学秘书经常要根据教学中的实际情况拟写一些教学文书,如教学通知、申请报告等,在处理工作中需与对方反复磋商,下情上达、上情下达,解释原因等,这都需要较强的书面和语言表达能力,要求能够行文流畅,表达得体,言简意赅。

2.5 创新素质

教学秘书工作同其他工作一样,也有创新问题,教学秘书人员要在做好服务性、辅助性、协调性工作的基础上,充分发挥自己的主观能动性,积极开动脑筋,对工作任务、工作目标、工作方法有自己独立的思想和语言。教学管理活动过程中,常常会出现主管领导向教学秘书征询教学工作安排的意见和建议,此时,教学秘书提出的建议既要能明确表达领导的想法、意图,又要有新观点、新建议,敢于突破领导思维的方框,使建议有新意、有创新,进一步完善领导的决策。

3 提高教学秘书教学管理水平的措施

3.1 提高对教学秘书工作的重视度

学校各级领导要充分肯定教学秘书工作在高校教学管理中的地位和作用,提高教学秘书的待遇,包括经济待遇和行政待遇:一方面,提高教学秘书的工资、津贴水平;学校应意识到教学秘书需要面对师生、领导等多方面压力,工作辛苦而繁琐。另一方面,建立合理的干部聘任、选拔制度,给予教学秘书一定的提升机会。将教学秘书队伍的建设等同于师资队伍建设来对待,鼓励教学秘书深入教学第一线,积极开展教学研究。

3.2 提高认识,加强教学秘书队伍建设

搞好教学管理是提高高校教育教学质量的保证,也是做好服务育人的重要一环。在教学秘书的教育、培养、稳定等方面下功夫,在教学秘书的配备、使用、培训、晋升、待遇等方面制定相应的政策和措施,为教学管理工作创造良好的氛围,使教学秘书努力有方向,工作有奔头。重视建设教学管理队伍,制定统一的建设规划和计划,把学历高、思想素质好、敬业奉献、年富力强,对自己要求严格的人员充实到教学管理岗位上,努力建设一支结构合理、素质较高、富有活力、勇于创新的高水平教学管理队伍。

3.3 提供培训和与同仁交流的机会

在不影响正常工作的情况下,可以组织教务秘书集中学习,比如教育学、心理学、管理学等方面的学习、教学系统软件的使用、学籍管理规定的实施等。也可以组织教务秘书到其他兄弟院校参观学习,交流经验,取长补短。若有条件亦可邀请知名的教育专家来学校讲学,这样可以使教务秘书开拓眼界,活跃思想,有利于他们改变旧的管理理念,总结出新颖的符合学校实际的管理方法。

3.4 积极开展自主学习,注重自身能力素质的培养

教学管理工作的管理性和服务性都要求教学秘书应具备综合素质与能力。作为教学活动的组织者和管理者之一,教学秘书须自觉学习政治理论知识,提高政治素养,树立正确的人生观和价值观。在实践中,逐渐探索教学管理的新思路,提高管理的效率和水平。

4 结束语

教学管理工作是学校教育教学工作的有机组成部分,是教育教学顺利进行的保证。教学管理岗位是奉献的岗位,也是大有作为的岗位。教学秘书是专业人员,是服务者,也是指导者,执行者。各级领导要重视教学管理工作,认真选拔、积极支持和培养他们;高等教育事业的发展和深入,教学管理工作的复杂和特殊,对教学秘书应具备的素质要求也越来越高,教学秘书必须认识到自身的不足,正确处理好工作与学习的关系,加强文化积累、自我努力、自我升华,使自己的综合素质和业务能力得到进一步提高。只有这样,才能建立起一支优秀的高校教学管理队伍,为深化教学管理改革、提高教学及其管理质量打下坚实基础,为国家培养更多更好的人才。

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