巧用ERP总账系统中的辅助核算功能

程珊珊

[摘 要] 在ERP的总账系统中,辅助账的核算涉及面广,包括往来核算、项目核算、数量核算等,发挥辅助核算的功能必须从完善的基础设置、完整的辅助项的录入等方面入手,高效发挥辅助账的日常账务核算功能,为企业即时提供翔实数据资料,为成本核算、费用控制、现金流量分析及动态资金运作服务。

[关键词] ERP;总账系统;辅助核算

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2009 . 20 . 002

[中图分类号]F232[文献标识码]A[文章编号]1673 - 0194(2009)20 - 0007 - 02

在用友ERP总账系统中,辅助核算的种类多,狭义地说有部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来、项目核算,广义地说还包括外币核算、数量核算、以及指定会计科目中的现金总账科目、银行总账科目、现金流量科目设置、支票登记等,而且由于辅助核算的设置操作前后关联性高,设置并使用得好则可以发挥出高效、准确的核算作用,因此要充分利用辅助核算的功能,为会计核算及财务管理服务。

一、完善的基础设置是开展辅助核算的前提条件

期初会计科目辅助项的设置是日后开展辅助核算的前提,基础设置必须完善、全面,下面分几大类来阐述。

1. 对于如原材料、库存商品、主营业务收入、主营业务成本等科目均要设置数量金额账页形式,特别是对于库存商品、主营业务收入、主营业务成本科目,其单位和格式应一致,只有在格式和单位一致的前提下,期末才能进行销售成本的转账定义和生成。

2. 在建立账套的过程中,对于有外币业务核算的单位要选择有外币核算;增加专用的外币核算科目时,选择专门的外币金额式账页。

3. 对于进行围绕某一项目的项目核算时,如在建工程、在产品成本、技术改造等项目,要分别设定项目大类、进行相应的项目分类定义和项目目录维护,并指定相应的核算科目。

4. 在定义往来核算辅助项目时,如部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来时,对于部门、个人、客户和供应商的基础信息一定要详尽录入。

5. 期初余额除录入总账科目余额外,对于有辅助核算功能的科目,要录入辅助核算类别的有关期初余额。如有外币核算的科目,需要录入期初的外币余额;具有数量核算要求的,则要录入期初的数量;对于项目核算、供应商、客户、部门等期初余额录入应在项目核算期初、客户往来期初、供应商往来期初等中通过增加期初余额录入。

二、填制凭证中辅助核算的录入是进行辅助核算的来源

1. 录入中。在填制凭证的过程中,只要基础设置中已经进行过辅助核算的设置,将原材料、主营业务收入科目设置为数量核算,将应收账款和应付账款定义为客户和供应商往来,在填制凭证过程中就会有辅助项录入的提示。分别以采购原材料和销售产品为例,采购和销售均为赊购和赊销,形成了应付账款和应收账款,这两笔会计分录在填制凭证中均会出现不同的提示语,在原材料录入时,提示输入数量和单价,在应付账款录入时提示选择供应商、业务员、时间;而在销售产品时,在应收账款录入时,提示选择客户和时间,在主营业务收入录入时,应同时录入数量、单价的辅助信息。

2. 录入后。凭证录入以后,发现辅助项录入有误,这时将光标定位到要修改的科目,然后将光标移动到凭证下方显示的要修改的辅助项处,出现“修改笔”时,双击后出现辅助项的修改界面,然后删除原有内容进行修改。

3. 月末转账定义生成。在期末转账自定义时,只要具有完善的初始设置,月末分别根据对应结转、自定义结转、销售成本结转、汇兑损益结转等就能进行自动结转,这时的辅助核算就不需要在填制凭证时进行录入。

三、充分发挥辅助核算的功能为会计核算及财务管理服务

1. 减轻工作量,提供翔实资料。辅助账的核算种类多,工作量大,以原材料为例,企业的原材料种类有几十种甚至几百种,既要核算数量又要核算金额,业务量大且烦琐,容易出现差错,通过ERP系统中的辅助核算功能,在基础设置完善、凭证填制中辅助项录入齐全,凭证经审核记账后,相应的总分类账、明细账都已进行平行登记,故省却了烦琐的手工辅助账登记工作,极大地提高了工作效率,并且减少了差错,同时可以通过存货预警的设置,控制存货的最高和最低数量,能够提供翔实的数据资料。以出纳工作的月末银行对账为例,在进行银行对账时,将银行对账单逐一录入并进行对账,如结算方式和票号等信息越详尽和完备,对账的工作就越省力便捷。

2. 有利于控制费用、降低成本。通过项目核算与管理,有利于即时掌握项目的费用情况,通过各部门费用的控制,有利于即时了解部门经费的使用情况,因此便捷的成本控制、经费控制为生产、管理部门控制成本费用和节能降耗提供了方便,还有利于对成本项目、费用支出等进行结构性分析。

3. 有利于提高财务核算能力,高效进行财务管理,为动态掌握资金的运作情况服务。以往来核算为例,在客户往来中,可以及时掌握客户的信用情况,对客户进行分类管理,及时进行账龄分析,加强应收账款的管理,同时随时掌握企业的资金动态,进行现金流量分析和财务状况分析,为企业投资、经营等活动提供分析。