中学档案管理的有效途径

陈　赛

学校档案是学校在长期的教学实践活动中不断积累起来的具有重要价值的历史资料，是学校一切工作的综合反映，是一个学校过去工作活动的历史记录，是历史的见证材料。学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。如何采取有效措施切实加强学校档案管理，是一个值得探讨的课题。在此，笔者结合工作实际谈谈如何提高学校档案管理工作的有效性。

1. 建立健全规章制度是学校档案管理工作的基础

学校要根据《档案法》和学校实际，制定档案管理制度，如《档案工作领导小组职责》、《档案工作人员职责》、《文书档案、教学档案归档工作制度》、《档案借阅、查阅制度》等等。通过这一系列的制度给档案管理的规范化提供依据，做到档案管理工作有章可循、有法可依。建立健全规章制度还应注意下面几个环节：一是按要求规范档案案卷形成的全过程。从档案材料用纸到收集、整理、编目等等，都力求做到统一标准、科学分类、组卷合理、编目清楚。二是要做到有序化管理。对学校各种档案分门别类，形成体系，做到系统化。处理好档案工作中的“接收”和“移交”的关系，做到移交有手续，交接有清册。三是要编制实用、系统的检索工具，逐步建立完善检索体系。

2. 学校领导的高度重视是加强档案管理工作的关键

《档案法》和《中小学校档案管理暂行办法》明确指出：学校档案是指从事党政管理、教学、教研等各种活动中形成的有查考利用价值的各种文字、图表、声像等各种形式的历史记录，它包括文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、声像档案等等，是国家档案的组成部分，必须实行集中统一管理，任何部门和个人都不得据为己有或拒绝归档。许多中学档案室都按照《档案法》的规定制定各项规章制度，如《保密制度》、《安全制度》等，并做到制度上墙，但实际上不少学校却是流于形式。因为制度的贯彻必须依靠行政力量，没有强有力的行政管理，要将分散在各处室的档案材料收集起来，是非常困难的。所以学校领导对档案管理应当给予高度的重视，把学校档案工作纳入学校整体工作中通盘考虑。

3. 提高档案工作者的素质是加强档案管理工作的保证

学校的档案工作是一项政治性、专业性很强的工作，不论是专职或兼职的档案管理人员，都必须具有较高的政治觉悟，能够忠于职守，遵纪守法，具备较强的责任心和良好的服务意识。决不能忽视对档案管理人员的素质要求。档案工作人员必须持证上岗，学校应创造条件让学校档案人员通过自学或进修培训，掌握从事学校档案管理工作的基础知识和基木技能，督促档案管理人员不断提高自己的政治素质、文化素质和业务水平。中学档案工作者不仅要掌握传统的档案管理知识，而且要学习计算机知识、数据库管理知识、数据录入和网络管理等知识，要具备电子文件的收集、存储、组织、管理和提供利用网上信息资源的组织和筛选技能。只有这样，档案管理才能适应现代化管理的需要。

4. 充分利用资源是加强学校档案管理工作的目的

学校的档案是学校从事各种活动中直接形成的，它真实地反映学校管理、教学、科研、基建等方面，是学校全体教职员工辛勤劳动和智慧的结晶，是学校的重要资源。它能为学校今后总结经验提供有价值的参考材料，能为上级检查工作提供可靠翔实的佐证材料，能为教育教学改革积累丰富的材料，具有查考和利用价值。所以，作为学校的档案部门首先要进一步增强服务意识，以热情的态度提供最优质的服务；同时，要解放思想，拓宽思路，编写各种档案信息资料，充分发挥档案资源的利用价值，以提高档案服务和利用。

5. 应用现代化管理手段是档案管理的发展方向

邓小平同志曾提出“开发信息资源，服务四化建设”的要求。积极开发档案信息资源为现代化建设服务是档案事业发展的根本方向。当今社会，竞争的胜负在很大程度上取决于对信息的掌握。科学技术的进步和生产力的发展，促使世界开始向信息化迈进，信息化已成为经济建设的战略资源和社会管理的基本要素，因此档案管理手段也要与时俱进。我们必须改革旧的档案管理机制，强化学校档案信息开发工作，建立档案信息开发机制。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，从而做到传统与现代相结合。在档案材料上，做到纸质档案、实物档案和电子档案相结合。在馆室上，做到文字馆、图片馆、电子馆和实物馆相结合，使档案信息发挥其应有的作用。档案工作者肩负着历史的职责，有义务将接收的所有档案运用计算机管理，丰富信息资源。实践证明，计算机管理档案既提高了科技档案的管理水平，也促进了管理工作进一步向科学化、系统化和规范化方向发展。

总之，中学档案工作和学校自身形象、价值观建设之间密不可分。学校应把学校档案室建成学校自身形象和价值观建设的文化基地，使学校真正成为社会主义精神文明建设的摇篮。