磨刀不误砍柴功

如果输入系统的是垃圾,输出的也必然是垃圾。输入的垃圾越多,输出的垃圾将更多。数据对ERP的重要性不言而喻。

用户提供数据存在的问题主要有以下几类:数据不按提供的模板格式填写;多个部门提供的同类相关数据,但是规则不统一,部门数据各自为政; 数据重复,作为关键字唯一的数据,却出现多条;小数位不按规定;字符出现异常,应该为单字节字符的里面却出现汉字;日期格式不按规定; 超出给定字段长度的,如要求15位的编码却出现16位的数据;提供的数据变动很大;提供的数据之间缺少关联性。

考虑到系统上线时间,可以采取以项目组为主,以用户为辅的方式对数据进行整理:80%的数据格式由项目组整理,20%返回给用户重新提供;错误数据请用户修改后重新提供;数据变动大的只好做重复工作,导入用户提供的最新数据。

上述问题普遍存在于各类信息系统上线的过程中,琐碎而繁杂。下面我们试着对其中一些问题产生的原因进行探讨。

由于项目组工作失误或安排不到位等原因造成的问题

·培训不到位:往往项目组只是在系统导入前召开系统上线说明会议并下发表格模板,没有针对不同的部门人员填写表格内容进行相应的培训,造成最后各部门提交的数据内容格式各不相同的结果;

·表格模板不规范:提供的模板只有填写说明和每列的列标题及批注,没有每列字段类型、字段长度以及注意事项。

项目实施过程中,更多的问题是来自于业务部门的人员

·责任心不够:有些部门的经办人员没有意识到数据的重要性,责任心不够,敷衍了事,未对数据进行必要的核对;

·工作强度大以及时间仓促:有些部门主管没有认识到数据准备的巨大工作量,未将工作任务指定到一个人;

·主管不够重视:有些部门主管没有意识到数据的重要性,未能对经办人员提供的数据进行必要的审核。

项目进展缓慢,系统不能顺利切换上线,或上线后系统用不起来,很大原因是因为基础数据不准确。

为了ERP系统的顺利上线,项目组在数据收集前就要做好培训工作,然后再召开系统上线前说明会,要求各单位配合数据收集工作。接下来,要拟好通知下发到各个部门,明确表格提交时间,并且将要求提交的数据表格模板同时下发。表格模板里应包含标题栏、字段类型、字段长度、填写说明、注意事项。此外,应要求所提交的数据一定要有部门各级领导的签字。

为了保证数据的准确、合理,各个相关组织应采取一定措施。

项目组措施

·做好培训工作:在数据收集前拟定数据收集的培训计划,确定培训的内容、参与的人员以及时间安排,针对不同的部门人员填写的表格内容进行相应的培训,以尽量达到按模板填写格式规范、内容正确的数据。

·设计提供规范的表格模板:项目组分别为各种类型的基础数据准备相应的数据搜集模板,在Excel中准备好相应的空白表格,针对表格中需要填写的项目提供一个详细的说明(包括标题栏、字段类型、字段长度、填写说明、注意事项)。同时,要与各业务部门负责填写的相关负责人进行充分沟通,向他们解释基本资料中的重要字段,标明哪些是必填字段、哪些是选填字段。

业务部门措施

·制定奖惩措施:在准备数据之前,项目组要在设计好数据准备文档明确数据准备时间和范围,即明确何时准备数据,何时提交数据,准备哪些数据。为了保证数据的及时、正确提供,应建立相应的的奖惩制度,如对每条正确输入的数据,给予相应的责任人和部门负责人一定的奖励,对每条错误输入的数据给予惩罚,以保证数据的正确性。

·领导支持、明确责任:为了保证ERP系统顺利上线,企业必须投入大量人力物力进行数据准备。初期的数据准备工作会给人没有任何成效的错觉,并且这些工作枯燥而乏味,这时领导的支持与鼓励就显得尤为重要。因此,负责项目的公司高层领导不能忽视对项目的支持与鼓励。他们应积极参加数据收集、系统导入前说明会以及制定相关的制度,增加全体人员对该工作的支持和信心。同时,由于数据准备牵涉到企业多个部门,所以离不开各部门领导、员工的积极配合与支持。各部门领导也要根据数据准备的工作量,将任务进行细化到具体负责的个人。

·建立好的审核机制:在ERP系统实施的初期数据准备工作中,建立审核机制,并形成规范的制度和流程,让相关业务部门领导对相关责任人提供的数据签字确认。只有这样,才能保证数据的及时性与准确定性,才能保证ERP系统顺利上线以及系统上线后后续收集的数据的质量。

企业在每一个信息系统中建立过程中,一定要高度重视数据的收集、整理工作。如果数据能够达到及时性、准确性和完整性的要求,系统成功切换上线就变得水到渠成了,各个系统也因此能够发挥最大的效益。