我国人事档案管理中的新问题和对策

孙江丽

摘要：人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用职工的重要依据，是国家档案的重要组成部分。伴随人事制度改革的深入，事业单位聘任制的实施，企事业单位的优胜劣汰，毕业生的自主择业和出国热潮的冲击及人们就业观念的转变，在实际管理中的新问题也日益暴露出来。本文对此提出了一些构想。

关键词：人事档案 三龄一历 人档分离

一、我国人事档案管理中的新问题

1、弃档现象

“弃档”就是抛弃了自己的档案，对于有关记载个人信息的档案下落和管理不闻不问。“据一项调查统计，目前人才流动服务中心管理的人事档案已近300万份，但20%却成为无人问津的死档。”“弃档”己成为普遍现象。人事档案作为人生经历记录，在一段时间内曾被视为人们的“生命线”，严肃而神秘，随意抛弃档案在若干年前是不可思议的，但近些年，越来越多的人把档案看作可有可无的身外之物。

2、擅自扣档

在人才流动渠道渐趋通畅和多元化的今天，人们有了更大的自主择业权力，可以辞职、跳槽。为了留住人才，也为了迫使跳槽人员将业务交接清楚，其他手续办理妥当，某些单位就以扣留人事档案为“杀手铜”来防止和降低自身的损失。

3、擅自建档

很多城市尤其是沿海地区经济发达城市中的许多单位，为了吸引众多的“三高”人才，改变了过去人才调动的一些做法，可以不要当事人的人事档案，并且有些单位还许诺可以为其重新建档。比如某市一所高校为了吸引人才亮出新招:“因调动被单位除名或辞退的高层次人才，一经录用，可恢复原有身份，并连续计算工龄。”

4、“三龄一历”内容失真

“三龄”是指年龄、工龄、党龄;“一历”即学历。近几年来，人事档案造假日益泛滥起来，比较普遍的情况是“工龄越来越早，年龄越来越小，学历越来越高，资格越来越老”，这一问题严重影响了人事档案的真实性和严肃性，给人事工作带来诸多麻烦。

二、国外人事档案管理的先进经验

1、人档分离式管理

在日本，个人的人事档案可能分散在工作单位、公安当局、信息公司三个不同部门，这三个部门分别根据工作需要，收集、保存档案内容的侧重点也不同。本单位只收集员工履历和与人事考核有关的材料，如果与员工的雇佣关系结束，其人事档案并不随人走，仍保留在原单位，不外借也不移交;公安当局收集政治动向材料，但不为外单位提供利用;而信息公司则收集一切可能有出卖价值的材料。人档分离、代为收集、代为保管的方式，既不限制人员流动，又有效地节约开支;既便利单位使用，又避免增加负担，在一定程度上对我国人事档案管理改革有借鉴意义。

2、人事档案的有条件部分开放

我国人事档案只供本部门及上级领导部门利用，但在美国、澳大利亚、加拿大等国家，人事档案还可以部分的向本人和被法院授权的机构或个人开放。在美国，所有现正任职或已离职的雇员都可以在正常工作日，出于合理的需要申请查阅本人除鉴定、考核、录用等材料外的人事档案，档案保存部门必须为查阅者提供免费的影印件。如果雇员对人事档案的部分内容产生质疑，可向主管部门提出并与之探讨，如判定确有错误信息，可将其剔除或由本人提交一份澄清事实的备忘录，并要求把它放入人事档案中。

3、人事档案现代化管理

“美国在圣路易斯州设有全国人事文件中心，保管着联邦文职人员的人事文件

7000多万卷，在这个文件中心，所有的检索工作都己经实现自动化，人员的各种数据、案卷编号和库房位置都已输入电子计算机，随时可以根据需要提供各种人才信息，找到所需要的各类人才。我国可以在实践中进行尝试和探索。当然借鉴国外经验不能盲目，应当尊重我国国情，保持我国人事档案管理的特点，有选择地学习、借鉴。

三、我国人事档案管理的构想

1、分层次审核

干部档案审核工作中按照分层次审核、分阶段推进的思路，“三龄一历”认定上把好“实”字关。对干部的“三龄一历”严格政策，统一标准，客观公正，实事求是，做到不迁就照顾，不怕得罪人。特别是在认定干部出生年月和参加工作时间时，逐个分析，逐个确认。对每个干部的“三龄一历”先后审核多遍，既保证了上级的有关政策落到实处，又使认定结果符合干部的真实情况。

2、收集补充新内容

过去规定人事档案收集归档的范围包括:履历材料;鉴定、考核、考察材料;学历和评聘专业技术职务材料;政治历史情况的审查材料;参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;奖励材料;处分材料;录用、任免、转业、工资等材料;其他可供组织上参考的材料等。这些材料显然它们己经不能满足新形势的需要，不能适应当前对人才全方位、深度考核的要求，人事档案的内容函待改革，新的精练有效的内容构成呼之欲出。

（1）业务表现材料 着重记录一个人在工作上的成绩，以及它所受到的包括来自政府和民间的各类奖励。从这些材料里，应当能够看出当事人的工作能力、技术水平、工作态度和所获成绩。更利于人才的调配和选拔使用。

（2）缴纳养老金、公积金、各项保险金和签订合同的记录都可以纳入档案，或者根据需要和可能建立诸如心理健康档案、身体健康档案等适应用人单位需要的特色内容，这样不仅能增强公民的档案意识，还能以最适应社会需求的内容提高档案的使用频率，显示它的价值，人们对档案也就必然会更加重视，随之将逐渐瓦解数量庞大的“弃档族”。

总之，人事档案作用不可忽视，不可弱化，因而讨论的焦点不是取消传统人事档案，另搞一套，而是如何改革人事档案工作，强化其效用，使之适应社会政治经济变化，更好地为人事工作服务。

3、人事档案管理的信息化

展望未来人事档案管理工作的景象，将看不到包罗万象的档案袋，代之以各种编码、数据库等电脑数据资料。用人单位如果需要养老保险、医疗保险等方面内容，或各种资格证书、考试资料等，都可凭一定手续被授权上网查找，这样得到的信息既准确，又快捷。这种灵活方便的新办法更适应新形势，是未来不可阻挡的潮流。更多的构想还需要进一步探索，如可以尝试IC卡形式，用IC卡储存个人的基本资料，由个人持有，但数据库中的修改权限只有人事部门拥有。

参考文献：

1、王云庆、苗壮:《现代档案管理学》，青岛出版社，2004年2月版。

2、花庆红、加矿梅:对人事档案管理工作的几点思考，《陕西档案》，2007年第l期。