以科学发展观实现档案图书情报资料管理一体化

年 彬

摘要社会对信息的要求,使档案图书情报资料管理一体化成为未来发展的趋势,本文阐述了实现一体化管理的必然性和可能性以及基本保障。

关键词图书 档案 资料 信息 一体化

中图分类号:G647文献标识码:A

当今社会,信息已成为社会赖以生存和发展的三大要素之一,对信息开发利用的规模和水平,更是反映一个国家和地区科技、经济和社会发展水平的重要标志,整合各种信息资源,实现信息横向联合,实现资源共建共享已成为未来发展的方向。在这重大的背景下,作为信息源的档案图书情报资料是信息的基础,同时档案图书与情报资料又是信息科学息息相关的学科,如何科学的实现档案图书情报资料统一管理是摆在我们面前亟待解决的问题。

1 档案图书情报资料管理一体化是未来发展的必然趋势

长期以来,绝大多数单位和企业都设有档案、图书、情报资料室,都是企事业单位的基础工作,服务对象又都是同一用户,都是为生产、科研、经营服务,为了达到继承人类知识成就和文化遗产这个共同目的,但始终都未得到壮大和发展。恰恰相反,很多单位还在精简机构。导致这种状况主要是由于我国知识管理自成体系,他们之间基本上互不往来,处于分散管理体制,学术交流仅限于内部和自我调节。如档案隶属档案局、图书隶属文化行业,情报资料隶属其他行业,都是以行政机构为基础,这种结构表现的特点是隶属等级制,只能在本系统内相互联系,各自为政,相互分割,多头领导,由此带来的是单干倾向严重,造成人力、物力、财力的浪费,工作落不到实处,也得不到发展,始终处于被动局面。把一个完整的信息整体搞的四分五裂。将档案、图书、情报资料甚至更多的相关学科联合起来,建立一个完整的社会信息系统,充分发挥整体资源的优势,通过新科技、新技术、新方法整合信息资源,实现档案、图书、情报资料信息资源共享。

随着社会信息化的不断深入和网络时代的到来,人们对信息的需求也不断向深度和广度上发展。不再满足于单一的信息服务方式,而是需要无时间、空间、地域、借阅限制的多元化的个性信息服务,需要内容新颖全面、类型完整、形式多样、来源广泛的信息,需要在尽可能广的范围、尽可能短的时间内获取有价值的信息。显然光凭一个档案馆(室)、图书馆(室)已不能满足这种全方位的需要,所以实现档案图书情报资料管理一体化,实现信息资源共建共享已成为信息服务急需解决的问题。

2 实现档案、图书、情报资料管理一体化的必然性和可行性

首先,档案图书情报资料在内容上虽各具特点,档案更具有原始凭证的作用,但他们又有共同的本质,都记载或传递人类活动的信息,属于信息系统信息科学。现代社会是一个信息化社会,信息管理的基本要求就是信息的准确性、及时性、系统性、完整性和反馈性,掌握信息管理的这些特点,对我们实现档案图书信息化十分重要。其次,从系统工程技术角度看,三者都是一种信息,系统工程的目的就是信息的存储、提取、传输和利用,所以整个技术可称为信息系统工程,实现信息资源共建共享,实质上就是体现信息的科学化、系统化,规范化,使信息资源得到充分开发。第三,随着新技术新产品时代的到来,生产力得到充分的提高,如果信息工作还限制在一个狭小的天地中,势必影响信息的完整、系统。只有实现档案图书情报资料一体化管理,才能实现信息的共建共享,才能为档案部门开展编研工作,系统编写专题档案提供条件,才能主动为企事业单位开展经营进行决策和对外横向联系提供依据,才能使信息工作在深度和广度上得到提高和发展。

档案图书情报资料都是人类社会发展到一定阶段的产物,都是一种重要的信息源和信息载体形式,相互之间有着千丝万缕的联系。自从有了人类就有了情报资料,随着人类的进步,文字和国家的相继产生,档案和图书也随着产生。由于档案和图书的出现,于是为情报资料传递提供了载体,加速了人类知识和经验的积累。档案、图书隶属文献,情报资料隶属知识,又是信息的一部分,文献又是和知识联系在一起的。因此,文献是知识和知识载体的综合表现形式。

同时他们在工作内容和方式上具有相似的工作程序,即收集、整理、报道、检索和提供利用等。所以图书情报资料档案的专业知识是统一的,工作内容是统一的,顺其共性统一起来,实现优势互补是理所当然。档案机构借助图书的技术和其他信息服务机构的经验、成果,将档案信息溶入其中,实现多赢的结果。

在美国、英国等发达国家将国家档案馆与图书馆、政府新闻网、文件中心、学术团体等众多的信息资源机构有机结合起来,形成一个庞大的信息资源体系,是一个能提供全方位多功能服务的网络系统。

美国国会图书馆就与档案机构联网使用计算机对信息进行收集、存储、管理和利用,已有六十多个档案机构参与其中。在欧洲等国,档案机构在将信息化成果面向社会推广时,往往都与图书馆等其他信息机构进行联合。

本单位是个不足千人的省级研究院,在过去很长一段时期内,不重视信息的收集、管理和利用,许多档案资料多分散在各部门和个人手中。从短时间看,使用方便,但经过长时间的工作发现,这样做割断了信息之间的联系和往来,严重影响了信息在更大范围内利用,许多珍贵的档案资料遗失,在工作中吃尽了苦头。痛定思痛,领导们认识到信息工作的重要性,成立了综合图档室,实现了图书、情报资料、档案一体化管理。建立健全了各项制度,加强了技术力量,配备了软硬件设施,实现了信息的整合和共享。特别是在去年特大地震灾害面前,图档室发挥了重要作用,及时准确地为广大设计人员提供大量第一手材料,包括本单位形成的档案资料、国家颁发的各种标准手册以及相关部门提供的最新的地震资料如地震烈度表、汶川、北川等地最新的影像图等等,为打通都江堰——汶川生命线争取了时间,完成了抗震救灾任务,受到上级机关的表扬。所以我们亲身感受到只有实现一体化管理,才能使企事业单位的各种活动永远走在时代的前列,保持可持续发展的势头。

3 实现档案、图书、情报资料管理一体化的保障

建立完善的管理体系是实现档案、图书、情报资料管理一体化的基本,虽然图书情报资料档案在工作内容和管理模式上存在诸多共性,但毕竟分属各个行业,这就需要建立统一的信息管理机构,从整体构想宏观调控上,以科学发展观为指导制订出一整套合理、全面、长期的发展规划。有效地管理和协调图书情报资料档案之间的信息。如建立联合目录,用统一的著录格式和编排,使文献部门充分挖掘资源潜力,实现资源互补,提高利用用率,有利于图书馆(室)档案馆(室)向着有特色、专业化、系统化的方向发展。

基础设施的建立是实现图书、情报资料、档案管理一体化的手段。以计算机系统为中心,以通信系统为支柱,配置各种以计算机为基础的自动化管理施设,包括各种输入输出设备、海量存储设备、网络通信设备、各种接口设备以及各种计算机软件等,基础设施是信息开发和应用的物质基础。

专业人才队伍的建立是实现图书、情报资料、档案管理一体化的条件。管理水平与管理人员的素质有着密切联系,只有具备了档案、图书等相关专业知识和熟练驾驭现代信息技术,并能协调资源的整合和管理的复合型人才,才能适应信息建设的需要。

总之,经济建设依赖于科学技术,科学技术又依赖于档案、情报资料和图书。所以三位一体管理是信息工作来源的保证,是信息充分利用的基础,是把利用工作引向深入的具体方法。

参考文献

[1] 赵歧.档案信息望楼华建设[M].北京:北京图书馆出版社,2003.

[2] 门迎浩.档案、图书、情报一体化管理研究[G].北京:航空航天大学出版社.