浅析财务管理信息化对内部控制的优化作用

李淑芹

[摘 要] 企业财务管理信息化直接影响着内部控制系统的运行效率。良好的财务管理信息化,可以使管理者及时掌握企业的运营状况,能够促进和优化企业内部控制。本文重点探讨了财务管理信息化对财务内部控制的优化作用,以及实现财务信息化对优化内部控制的意义。

[关键词] 财务管理;信息化;内部控制

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2009 . 20 . 013

[中图分类号]F275;F233[文献标识码]A[文章编号]1673 - 0194(2009)20 - 0031- 03

一、财务管理信息化与内部控制概述

1. 财务管理信息化

财务管理信息化是指企业以业务流程重组为基础,在一定的深度和广度上利用计算机技术、网络技术和数据库技术,控制和集成化管理企业财务管理活动中的所有信息,提供经营预测、决策、控制和分析手段,实现企业内外部财务管理信息的共享和有效利用,以提高企业的经济效益和市场竞争力。

财务管理信息化是在特定的环境下产生的一种全新的财务管理方式,它具有实现物流、资金流、信息流同步化,财务管理集成化,财务组织弹性化以及财务资源供应链化等特点,其在企业财务管理的各个环节,充分利用现代信息技术,建立信息系统,使企业财务信息得到集成和综合,从而提高财务管理水平和经济效益。

财务管理信息化比会计电算化和会计信息化有更广阔的范围,将会计和财务工作均统一规划,将管理上升到决策支持的层次,强调与企业其他系统的整合,为实现企业信息化服务。

2. 内部控制

国际上最具影响力的内部控制框架体系是美国COSO(Committee of Sponsoring Organization of The Treadway Commission)发布的内部控制整体框架。COSO框架将内部控制的三大目标定位为财务报告的可靠性、经营的效率及效果、相关法律或法规的遵循。其具体内容则包含了5个相互联系的要素:控制环境(control environment )、风险评估(risk appraisal)、控制活动(control activity)、信息与沟通(information and communication)、监控(monitoring )。

控制环境确定了企业的总体态度,它是企业内部控制系统的基础,对其他4个要素起制约作用。风险评估是提高内部控制效率和效果的关键。控制活动贯穿于整个企业内部的各个阶层和所有的职能部门。信息与沟通不仅包括企业内部的信息与沟通,还包括企业与外部的信息与沟通。监控是对企业内部控制整体框架及其运行情况的跟踪、监测和调节,以自始至终确保其有效性。

传统认为内部控制更多关注防范财务报表风险,实际上企业中更多的管理控制还存在于防范经营风险,如授权、审批、合同、价格、安全生产等日常经营业务流程中风险控制,以及合规风险,如满足法律、审计、税收、环保等外部强制性管理流程的要求。

二、财务管理信息化对财务内部控制的优化作用

从以上分析可知,内部控制包括控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控等5个方面。财务管理信息化对财务内部控制的优化作用也主要表现在这5个方面。

1. 信息化对财务控制环境的优化

控制环境是对企业财务内控系统的建立和实施有重大影响的各种因素的总称。包括员工品质与知识结构,管理哲学和经营方式,组织结构与授予权力和责任的方式,人力资源政策和实施等。在信息化环境下,企业财务内部控制环境将发生以下主要变化:

(1)财务内部控制的组织结构发生改变。实施财务信息化的第一步就是对传统企业管理模式下臃肿的财务组织结构进行瘦身,这将使企业财务组织结构趋向扁平化,使得决策者和执行者能够快速沟通,企业财务内部控制层次明显减少,责任更加明确,效率更高。企业内部控制将由“命令和控制”向“集中和协调”转变。传统企业中,工作按等级、过程分工负责,然后通过命令和控制层层分解。财务管理信息化企业的工作通过信息网络可以很方便地使内部及外部人员之间平等、动态地进行协作和沟通,每一个人都可成为企业网络上的一个节点或决策点,加上信息化系统的集中管理,使企业内部控制方式向集中和协调方式转变。真正做到向管理要效益。

(2)财务内部控制的方式和管理观念将发生改变。财务管理信息化通过个人与组织建立起“视窗”,简化了组织结构,强化了控制力,使内部控制的透明度明显增强。信息技术的应用增强了财务管理的能力。信息经济要求并引导着企业财务组织从机械式向有机式并最终向虚拟组织发展演变,要求企业的财务主管在一个动态的环境中发现内聚力和构造组织,既要有利于创造、革新、加快速度,又能在不断磨合中加强内部控制和向心力。

(3)人力资源政策趋向人本化。信息化社会中企业信息网的建立大大降低了企业获取有形资源的成本,资金和其他生产资料相对丰裕,与此相对,信息人才成为稀缺资源,相应的管理重点也由物转向人,尤其要注重人力资源的开发,真正做到人尽其才。

2. 信息化对财务风险的优化

信息技术的应用使财务管理的范围扩大,除了完成传统的会计业务、财务管理外,还集成了管理及财务的相关功能,财务管理信息化所采用的信息技术使企业与企业之间、企业与客户之间、企业与国家之间共享资源成为可能,企业内部控制的范围不再局限于企业内部,而是逐步延伸到企业外部和宏观环境。如网上支付、网上催账、网上理财、财务信息查询等,从而改变了传统的风险控制内容和方法。所以我们应树立信息意识,更新控制观念,有效利用信息技术为企业服务。如果我们把信息技术作为防范风险的工具,与业务活动有效结合起来,一个控制良好的电子数据处理系统具有更大的潜力来减少错误和舞弊的发生,保证企业活动严格按照商业规则进行。

3. 信息化对财务控制活动的优化

控制活动是企业为了保证指令得到实施而制定并执行的控制政策和程序,是针对实现组织目标所涉及的风险而采取的必要防范或减少损失的措施。

(1)财务管理由单一目标向多目标发展。在信息时代,企业的资本结构发生了很大变化,物质资本的地位相对下降,而知识资本的地位上升,这使得财务管理的目标需要重新定位。既要考虑股东财富,又要关注股东以外的相关利益主体,使得财务管理目标由以往的“企业价值最大化”单一目标向多目标发展。

(2)控制重点多样性。信息技术的引用增强了财务控制手段的多样性、灵活性、高效性,加强了财务内部控制的预防、检查与纠正的功能。控制的重点由以对人的控制为主转变为以对人、机共同控制为主,控制程序也应当与计算机处理相适应。

4. 信息化对信息与沟通的优化

财务管理信息化协同处理和管理信息的全面集成,使企业内部各部门、各地分支机构以及与客户、供应商等的每一节点在产、供、销、控制、预测等业务活动中产生的各种财务及有关信息,并行送入财务系统进行处理,并将产生的结果反馈给各业务部门,使企业内部控制必须适应这种并行业务处理控制方式的要求。企业管理实现了会计和业务的一体化处理,使会计从事后的静态核算转变为事中的动态核算,财务信息需求者可以获取实时信息。这样,财务内部控制可以由顺序化向并行化发展,使企业的财务、制造、销售等人员并肩工作,共同控制企业的物流和信息流。同时,开放的财务信息系统为内部财务人员及外部的顾客、供应商等提供了开放的沟通管理管道,有利于内外部沟通的进行,使得企业的财务人员清楚了解内部控制制度的规定,各自的责任,随时掌握内部控制制度的执行与生效情况,企业内部控制程序由顺序化向并行化发展,并可以从外部信息中获取关于本企业内部控制功能的重要信息。

5. 信息化对财务监控的优化

信息技术的应用形成了人工控制和程序控制相结合的财务内部控制,而它的有效性取决于应用程序,如果程序发生差错或失效,加之人们对计算机系统的依赖和程序运行的重复性,使得失效控制容易长期不被发现,从而使系统在特定方面发生错误或违规行为的可能性加大。所以在信息环境下,更应注意财务内部控制的监督。具体有分工、授权、记录、保卫等一系列控制程序。控制环境则从组织结构的设计开始,根据不相容职务分离的原则,明确各个部门的责任和权力,形成部门之间相互协调、相互制约的机制,通过适当的人力资源政策,确保人员具有较高的胜任能力与道德水平。风险评估要素通过目标的确定和分解,及时辨识各种风险,使由于各种变化因素而造成的信息失真的可能性下降。监督要素通过预算、内部审计、内部控制的自我评估手段,持续地对内部控制执行情况进行监督,建立一套合理、高效的防范机制,由适当的人员在适当的时候及时评估控制的设计和运作情况,从而为财务报告目标的实现提供有效保证。

三、实现财务信息化对优化内部控制的意义

财务信息化的发展和成熟提高了信息处理的效率,为内部控制目标拓展和价值提升提供了可能,对内部控制的实施提出了新的挑战。

1. 信息技术与财务管理的融合,增加了内部控制的时效性

传统的内部控制制度,一般在年末才审计和检查财务信息的公允准确性,这对针对业务操作和规章遵守情况的预防性控制所起作用不大。而财务信息化的发展改进了业务流程,提高了适时检查、控制财务信息的准确性,为预防、检查和纠正财务信息的错误和舞弊提供了便利,为记录、维护、产生精确、完整和及时的财务信息带来了机遇。

2. 财务信息化与风险管理的融合,提升了内部控制的价值

内部控制理论的发展和逐步成熟,将内部控制的目标及重点引入风险管理,而财务信息化的发展则为内部控制目标实现提供了技术支持和信息基础。财务信息系统本身不能局限于反映和记录各项经济业务,而应通过数据的深挖掘功能增强财务分析的深度和及时性。

3. 信息处理流程和控制系统的改变,对内部控制提出了新的要求

控制环境是其他内部控制要素的基础,包括:整体风险意识、组织结构设计、员工职业道德、权利和职责的分配。要提高财务人员的整体职业道德水平,提高风险意识。要合理地进行组织机构设置,分配各机构的权利与职责。部门之间的职责与权利应当分离。财务信息化的发展不会改变内部控制的总体目标,只是在各项控制活动和具体目标上有所拓展。在信息化条件下,遵循相关法令仍是内部控制的重要目标。包括要遵循信息技术、信息系统等方面的规定。财务信息化改变了业务处理流程,降低了人工处理方式下错误和舞弊的风险,但由于信息的采集、处理和运用更依赖于信息技术和信息系统,增加了信息化条件下内部控制执行的难度。所以在财务信息化环境下,应更多地关注信息及信息系统的风险识别和评估。

主要参考文献

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