档案是实施校务公开的必要条件

刘赛琼

【摘要】实行校务公开,完善民主监督制度,是依法治校,推动反腐倡廉,促进学校民主建设,深化学校教育教学改革的重要举措。校务公开能否取得预期目的,与档案作用的发挥息息相关,实践证明档案是校务公开的必要条件之一。

【关键词】档案校务公开必要条件

实行校务公开,完善民主监督制度,是依法治校,推动反腐倡廉,促进学校民主建设,深化学校教育教学改革的重要举措。校务公开能否取得预期目的,与档案作用的发挥息息相关,实践证明档案是校务公开的必要条件之一。

校务公开的要害是管理,实质是监督,实行校务公开就是要紧紧围绕学校的中心工作,抓住学校、社会各界和师生、家长最关心的重点、难点和热点问题,及时予以公开,其目的是让群众参与管理和监督学校的公共事务和公益事业,监督学校领导干部公正用权,防止和杜绝一些不公平、不公正的现象发生。校务公开要做到公平公正,就必须要有完整准确的档案,否则,就难以令人信服,如没有完整的会计档案,财务公开无非是一串臆想的数字;没有翔实的教学管理档案作支撑,学校教师的考核评优,评定职称,公布的考核结果,就难服众人之心。档案的原始记录性、不可更改性决定了它在校务公开中具有原始凭证作用、监督作用和重要的参考作用。例如,教师评聘职称、学生保送上大学、大宗物资采购和学校基本建设等,历来是广大师生和社会大众注目的热点问题,是校务公开的重要内容,而档案则记录了教师的思想政治表现、工作业绩、业务能力和学识水平,记载了学生德、智、体发展状况,蕴藏着物资采购的合同和商务洽谈经过,保存了基建项目从工程立项、审批、资金来源、工程造价预算,到招标单位情况、招标过程、中标结果以及最后工程验收、结算的历史面目,把这些原始凭证和上级相关的政策文件一并公示于众,实行“阳光操作”,就能抵制腐败行为的发生。广大师生面对翔实的原始档案,在职称评定、大学保送等问题上用“档案证明自己”,了解自己的情况与别人的差距,扬长避短,激励奋进。消除教师学生之间无根据的猜疑,达到公开、公平、公正的目的。

实行校务公开是搞好学校建设的治本之策,是教育管理改革的一项重要举措。校务公开首先是对校长负责制的有效监督。我校制定了《校务公开工作实施方案》,建立健全各项规章制度,和监督机制,将校长权力置于广泛的监督之下,让教工当家作主,参与校务工作的决策和管理;利用公开栏的“重大决策”栏目,公布学校教育教学改革发展的工作规划以及学校制度与规定等,让广大师生明确领导的思路与要求,集思广益,不断拓宽工作思路,完善规章制度。学校好的制度,好的决议,好的建议,好的机制及时归档保存,不仅为后人留下宝贵的精神财富,而且鞭策着当事人认真履职的责任感,因为档案记录了他们的言行,人们可通过档案来评价其功过是非。

当前,学校校务公开的主要形式是学校设置了若干个公开栏,用于公布师生关心的热点、疑点问题和国家的有关规定,这对于过去的封闭式管理,无疑是前进了一大步,但公开栏的容量毕竟有限,它不可能面面俱到地公布每个员工所关心的问题,也不可能把每件事由的来龙去脉原原本本地向内公开或向外公开,如果说校务公开栏是校务公开的一个园地,那么学校综合档案室就是校务公开的基地,因为一个门类齐全的档案室其档案内容几乎涵盖学校工作的方方面面,既有历史的,又有现实的,既有党政管理的方针政策性文件,又有教学管理的教务、学籍等材料,还有基建、仪器设备等科技材料,要实现真正意义上的校务公开,就应当允许师生最大限度地利用档案,做到师生想了解什么,知道什么,就及时公开什么,提供相应的档案材料,给教工一个明白,增强教工对学校领导的信任感。例如,我校前年交付使用的教工住宅房,有个别住户在住房装修时要拆掉室内某道墙体,有人担心这样做会破坏整座楼的结构,到底将要拆掉的墙是受力墙,还是装饰墙,拆掉后对整座楼的影响有多大,有关人员通过查阅工程竣工档案,得出了墙不能拆的结论,面对档案中记录的技术数据,当事人心悦诚服地接受了这一结论,维护全体住户的共同利益。

档案与校务公开息息相关,校务公开为档案的有效服务开辟了新的途径,而档案又为校务公开的公平、公正、及时和完整提供了必要的保障。学校档案工作部门要如何充分发挥档案在校务公开中的作用呢?笔者认为:

首先,要提高认识,积极参与。学校档案工作人员要认真学习上级关于全面推行校务公开工作和校务公开工作检查标准等文件,参与校务公开工作机构,主动了解校务公开的内容、时间、步骤与要求,以强化监督机制,及时提供校务公开小组需要的档案材料,发挥档案的法律凭证作用,防止暗箱操作,并与校务公开领导小组、执行小组和监督小组人员一起,对公开档案内容进行分析研究,使有关档案的公开工作际有利于校务公开的开展,又有利于档案的保密,教职员工对公开的内容有疑问或需要进一步通过利用档案来了解详细情况的,档案部门应随时接待查询,尽量向咨询者提供除党和国家规定的应当保密的档案外的任何档案材料,同时要根据校务公开的要求,制定校务公开档案管理制度,实施计划和相应措施,定期把校务公开的文件材料发到各处室,以明确操作程序、明确职能部门和具体负责人;学校档案工作人员还应根据不同时期校务公开的内容和特点,制定档案信息开发利用的计划,将校务公开活动所需的档案信息主动开发出来,汇编打印成册,分发给学校领导部门和教师代表,满足校务公开的需要。如对学校简介、学校发展规划、学校办学目标、管理制度、基建项目、大宗采购、招生等的有关政策按专题进行汇编,对职称评定中形成的指标、条件、程序、申报人情况、评审结果进行汇编,增强校务公开的时效性和校务公开的透明度。总之,学校档案工作人员在校务公开活动中要努力掌握利用档案的主动权,积极主动围绕校务公开,淋漓尽致地发挥档案在校务公开中的作用。

其次,要加大收集力度,夯实基础工作。校务公开涉及学校管理的每一个环节,教职员工咨询校情的角度更是层出不穷,这就要求学校要有一个收集完整、门类齐全,管理科学与校务公开能同步发展的档案资料库,档案不完整、不准确,就不能及时、全面地提供校务公开所需的内容。收集应归档的文件材料是档案工作的起点,也是校务公开的必然要求。学校档案内容丰富,就其类别来说主要有学校党政管理档案,教学管理档案包括教务档案、学籍档案、教师业务档案,德育档案,科研档案包括教师的论文和专著,总务管理档案包括会计档案、基建档案、设备仪器档案等;这些档案材料一般由校办公室、教务处、政教处和总务处等处室形成、积累和归档,这就要求学校要制定文件材料归档制度和建立档案工作网络,每个处室都要指定专人负责文件材料的收集,按规范进行整理和归档,并对归档文件材料的完整性、准确性负责。学校综合档案室要集中统一保管各处室形成的静态档案,如党政管理档案、部分教学管理档案、会计档案等,对那些各处室还要随时补充新的材料的动态档案,可暂时由有关处室保存,但其档案目录仍应送交学校综合档案室;学校档案室要运用现代化管理手段和方法对各类档案进行科学管理,采用计算机对重要档案进行扫描,编制机检式目录,建立档案数据库,使学校综合档案室成为学校档案信息的中心和各方面利用档案的基地,人们只要通过学校综合档案室就能知道有关档案的主要内容和保存处所,提高档案的查全率和查准率;学校的专职档案人员要根据学校的规律,跟踪收集重大活动的文件材料,如校教代会、各项评估达标活动、校庆活动、基建、招生、大宗采购等活动全过程的文件材料,防止事过境迁,文件散失。除此之外,当前还特别要注意收集师生、家长和社会各界敏感问题的文件材料,如学校领导干部的住房、公务费用、通讯工具使用情况、出国出境、以及学校各种收费项目(含代办费)、标准、范围、结算等的批准文书和原始凭证,以保证校务公开的真实性和有效性。

再次,要用科技手段,实行科学管理。目前大部分学校档案室保存档案的主体是纸质档案,很少有电子档案,在信息社会中,一个学校如不保存电子档案,是一种缺憾。教育信息化已成为推行教育改革和发展的重要力量,校园网正以其不可抗拒的魅力冲击影响着教育观念、手段和模式。

再者,学校的大部分文件材料是在计算机上制作形成的,广大教师特别是青年教师已习惯在电脑上备课、撰写发表论文、制作图文并茂的多媒体课件,随着校园网的不断优化,校务公开将在网上进行,电子档案已成为学校档案的重要组成部分,必须把电子文件的形成积累纳入学校档案管理的轨道,为了使电子文件不再流失,也为了使电子文件的原始性在将来能够得到证明,学校档案管理部门应与计算机管理中心密切配合,及时脱机保存具有保存价值的电子文件。

档案记载着一个单位历史,是一个单位不可再生的宝贵财富,是校务公开的信息资源,保护档案完整与安全,是每个单位的历史责任,学校全体员工要有档案保护意识,在利用档案时要自觉遵守档案管理制度,爱护档案,切不可以损坏档案,否则,将受到《档案法》的制裁,学校领导要给档案库房装备必要设备,如防火防盗警报器、去湿机、空调机等,改善档案保管环境,尽量延长档案的物理寿命,档案工作人员更要按档案管理规范,采取“八防”措施,保护档案的实体安全。

总之,推行校务公开,为学校档案工作的发展带来了机遇和挑战,对档案工作人员的业务素质提出了更高的要求,档案工作人员要学习新理论,研究新问题,掌握计算机技术,在校务公开中加强档案管理和档案信息资源的开发利用,力争使档案在学校民主管理、民主监督和职工参政、议政中发挥更大更好的作用。